《什么是传统的档案管理》
一、传统档案管理的定义
传统的档案管理是指以纸质文件为主要载体，运用一系列手工操作方法和相对简单的工具对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作的管理模式。在这种管理模式下，档案资料通常被存放在文件柜、档案室或档案馆等专门的空间里。
（一）收集
1. 来源广泛 - 在传统档案管理中，档案的收集来源十分广泛。例如，在企业中，会从各个部门收集文件，像人力资源部门的员工档案，包括员工的入职申请表、劳动合同、绩效考核记录等；财务部门的各类财务报表、凭证等；业务部门的销售合同、客户资料等。政府机构则会从下属各个部门、办事窗口收集公文、政策文件的草案及定稿等档案材料。这些档案来源体现了组织内部各项工作和业务流程的痕迹。 - 还会有外部来源的档案收集情况。例如，企业收到的来自合作伙伴的合作协议、往来信函等，以及从上级主管部门获取的指导性文件等。对于学术研究机构来说，可能会收集到国内外其他研究机构交换来的研究报告等。
2. 筛选标准 - 传统档案收集时会遵循一定的筛选标准。一般来说，具有参考价值、凭证价值的文件才会被收集。例如，对于企业的采购部门，只有正式签订且生效的采购合同才会被纳入档案管理范畴，而一些临时性的询价单如果没有进一步发展成合同关系，可能就不会被收集。在政府公文管理中，正式发布的政策文件、会议纪要等重要文件才会被收集，一些内部讨论的草稿如果没有最终确定的意义则可能被排除在外。
（二）整理
1. 分类方式 - 按照文件类型分类是常见的一种方式。例如，在一个企业的档案室中，可以分为文书档案（如通知、报告等）、科技档案（如产品研发资料、生产工艺文件等）、会计档案（如账本、财务报表等）等。在政府的档案整理中，也会有类似的分类，如行政公文档案、项目建设档案等。 - 还可以按照时间顺序进行分类。比如，某企业按年度对销售档案进行整理，将同一年度的所有销售合同、客户订单、市场调研报告等归为一类。这样有助于了解不同时间段内企业的业务发展状况。另外，还有按照机构职能进行分类的情况，例如在大型企业集团中，总公司和各子公司的档案分别按照各自的职能范围进行分类管理，总公司的战略规划档案与子公司的运营执行档案分开存放但又相互关联。
2. 编号与编目 - 传统档案整理过程中，编号是重要的一环。每个档案都会被赋予一个独特的编号，以便于识别和查找。例如，在图书馆的档案管理（图书也可看作一种特殊的档案）中，每本书都有一个国际标准书号（ISBN），这就是一种编号方式。在企业档案管理中，可能会采用年份 + 部门代码+ 文件流水号的方式进行编号。编目则是对档案内容进行详细描述并编制目录，目录中会包含档案的标题、编号、日期、作者、内容简介等信息。例如，一份企业的市场调研报告档案，编目信息可能显示为“[2023]市场部 - 001号，《关于新兴市场的调研报告》，2023年5月，市场部调研小组，本报告分析了新兴市场的潜在机会和挑战”等。
（三）保管
1. 存储环境 - 传统档案保管非常注重存储环境。对于纸质档案，湿度和温度是关键因素。一般来说，适宜的温度在18 - 24摄氏度之间，湿度在40% - 60%之间。如果湿度过高，纸张容易受潮发霉，导致字迹模糊不清；温度过高则可能加速纸张的老化。因此，档案室通常会配备温湿度调节设备，如空调和除湿机等。同时，还要注意防虫蛀，会使用防虫药物（如樟脑丸等）放置在档案柜周围，防止害虫侵蚀纸张。 - 防火也是档案保管的重要方面。档案室一般会设置在远离火源的地方，并且配备灭火设备，如灭火器、灭火系统等。档案存储的设备也有讲究，如采用防火的文件柜，这种文件柜能够在一定时间内抵御火灾，保护内部档案的安全。此外，档案存放还需要考虑防盗，档案室会安装门锁、防盗窗等安全设施，限制人员的随意进出，确保档案的安全性。
