“在短短一个多月内，学习使用伙伴云系统彻底改变了游戏规则。我们不仅攻克了每年高达 3000 万的预算控制难题，而且打造了专属的数字成本中心，这是曾经想都不敢想的！展望未来，我们计划 2024 年在伙伴云上构建 15 个新场景，争取把所有业务都迁移上云！” ——刘振源，数据运营中心负责人

企业介绍

山东汇荣生物科技有限公司（以下简称汇荣生物）是一家在医疗美容行业内享誉盛名的企业，以其卓越的团队和杰出的产品组合著称。公司汇集了一批行业内的顶尖研发人员，这支优秀的团队致力于创新，为国内外消费者提供了高标准的面部年轻化产品和解决方案。汇荣生物凭借其在产品研发和客户服务方面的优异表现，荣获了多项行业大奖，彰显其不断追求卓越的公司精神以及产品在市场中的领导地位。

业务背景

当汇荣生物还处于起步阶段时，一个小规模的团队可以依赖其灵活性和简单的流程来处理工作。然而随着业务的发展，公司实现了持续的业绩增长，同时团队迅速扩张至 200 人，这使得以往的管理手段难以支撑现有的业务发展。

汇荣生物也曾试用过多种软件、系统，期望可以借此优化业务与管理，但由于自身业务的特性决定了需求的个性化，现成的系统往往无法完全匹配需求。后来公司又尝试过外包定制，但因其沟通效率低、成本高昂、开发周期长，不得不放弃。甚至公司还尝试过自己开发，但因缺乏足够的研发资源，最终这些努力也都没能成功。

事情的转机发生2023年的夏天，刘总通过朋友推荐知道了伙伴云。在与伙伴云的售前顾问接触后，通过两轮深入细致的业务沟通，在顾问的协助下，逐步理清了公司目前面临的核心问题：

预算支出难以管控： 汇荣生物 100 人的销售团队，每年产生高达近 3000 万的报销费用，而对这部分资金的使用公司缺乏适当的管控措施，频繁造成预算超支，超支金额最高达到预算的 3 倍，但钱花到了哪里却没人说的清。而且，由于预算报送执行成本高，预算金额也只能自上而下「拍脑袋」决定。最终陷入预算控制不精准，报销方不重视预算控制的恶性循环。

重点客户监控不足： 由于缺少数据支撑，要在哪个客户身上投入多少成本、分配多少销售精力，只能全凭直觉。实际业务中也暴露出了诸多问题。例如，某些客户投入成本过高，产生项目亏损，同时却有大量高价值客户投入不足，出现本不该发生的丢单事故。

部门数据割裂严重： 无论是业务预算的把控、投资效益的评估，亦或是最基础的工资核算，目前都还在用最传统的 Excel 表格进行手工统计，常常需要耗费3个人好几天的工夫。而涉及销售人员的培训、客户档案的管理，以及经销商的协调等，各个部门的数据完全是各自为政、互不联通，导致数据更新时不得不多处修改，时常遗漏。

自主搭建，教学陪伴

业务的高度个性化与频繁变动，导致市场上现有的标准化软件产品难以满足汇荣生物的系统需求。

刘总在充分了解伙伴云是一个非技术人员也能上手的零代码产品以后，结合过往数字化失败的经历，重新审视了传统软件开发方式所固有的诸多问题，如难以精确匹配特定业务需求、定制成本高昂，以及后期修改困难等弊端。这些问题不仅耗费了宝贵的时间与金钱，也限制了企业应对市场快速变化的敏捷性。

因此，公司决定转而采用「自主搭建」的方式，来推进自身的数字化建设。自主搭建不仅能够确保系统功能与企业业务需求无缝贴合，同时也极大地保障了后续系统调整与维护的及时性与灵活性，使得系统开发维护成本大幅降低。

伙伴云在这一过程中提供了贴心、精准的陪伴式教学服务。从前期的需求收集与数字化路径设计，到中期的表格梳理与系统搭建，到后期的自动化、流程、权限等系统性功能配置，伙伴云团队全程悉心陪伴，提供了大量搭建建议与指导。从一开始的资料收集，到最后的项目复盘，整个过程都在一个体系化的引导下，充分结合业务场景，由浅入深，逐步推进。相较于全靠自己摸索，这种双方紧密配合的模式，可以极大的提高学习速度与搭建效率。

前期：需求收集与数字化路径设计

在构建企业系统的起跑线上，需求收集无疑是关键的第一步。这个环节往往被低估，甚至遗漏，导致许多项目在实施过程中或返工重做，或遭遇停滞。思路不清晰、需求不明确、功能边界模糊——这些搭建过程中的问题，源头往往在于前期需求调研的缺失或不充分。就算是深谙企业内情的内部人员，在构建系统时也绕不开对企业本身、跨部门乃至不同角色人员的调研。相比依赖外部人员，换成内部人员主导，启动更快，效率更高，能够节约宝贵时间。

