什么是费用管理？

对员工业务费用的报告、批准、支付和报销的管理称为费用管理。

企业经常会产生成本和支出来保持引擎运转和车轮转动。这些费用对于企业维持和扩大其运营和生产至关重要。随着公司的发展，支出的数量也随之增长。需要注意的是，投资企业的并不总是投资者，员工还会为维持业务运转而产生个人成本。

这些费用是公司欠雇员的。他们还负责以最小的努力尽快偿还。但是，为了补偿成本，员工应首先报告其业务费用。他们以费用报告的形式进行报告，列出业务支出，支出目的等等。然后这些费用报告将得到验证，批准和偿还。

为什么费用管理很重要

有效的费用管理可帮助您的企业遵守税局的规定，增强员工体验，并提高组织的整体财务效率。

什么是费用管理系统

费用管理系统是一款可帮助员工管理和报告其业务费用的应用程序。此外，财务团队还使用它来管理报销、费用报告和差旅请求。费用管理系统可简化费用管理的各个方面，使与传统费用管理相关的风险最小化。您可以使用无代码开发平台来构建相应的费用管理软件。

它使企业能够接收和处理外出员工的业务费用报告。此外，它还会在报销费用报告之前进行检查。费用管理的基本要素保持不变，但是消除了人工提交和检查。对每个参与人员都产生了巨大的影响。

费用管理软件有什么作用

跟踪您的收据

以收据的形式提供业务费用证明是报告业务费用的重要步骤。费用管理软件为用户提供了多种上传，更新和提交其业务支出信息的方式。

1. 用户可以在报告业务费用的同时上载物理收据或电子收据的图像，而不必收集并提交每张收据的物理副本。这样员工的工作变得轻松快捷，因为他们不必再担心管理实际收据。

2. 所有业务收据都保存在统一的仪表板中，以便进行即时访问和跟踪。这对于批准者和验证者很有帮助，因为他们可以在单个平台上访问费用报告并提供每个雇员的证明，而无需收集大量的纸质收据。这也有助于定量和定性评估员工的支出趋势和模式。

实施差旅和费用政策

费用管理软件可自动执行策略检查和执行过程。它具有各种内置功能，可确保有效地跟踪和缓解违反策略的情况。

1. 违反政策一经建立便立即对其进行检查。如有违反，指定人员将立即收到通知。

2. 通过与公司信用卡计划集成，可以直接向雇主发送银行提要，以核对所报告的每笔卡支出。该软件将业务费用与报表匹配，并在不匹配的情况下提示当局。

3. 费用管理软件使雇主可以自由添加和修改费用政策，以满足其要求和预算目标。这些配置定义了软件用来评估每个报告的费用索赔的参数。

4. 如果报告的费用与政策不符，管理员可以决定违反政策的影响和后果。这有助于加强公司内部的政策合规性。

简化支出报告审批

一旦业务费用被上传，费用管理软件将对其进行审查，费用报告软件会对其进行审查并将其转发给相应的利益相关者。如果发现费用违反政策，则会通过标记费用并引起他们的注意来通知批准者和员工。

1. 批准者可以调查和验证标记的费用，而不必在任何实际收据和保单文件之间来回切换。

2. 该软件还说明了标记费用的原因，并确定了相关政策。这样可以加快验证和批准过程。

3. 除加快流程外，费用报告软件还使流程更加灵活，并且可以适应策略和工作流程的更改。

4. 它使管理员可以自由地设置批准工作流，以指定确定的或可取的验证和处理链。在违反政策的情况下，可以直接通知指定机构，而不会影响其余的工作流程。这有助于简化费用报告的调查和批准。

使用费用管理系统的优势

在当今瞬息万变的世界中，时间就是金钱。企业正在使每一项可能的任务自动化，以节省时间以赚更多的钱。费用管理也处于过渡阶段。许多公司正在切换到自动化费用管理系统，以加快和升级费用报告、批准和报销的过程。这样，他们可以享受动态自动化的优势，可以减少工作量和错误。