2. 存储期限 - 不同类型的档案有不同的存储期限。在企业中，会计档案的保存期限通常有明确规定，例如原始凭证一般要保存15年，月度、季度财务报表保存3 - 5年，年度财务报表则需要永久保存。对于人事档案，员工在职期间一直保存，离职后根据企业规定还会继续保存一定年限，有的企业会保存5 - 10年，以备后续可能的查询需求，如涉及劳动纠纷等情况。在政府机构，政策文件的存档期限也根据其重要性和时效性有所不同，一些基础性的政策文件可能会长期保存，而一些临时性的通知可能只保存较短时间。
（四）鉴定
1. 价值评估 - 传统档案管理中的鉴定环节主要是对档案的价值进行评估。这包括历史价值、文化价值、凭证价值等。例如，对于一个历史悠久的企业，早期的创业计划书、公司章程等档案具有很高的历史价值，能够反映企业的发展起源和历程。在文化领域，一些名人的手稿、书信等档案具有独特的文化价值。从凭证价值来看，如企业的商务合同是解决商业纠纷的重要凭证，其价值不言而喻。档案管理人员会根据这些价值判断来决定档案的后续处理方式，如是否继续保存、是否需要重点保护等。 - 价值评估还会受到时代背景和组织需求的影响。随着社会的发展和企业业务的转型，某些档案的价值可能会发生变化。例如，在传统制造业企业向智能制造转型的过程中，原来的一些手工生产工艺档案可能会逐渐失去直接的生产指导价值，但可能会具有历史研究价值。
2. 销毁处理 - 当档案被鉴定为失去保存价值后，就要进行销毁处理。在企业中，销毁档案需要遵循严格的程序。首先要经过相关部门（如档案管理部门、法务部门等）的审核批准，然后选择合适的销毁方式。常见的销毁方式有粉碎、焚烧（在符合环保要求的情况下）等。对于含有敏感信息的档案，如企业的商业机密档案，必须保证在销毁过程中信息不被泄露。在政府机构，同样需要按照规定的程序销毁过期无用的档案，并且会有相应的监督机制确保销毁过程的合法性和合规性。
（五）统计
1. 数量统计 - 传统档案管理中的统计工作首先是对档案数量的统计。这包括按类别统计档案的数量，如一个企业档案室中有多少份文书档案、多少份科技档案等。也会按存储位置统计，例如某个楼层的档案室存放了多少档案，每个档案柜中存放了多少档案等。通过数量统计，可以掌握档案的总体规模，为档案管理资源的分配提供依据。例如，如果某个类别的档案数量增长迅速，可能需要增加相应的存储空间和管理人力。 - 还会统计档案的增长速度。通过对比不同时间段内档案数量的变化，可以预测未来档案的增长量，提前做好档案管理规划。例如，一家互联网企业随着业务的快速发展，每年新增的用户数据档案数量呈指数级增长，那么就需要提前规划好数据中心的扩展或者新的存储策略。
2. 利用频率统计 - 除了数量统计，传统档案管理还会关注档案的利用频率。统计哪些档案被频繁查阅，哪些档案很少被用到。例如，在高校图书馆的档案管理中，某些热门学科的学术著作和期刊被借阅的频率很高，而一些古老晦涩学科的书籍则很少被借阅。企业中也是如此，像经常用于对外业务洽谈的合同模板档案利用频率较高，而一些早期的市场调研方案如果没有新的项目借鉴需求则利用频率较低。通过利用频率统计，可以优化档案的存储布局，将常用档案放置在更便于获取的位置，同时也可以为档案的鉴定和处置提供参考，对于很少被利用且无特殊价值的档案可以考虑进行鉴定销毁或迁移到低成本的存储区域。
（六）利用
1. 借阅制度 - 传统档案管理有着严格的借阅制度。在企业或政府机构中，借阅者需要填写借阅申请表，注明借阅的档案名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息
