民宿行业的经营成本高，即使没有客人，房租等固定开销还要持续支出，因此抵御危机能力极差。而海南景咖在国内发展独一无二的品牌化的零租金模式，也叫托管模式。景咖的服务是覆盖两端的，托管房子的业主和来住房子的客户。从资产维护的角度吸引业主，原来，景咖使用Excel管理房源，数据量大，难以统计。携手伙伴云后，景咖美宿真正实现了数字化，员工工作效率大大提高。

01. 机构简介

海南景咖美宿是一家基于移动互联网技术创新应用的连锁旅游住宿品牌，专注于民宿经营管理。景咖美宿的房源由一支经验丰富的设计师团队精心打造。在验收环节，他们制定了169项严格的验收标准。公司的使命是“打造行业标准，使民宿成为时尚”致力于为每一位客户提供优质服务。截至2021年8月，景咖美宿已成功托管运营超过1600套房源，这些房源主要分布在海南三亚市的海棠湾、亚龙湾、三亚湾以及修州市的海花岛。

02. 业务痛点

第一，存储大量房源信息，用Excel数据对不上、效率低。

引入伙伴云之前，海南景咖就像一个Excel公司，每个人都在做表和查找核对信息，每天频频出错、问题重重。

第二，通过微信群管理合同，文件常过期，数据安全难保障。

合同通过微信群分享，一个房主一个群，在微信群中翻聊天记录，找合同需要4个多小时，文件经常过期。业主信息有可能泄露，数据安全管理有漏洞。

第三，装修流程长，缺乏标准约束。

业主签约后的第一件事就是关注公司房屋的装修进度，之前工期记录分散在多个表格的各处，查询进度就要一周。缺少标准约束，因此常常会拖很长时间，造成业主不满。

03. 实施过程

第一，房源信息线上管理百万数据快速检索。

使用伙伴云后，建立房源信息表，系统内储存上百万条房源信息。房屋有关合同、收入、支出等数据统一关联各部门标准一致记录数据。

第二，跨部门合同随时查关键字段一秒提取信息。

合同上传到伙伴云系统，可以直接将关键信息提取成字段同步到表格系统中，方便后期筛选查询，从权限配置到合同快速读取只需1分钟不到。

第三，自动计算实际工期及时反馈装修进度。

引入伙伴云后，景咖搭建了工期管理模块。系统自动计算实际工期。如果超过19天，公司则会扣除负责人相应绩效，并及时向业主反馈。

04. 项目成果

第一，培训成本低，数据总量大，工作效率提高70%。

全公司120多个员工全部在系统中查看房屋数据，学习成本为0，即便是新人，也只需看系统就能快速上手业务。现在共有70多万条经营数据都存储于伙伴云系统，预计今年内数据总量会达到200万条，使用边界还在不断拓展，工作效率提高70%。

第二，权限设置精准管理，数据安全度高达99.9%。

各部门随时查看合同信息，为保障数据安全，可进行权限设置。权限设置还可以精细到针对每套房，再关联到每个门店，让对应的店长只看到自己管理的合同信息。

第三，工期及时监督反馈，业主满意度提高80%。

标准化流程管理筹建工期，每一道工序都在系统中有严格的时间限制，如果最终施工超过19天，公司则会扣除负责人相应绩效，并及时向房主反馈。装修进度明确，业主称赞高效率，业主满意度提高80%。