为什么要使用费用管理系统：

1. 员工业务费用的报告与设备无关。这减少了收集和存储实物收据所涉及的繁琐的手工工作。

2. 雇主和财务团队可以根据其业务需求自定义策略和批准工作流。这有助于他们记录和记录重要的业务发现。

3. 大多数费用管理软件都可以与卡程序，会计软件和差旅管理系统集成，以包含差异。这有助于财务团队在一个平台上维护所有信息。

4. 通过使用费用分析和过去数据的统计，雇主可以洞悉支出趋势。这有助于财务团队做出明智的业务决策。

5. 自动化的费用管理软件可实时检查是否违反了政策，并自动将费用与银行提要对账。这不仅可以节省时间，而且可以确保所有欺诈性费用索赔都不会被忽略。

6. 每个上载的费用报告均具有对所有已执行操作的数字审计跟踪。这有助于使支出准备就绪，可用于会计和审计目的。

7. 用户可以个性化费用字段和用户字段，以确保系统在处理业务费用索赔之前具有所有必需的信息。这有助于简化公司内费用管理的整个过程。

选择合适的费用管理系统

费用管理系统不仅可以消除费用报告中涉及的风险和隐性成本，还可以简化整个过程。它还减少了您的员工和财务团队不必要的体力劳动。

自动化的费用管理系统是当今不断增长的业务所需要的。使用白码费用管理系统可有效解决财务难题，可线上及时设置预算，控制费用报销以及备用金领取、冲销、归还，防止工作堆积。可以肯定地说，在这个现代时代，费用管理系统是一种先进的工具，可以以合规且用户友好的方式帮助节省时间和资源。

OA系统全面预算费控管理方案

企业在实际管理过程中，涉及的费用类型多、对应的标准各不相同、费用管控的方案复杂、处理量大：

员工：报销过程复杂，单据信息混乱，如何快速便捷报销？

领导：业务、项目条线的费用支出情况如何快速知晓掌控？

财务：单据审核、分类工作量大，如何快速处理规避风险？

以业务财务融合为核心，以智能化、平台化、全程电子化的OA系统为基础，助力企业构建全集团、全过程、全融合、全智能的预算费用执行平台。

实现从手工报销到电子流程；从线下审批到移动审批；流程审批标准化，管理制度可落地，数据共享可查询。覆盖了企业业务发生、费用报销、财务凭证到统计分析的全过程。

（预算费控平台架构）

OA系统全面预算费控管理解决方案亮点

一、全集团统一使用的预算费控体系

建立了覆盖全集团预算管控模式：多账套与多主体预算架构模式，支持集团型预算，支持多业态预算。

通过覆盖全集团的统一流程、统一门户、统一派工池、统一预算编制、费用报销平台等，使全集团预算费控有序按规范进行。

二、全过程的预算管理，多方案融合

OA系统通过建立不同的费用类型，建立对应的预算体系，将费控体系与预算管理体系关联、融合，实现预算与费用执行一体化。

1、多样化的预算编制模式

可在系统内根据期间、费用类型、产品、区域、部门等维度建立预算体系，将多费用类型，结合项目、合同、会议形成多维度的费用合并执行体系，并且可直接与全面预算执行关联。

（预算编制）

结合费用类型、组织体系建立一定额度的预算，从上往下进行预算的编制与发布。

下属企业、部门根据预算的总体额度，根据实际的管理需要进行预算编制，编制之后进行集中的汇总、统计与合并预算。

滚动预算编制、多维预算编制、预算数据填报中心、函数计算编制、可视化预算模板编制、预算摘要填报。

2、多模式的预算执行方案

OA系统根据不同的费用类型以及组织结构，建立不同的费用管控方案。

可以根据不同的费用类型建立预算执行，进行全局控制或者分层、分类型的方案管控。

业务相关人员进行审批的方式：

OA系统通过电子化的流程审批来控制费用，根据所在的岗位、级别、费用的类型，报销的金额，自动判断，寻找对应的人员进行审批。

（预算流程审批）

根据费用类型，建立定额控制方案：

企业有很多的费用都是定额标准，例如差旅补贴、差旅标准、福利等都是属于定额方式。

企业根据组织内的岗位不同、费用的类型不同，建立不同的费用定额额度，导入OA系统。在实际费用的发生过程中，如果符合定额的标准，可以直接进行处理，不需要再进行审批和控制。

