利用Excel制作年终报表小技巧(干货)

利用Excel制作年终报表小技巧(干货)

1. Alt+=快速求和

汇总求和是年报制作里经常遇到的一个问题，传统方法是利用SUM函数+单元格拖拽。不过一个更快捷的操作是：先选中数据区，按下“Alt+=”，稍后Excel就会将汇总结果直接填写到表格下方。如果你还需要横向汇总，那么可以在选择时多选一组空白列，这样Excel就会一并把横向结果也汇总出来了。

Alt+=快速汇总表格

2. 一键切换数字格式

将一个数值改为百分比或货币单位，传统方法是修改单元格格式。但如果这样的数值很多，也可以借助快捷键来完成。选中单元格，按下Ctrl+Shift+3就是日期格式，按下Ctrl+Shift+4就是货币格式，按下Ctrl+Shift+5就是百分比格式。

一键变换单元格格式

3. 一键展现公式

表格里夹杂了很多公式，修改起来不方便。想让公式“显形”其实非常简单，只要按一下“Ctrl+~”就可以了。这样处理之后，再编辑表格就不怕将公式误删除了。

一键展现公式

4. 一键增加行列

制作表格时经常需要添删行和列，传统方法是将光标定位到行列开头，再用右键手工操作。其实你也可以先将光标定位到要处理的行列开关，按下快捷键Ctrl+/-。其中“Ctrl+”是增加行(列)，“Ctrl-”是减少行(列)。需要几个按几下，要比传统方法方便多了!

快捷键添删行和列

5. 快速在不同工作表间切换

快速切换不同工作表

6. 不想看到碍眼的“0”

取消“0”值显示

需要注意的是，这项设置仅针对于当前工作表有效，且会自动保存到文件里。设置好后，即便将表格放到另一台电脑上，也不会将0显示出来。

“消零”前后对比

7. 只打印表格中的某一部分

使用“打印区域”仅打印指定部分(蓝色表格)

8. 快速删除空行

快速删除空行

9. 快速录入部门员工清单

快速生成部门员工清单

10. 一键清除边框

有时表格中的框线很碍眼，如何一键快速清除呢?很简单，选中要处理的单元格区域，然后按下快捷键Ctrl+Shift+-(减号)，这时区域内的框线就被一键清除了。

一键清除边框

11. 不相邻单元格填充相同数据

有时我们需要在不相邻的单元格内，填写相同的数据。无论手工填写还是复制粘贴，都不够快捷。其实Excel支持一个更简单的方法，先将要填写的单元格按Ctrl键全部选中，然后在其中某个单元格内输入数值(此时单元格需要一直保持选中状态)，接下来按下快捷键Ctrl+Enter(回车)，这时已选中的单元格内就会自动填好相同的数值了。

不相邻单元格填充相同数据

类似方法还可以在多个工作表中同时填写，方法是按住Ctrl键，首先将要填写的工作表全部选好，接下来再利用上述方法完成多单元格录入。完成后，所有被选中工作表的对应位置，都会自动填好相同的数值。

12. 工作表太多?这种选法你试过吗

有些表格内置了大量工作表(最常见的就是一天一个工作表)，选择时会很麻烦。其实Excel还支持一种列表式选择，只要在左下方切换按钮处右击，就能看到所有工作表。需要打开某个工作表时，直接双击对应的表格名称就可以了。

通过列表快速在多组工作表中挑选

13. 快速在多个工作簿中切换

如何在多个已打开的工作簿间切换呢?很多人的选择都是——Alt+TAB。虽然Alt+TAB也能实现切换表格的目的，但由于列表中会包含其他程序，往往不能一键定位到所需的表格。其实Excel还支持一项Ctrl+TAB快捷键，与Alt+TAB不同，Ctrl+TAB只会在已打开的工作簿间切换，不会受其他程序影响。

Ctrl+TAB仅在已打开工作簿中切换

14. 单元格内容如何合并

快速合并单元格内容

注意：使用这项功能前，需要首先将单元格列宽调整至足够容纳下所有的单元格内容才可。

15. 一键关闭所有Excel表格

按Shift一键关闭所有已打开工作簿

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