在这样的前提下，伙伴云精心设计了一套标准化的需求梳理模板，其简单易懂，便于操作，确保即便是没有开发背景的员工也能系统性的梳理出业务现状与痛点需求。此外，伙伴云还开展了一系列有针对性的“零代码搭建基础原理”教学与案例演示，让搭建人员可以快速掌握零代码技术的核心概念和实操方式。最后基于清晰明确的需求，伙伴云携手搭建人员共同评估了各项需求的实施成本与落实的优先级。

选择首个落地的系统模块至关重要，它的成功将直接影响整个组织对数字化转型的信心。考虑到预算报销流程在企业运营中的核心地位，同时这一流程也相对独立，不受其他业务过程的干扰。经过紧密和充分的内部沟通，公司决定将「预算报销管理」作为数字化系统搭建的首个模块。这个决策不仅拉开了公司优化具体操作流程的序幕，更是构建了整个公司「成本中心」的基础架构，为今后的财务管理和决策支持打下了坚实的基础。

中期：表格梳理与系统搭建

此前，许多企业只单纯作为系统的使用方，从未真正动手搭建过完整的数字化系统。面对这样的「第一步难题」，伙伴云团队不仅提供了导师式的辅导，而且还深入客户的实际工作环境，携手客户一起完善数据结构的设计，确保每个数字化构件精准契合企业流程。

在精心筹划的设计蓝图得到确认之后，企业搭建人员在伙伴云的指导下，迅速上手伙伴云「拖拽式」的系统配置界面，凭借其直观易操作的特性，毫无障碍地构建起了系统的基础架构。如此一来，整个系统的骨架不仅牢固地立起，更为下一阶段的功能拓展铺好了道路。经过这一过程，搭建人员不只是停留在理论上的学习，更在实践中亲手打造了「个人报销申请」等关键表单，确保了其设计的实用性和系统的连贯性。

后期：系统自动化、流程、权限逻辑完善

构建了初步架构后，下一步的目标是将这个基础平台转化为既美观又智能的完整系统，同时还要符合不同角色的用户需求。为此，伙伴云与企业的合作进入了更精细化的阶段——深入挖掘伙伴云平台的进阶功能并将其应用到业务系统中。在持续的交流与学习中，企业的搭建人员逐步掌握了自动化、流程和权限等高级特性。通过掌握这些功能，搭建人员不仅设定了预算报销的整个自动化流程，更为不同级别的员工打造了四组独立的角色权限，使得系统操作规范化，确保了各项流程高效且安全地运行。

将这些进阶功能配置完成之后，管理层审核环节成为了流程智能化的一大亮点。当所有报销数据自动聚合后，可以实时提供预算使用后的结余情况，让审批人可以快速决策，极大地提高了工作效率和参与者的体验。

而搭建人员特别锐意创新的一步，则是为管理层设置了「员工花费看板」，该界面一目了然的展现了公司整体的成本支出情况，生动的实现了数据可视化，强化了管理层对于成本的精准控制，迈出了「成本中心」数字化管理的关键一步。

总结

“随着「预算报销管理」系统的上线，我们看到了伙伴云显著的业务价值。这样一个系统，若外包定制的话，成本要好几十万都不止！系统的上线速度也大大超出预期，而且完全由我们自己掌控，不仅可以随时根据业务进行调整，还极大增强了安全性！” ——刘振源，数据运营中心负责人

经过一个多月的努力，在伙伴云团队的陪伴下，汇荣生物的「预算报销管理」系统功能日益完善。汇荣生物的团队在此过程中也不断学习进步，后期已经能够熟练配置系统、自主解决大量搭建中的问题，独立开展各类搭建工作。紧接着，他们又完全自主搭建了「样品领用管理」和「物料领用管理」等更多模块。这一连串的成果，为汇荣生物在 2024 年全面推行的 15 个数字化项目上，铺下了一条坚实的信心之路。

以上成果，除了自身的学习投入和伙伴云的教学陪伴以外，更离不开搭建人员的业务专业度。即便是销售岗位出身，没有资深的技术背景的业务人员，也可以凭借对每一个业务流程的熟悉，就能够在伙伴云里快速还原场景，再经过不断的反馈、迭代、优化，便可打造出了一套既贴合实际又高效易用的企业级业务管理系统。

作为一家专注于推进企业数字化进步的零代码服务平台，伙伴云始终将为客户提供优质服务视为首要任务。我们坚信，凭借伙伴云过硬的产品实力和丰富的方案经验，再加上贴心的服务，伙伴云完全有信心和广大中小企业一起构建一套真正属于他们自己的业务管理系统。最后，伙伴云也祝愿汇荣生物在其专业领域中继续突飞猛进，为医疗美容行业带来更多健康与美丽，惠及更广泛的人群！