通过申报，在实际费用发生前控制：

在费用发生前，直接关联预算，而不是在费用发生后进行控制；在费用发生之后，对比之前的申请金额，通过申请金额进行审批控制。

与预算体系融合，实现事前预算控制：

例如差旅报销，通过智能填单，自动关联相关预算标准，一旦超过预算系统自动预警。

（通过预算控制费用）

3、灵活的预算调整模式

在预算执行中，在预算管控范围内可关联项目、合同进行预算的管控和核减。如果在一定的范围内，可支持实时预算调整，不需要进行预算的变更申请。

（预算变更申请）

4、可视化的预算考评分析

OA系统强大的报表功能，可以根据不同权限实时展现预算执行情况。

（预算情况报表）

在各种类型的报表，不同的预算类型、组织体系以及不同的期间展现当前的预算执行情况，例如预置标准的执行情况分析表、预算汇总等全维度分析报表。

同时，根据预算的图表化展现，直接可以透视到预算执行的详细列表数据，做到以点带面的预算执行分析。

三、预算费控体系全流程驱动

通过流程建立所有费用类型的审批原则，实现自动化的规则流转。通过流程控制从预算费用事前控制、费用事后审批的全过程。

通过强大的流程引擎，将企业内的所有费用类型总结提炼成多个电子报销单据。

费用申请：

费用事前申请审批通过后，自动触发借款子流程，支持个人借款和对公预付等多种类型，无需单独提报借款流程。

（费用申请）

借支管理：

业务如涉及大金额垫资等情况，在业务事前申请可以选择“借款”自动触发借款子流程，系统可根据员工信用管理模块自动获取员工最大借款金额并进行管控。

（借支申请）

借款流程自动关联流程、项目、客商等信息，全面数据协同；借支表单按差旅申请内容自动填录借款信息并提单，不易出错，提高效率。

商旅订票：

OA系统自动将审批通过的差旅行程信息推送至商旅平台，订票时核实流程中的行程信息并采集相关差旅标准信息进行核实和管控。

可选择公司月结、公司预存、个人支付等多种支付方式；同时，商旅平台可统一开具增值税专用发票用于公司抵扣，降低企业成本。

费用报销：

为了高效提报，OA系统可通过多来源系统及流程数据进行快速关联报账；同时对费用金额直接关联预算执行管控。

（费用报销场景架构）

对私报账助手：无论在填报或审批时，智能助手都能帮你分别按个人、部门、客户、项目、合同、合规等多维度展现，并且提供费用明细以及合规检查项的状态提示预警。

对公费用协同管控：对公关联的费用管理，OA系统自动提供合同、项目自定义统计维度的报账助手，提高审批效率。

同时，通过合同台账和付款执行进度分析，全程掌握合同执行情况；对公预付类业务在报账流程审核通过后可关联预付流程，并可按明细冲销。

对公业务发生后，支持相关人员通过流程的方式实现费用分摊的执行和凭证生成。

还款冲销：

费用申请人和审批人可查看还款金额调整日志，若是有未还款金额，申请人可选择“未完全冲销或还款”的多条借款流程、多借款明细进行还款。

入账凭证：

OA系统通过电子流程驱动凭证制单，到达制单人节点后，根据预置规则，自动生成预制凭证，并且手工也可干预，保证凭证的准确率。

结算支付：

OA系统与银企直联实现一键支付，系统中将付款动作导向化，减少数据重复输入，快速付款，有效控制财务风险。

四、业务财务全融合，多系统集成

内部ERP及核算系统融合、外部国税发票与银企直联融合。

实现与多异构系统（ERP、CRM、报表、项目、人事、客服、财务、商旅平台、集采、银企直联、影像档案等）的对接集成，实现数据一点输入，多点利用。

（全面集成）

五、全智能报账体验，财务省心员工舒心

通过智能化的报账方式，OA系统实现发票真伪查验、OCR票面数据采集与验真，可自动识别发票业务种类和税率，实现价税分离。

（全票种OCR识别）

通过整合OCR技术，实现自动化、批量化验真，自动关联订单、入库单，提高审核及三单匹配效率。

移动端快速完成报账

围绕企业日常报销业务的所有环节，用户可以随时随地通过手机或其他智能移动设备轻松完成报账业务。

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