轻松掌握在Word中插入Excel表格的多种方法与技巧
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2022-05-29
1.3.5 文档的基本保护
Office 2019提供了一些基本的保护文档的功能,主要包括将文档标记为最终状态、用密码加密文档、为文档添加数字签名等,下面以Word 为例,介绍这些保护功能的基本操作。
1.标记为最终状态
当用户完成Word文档的制作之后,为了让其他人了解该文档是已完成的最终版本,可将文档标记为最终状态。
原始文件:下载资源\实例文件\第1章\原始文件\念奴娇·赤壁怀古.docx
最终文件:下载资源\实例文件\第1章\最终文件\念奴娇·赤壁怀古1.docx
步骤01
单击“信息”命令。打开原始文件,单击“文件”按钮,在弹出的“文件”菜单中自动切换至“信息”命令,如图1-61所示。
步骤02
选择“标记为最终状态”。单击“保护文档”按钮,在展开的列表中单击“标记为最终状态”选项,如图1-62所示。
步骤03
单击“确定”按钮。弹出对话框,提示用户此文档将先被标记为终稿,再进行保存,单击“确定”按钮,如图1-63所示。
图1-61 图1-62 图1-63
步骤04
成功标记为最终状态。弹出提示框,提示用户此文档已被标记为最终状态,勾选“不再显示此消息”复选框,然后单击“确定”按钮,如图1-64所示。
步骤05
查看标记后的显示效果。此时在“信息”界面中可看见“此文档已标记为最终状态以防止编辑”提示信息,如图1-65所示。
图1-64 图1-65
2.用密码加密
当文档中的数据或信息非常重要,且禁止传阅或更改时,为了防止他人对文档进行查看或更改,可进行加密设置。
原始文件:下载资源\实例文件\第1章\原始文件\念奴娇·赤壁怀古.docx
最终文件:下载资源\实例文件\第1章\最终文件\念奴娇·赤壁怀古2.docx
步骤01 选择用密码加密。打开原始文件,执行“文件>信息”命令,打开“信息”界面,单击“保护文档”按钮,在展开的下拉列表中单击“用密码进行加密”选项,如图1-66所示。
步骤02 输入加密密码。弹出“加密文档”对话框,在“密码”文本框中输入密码,如123456,然后单击“确定”按钮,如图1-67所示。
步骤03 再次输入加密密码。弹出“确认密码”对话框,在“重新输入密码”文本框中再次输入密码123456,然后单击“确定”按钮,如图1-68所示。
步骤04 查看设置密码后的效果。将设置加密的文档保存到计算机中,再次打开该文档时,便会弹出“密码”对话框,输入正确的密码,单击“确定”按钮,如图1-69所示。
图1-68 图1-69
3.添加数字签名
数字签名可以防止其他用户更改文档中的内容。为Office文档设置数字签名后,文档会被标记为最终版本,文档内容会被锁定。如果选择“仍然编辑”需先删除数字签名,这样用户也就知道文档已被修改过。
原始文件:下载资源\实例文件\第1章\原始文件\念奴娇·赤壁怀古.docx
最终文件:下载资源\实例文件\第1章\最终文件\念奴娇·赤壁怀古3.docx
步骤01
选择“添加数字签名”选项。打开原始文件,在“信息”界面中单击“保护文档”按钮,在展开的下拉列表中单击“添加数字签名”选项,如图1-70所示。
步骤02
设置承诺类型。弹出“签名”对话框,单击“承诺类型”右侧的下拉按钮,在展开的下拉列表中选择“创建和批准此文档”选项,如图1-71所示。
图1-70 图1-71
步骤03
输入签署目的。在“签署此文档的目的”文本框中输入签署目的,然后单击“详细信息”按钮,如图1-72所示。
步骤04
输入签名信息。弹出“其他签名信息”对话框,在“签名者角色/职务”后的文本框中输入相关信息,如图1-73所示,单击“确定”按钮。
图1-72 图1-73
步骤05
单击“签名”按钮。返回“签名”对话框,单击“签名”按钮,如图1-74所示。
步骤06
签名成功。弹出“签名确认”对话框,提示用户已成功保存签名与文档,勾选“不再显示此消息”复选框,然后单击“确定”按钮,如图1-75所示。
步骤07
查看添加的数字签名。关闭该文档并重新打开,此时可看见添加数字签名后的效果,如图1-76所示。
图1-76
助跑地带—将编辑的文档保存为模板
在Office 2019中可以将编辑的文档保存为模板,当创建类似文档时,只需在该模板的基础上修改其中的内容即可。
原始文件:下载资源\实例文件\第1章\原始文件\念奴娇·赤壁怀古.docx
最终文件:下载资源\实例文件\第1章\最终文件\念奴娇·赤壁怀古.dotx
(1)选择“更改文件类型”。打开原始文件,单击“文件”按钮,在弹出的“文件”菜单中单击“导出”命令,然后在“导出”界面中单击“更改文件类型”选项,如图1-77所示。
(2)双击“模板”选项。接着在“更改文件类型”界面中双击“模板”选项,如图1-78所示。
(3)选择保存位置。弹出“另存为”对话框,在地址栏中选择模板保存位置,在“文件名”文本框内输入模板的名称,如图1-79所示,然后单击“保存”按钮,即可将编辑的文档保存为模板。
图1-77 图1-78 图1-79
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