疫情三年，“黄码”、“带星”、“隔离”，成了旅游行业的紧箍咒。

本身就靠“旺季盈利”支撑“淡季成本”的民宿业，更是受到了毁灭性的打击。

“又有几个同行在上个月关门了”

“一直没有客人，现金流只能撑到下个月了”

…… 还在坚守中的民宿，也都尽量减少开支，盼着疫情好转，哪怕有个小“旺”季也能多撑一段时间。

但是，等待≠躺平。越是低谷时期，越要追求变革。

民宿行业大多都是租赁房产，即使没有客人，房租等固定开销还要持续支出，防范风险和抵御危机能力极差。而海南景咖美宿研究出了一套新的模式——“零租金托管”，疫情期间即便没有游客依然能够创造收入。

从资产维护的角度吸引房主，房主缴纳保证金后为其托管房屋。

收房后，从“签约收房→装修设计→门店运营→房主账单计算”整个流程统一数字化标准运营，让房客够享受到五星级标准的规范服务，系列打造高口碑品牌名宿。

通过数字化工具，改造民宿业务。而伙伴云零代码平台的加持，让景咖的数字化水平可以媲美拥有百人IT团队的大企业，疫情期间实现了业绩的7倍增长。

01 1200+套签约房源信息线上管理 百万数据快速检索

和房主签约是民宿经营的第一步。

但是1200+套房源，让信息记录成为了一大难题。

起初，海南景咖每天都能生成一大批Excel文件，每个人都在做表、查找、核对信息，稍不留神就会出错。

房源数据一团乱，房屋信息都登记不清，就更别提扩展业务了。

用人拉肩扛的Excel记录数据，无异于以卵击石，也无法与拥有几十人IT团队的大企业竞争。

因此，2020年6月，霍星星决定通过数字化改造业务，将各业务线搬上可自主搭建的伙伴云系统中，这也使得初创一年多的景咖在民宿扩张中取得了优势。

1. 以前Excel数据对不上，如今房源信息线上自动处理

首先，快速扩张带来了数据处理量大幅增长。签约收房后，收入、支出数据需要统计核对。统计数据并不难，但从最初只需管理10套房，到现在要管理上千套房，让数据处理难度提高。

其次，每个员工对Excel的操作、命名方式不同，导致不同员工做的表都不一样，后期整理合同等各种数据都对不上，效率低、汇总进度也很慢。

第三，每套房子要记录房主的具体情况，店长记录的细节信息，难以同步给其他员工，导致房源对接经常出差错，新人学习３个月才能上岗，离职交接工作更难。这极大影响了房主对于企业的信任。

为了解决这些问题，景咖在伙伴云系统中建立了房源信息表，所有有关合同、收入、支出等数据统一关联在对应房源信息下，各部门统一数据记录标准。

▲ 房源地址管理表单展示

全公司120多个员工全部在系统中查看房屋数据，学习成本为0，不用问别人，即便是新人，也只需看系统就能快速上手业务。

现在共有70多万条经营数据都存储于伙伴云系统，预计今年内数据总量会达到200万条，使用边界还在不断拓展。

2. 跨部门合同随时查，关键字段提取信息只需1s

收房后，各类行政运营办手续都需要看合同。以前合同都是通过微信群分享，一个房主一个群，在400多个微信群中翻聊天记录，找个合同需要4个多小时，而且文件经常过期，费时费力。霍星星之前也尝试过很多CRM系统，但和民宿的业务匹配度很低——

• 想用的功能没有，不需要的一大把。

• 技术需求排期也很慢，一年都等不到合适的新功能上线。

• 对于CRM系统中的托管合同，运营同事也看不到，开放权限的流程及其复杂；

• 权限设置不精细，店长进入系统能看到所有托管合同，业主信息有极大可能泄露，数据安全管理有漏洞。

在同事的推荐下，霍星星开始了解伙伴云的零代码搭建系统，研究学习后自己根据实际业务搭出了最适合的内部系统。

将合同上传到伙伴云系统，可以直接将关键信息提取成字段同步到表格系统中，方便后期筛选查询，从权限配置到合同快速读取只需1分钟不到。

权限设置还可以精细到针对每套房，再关联到每个门店，让对应的店长只看到自己管理的合同信息，保证经营数据安全。

▲ 仪表盘房客快速查询页面展示

02 装修工期严格监管，定时提醒 19天交付一套房

收房后，景咖会对针对房屋状况进行统一的整体规划和整修，之后再租售给房客。房主签约后的第一件事也是关注公司多久能把他的房子装修好，能否尽快上线售卖。

但由于流程长，缺少责任约束，工期记录也不明确，常会拖很长时间，甚至签约后两个月才装好一套房太慢造成房主不满，影响公司口碑。

霍星星通过伙伴云的工期管理模块，将“设计→采购→施工→质检→上线售卖”的整个流程统一标准。

从房子交给装修公司开始，系统中就会生成一条数据，记录装修开始时间。直到这套房子装修结束，自动计算实际工期。

每一道工序都在系统中有严格的时间限制，如果最终施工超过19天，公司则会扣除负责人相应绩效，并及时向房主反馈，高效管控筹建进度。

▲筹建进度表

 03 门店运营高效有根据，满足房主房客

高要求，打造高口碑民宿品牌

房屋完成装修验收后，即可上线门店和OTA平台进行售卖。但如何批量化管理上千套房子，实现高水平运营，既让收益最大化，又让房客满意？

景咖希望在民宿运营中回归服务的本质，而数字化系统高效的管理模式正在帮助他们一步步实现目标。

1. 同一房型收入差十倍？实时看到房屋收益，均匀分配房客资源

在引入伙伴云之前，员工在运营售卖时因为无法宏观掌握房子的收益情况，安排订单没有规则——

• 有的客单价很高排满了。

• 有的却还只有一个订单。

同一房型收益的差距会造成房主心里的极大的不平衡，影响对公司的信任。

现在通过伙伴云，可以排序每套房源的实时收益。将收益过低的房源主动优先安排，合理规划房客入住，实现了用数据指导业务行动，打造能提高品牌忠诚度的运营体系。

▲房屋收益统计图

2. 169项查房标准定期维护房源，录入系统状态随时查看

三亚有大量的房子是外地人买了不住闲置的，因此景咖通过“资产托管”的模式接收到了丰富房源。

与传统租金模式不同，和景咖合作的房主反而需要缴纳保证金用于装修和维护。

这种方式吸引来的房主，往往拥有更加高质量的房屋，并对收益不是十分敏感，更看重后期公司房子的爱惜和养护。“品控”也成为了其打造高端民宿品牌的重要一环。

公司会有专员根据169项的查房标准进行定期查验和保养房屋状态，并更新信息至对应房子表单信息中。

流程清晰透明，既满足了房主对于房子维护的高要求，更能通过房主间口口相传形成高质量房主相互推荐的良性循环，持续获客盈利。

同时接受房客反馈，在系统数据的监督下，满足消费者对民宿相关配套设施和保洁等高质量细节要求，升级入住体验，争取更多信任品牌的“回头客”。

▲查房标准表单

▲169项标准的部分展示 

04 给房主算收入，从100%出错到0失误

从5天到2小时

景咖托管房源，取得房主的信任是首要任务，而其中非常重要的一环是“算钱”。

每月15号景咖会向1000多个房主提供账单，花费大量时间和人力计算本月房屋的具体分成，希望让业主对房屋的收益清晰有数，但由于数据多且杂，还是经常出错。

可如果钱都算错了，房子还能放心交给你运营吗?

现在的景咖能够做到零失误，“在三亚有很多同行比我们入行早，却没有一家现在能管理超过500套房，因为大家都是用Excel，没有一家公司能意识到用系统来搞。”

传统PMS系统算收益，耗时长还常出错，升级智能账单系统，店长点击确认即可无误出单

之前用单一PMS房态管理系统算收入，却做不到完全线上化，仍需店长和财务线下人工计算。

需要把所有的收入支出数据从系统导出来后，手动找到第一套房的相关信息，复制粘贴到第一个账单里，如此操作上百遍，负责处理100套房子的店长就像复制粘贴机器人一样， 要花5天才能刚刚完成数据输入部分。

店长花费大量时间精力做出来的表格，还经常出现公式被拉错，格式乱七八糟等问题，计算结果的出错率往往是100%。

因此每个财务只改公式核对一家门店的账单就要花3天以上的时间，根本没有时间做本职工作，全部精力都在做基础的核对和修改公式工作，离职率几乎达到100%。

2021年1月，通过伙伴云搭建并上线了整套账单系统。

财务数据在系统中实现规范化，员工按流程输入对应数据，店长只需要点击确认信息没有问题即可生成最终账单。

两小时之内就能生成1000个账单，且出错率基本在5%以内。效率提升的同时，还取得了房主的信任，进一步实现业务拓展。

▲账单生成页面＋账单样例

“功劳不是我一个人的，是整个伙伴云强大的底层技术在背后，这是我选择伙伴云非常核心的一个原因。”——景咖美宿副总经理霍星星

- 尾声 -

随着旅游产业的重构升级、个性化的消费趋势转变，民宿经营不再是个一拍脑袋租间房简单布置就能做成的事。

重重挑战下的转型，更需要“1+1>2”的强强联合。

在背后数字化系统的强大支持下，有“零租金托管”模式作为运营骨架，景咖才能坚持探索一个更加成熟完整的民宿连锁品牌经营体系。

用底层经营数据，带动民宿“零租金托管”的全链条运转，提升对市场和业务变化的敏捷反应力。

找准经营模式，数字化精准助力，转型从这里开始。

— END —

本期主角

霍星星

景咖美宿总经理 ，伙伴云4年SuperUser。

一年内公司销售、运营、财务、人事等所有业务完成线上化，未借助IT人员，均由其通过伙伴云主导实现。

疫情期间公司不增加成本的情况下，依然实现了700%的规模增长。