不用Excel也能绘制甘特图，做项目管理进度表？

本文关于不用Excel也能绘制甘特图，做项目管理进度表？

疫情反复，不少人居家办公，最大的问题就是项目沟通协作难和时间管理差、效率低了。

每一次的项目沟通都需要花费大量的时间，需要不断的会议同步进度信息，麻烦不说，效率也大大降低；

明明在公司花上2-3个小时就能搞定的事情，在家至少需要一天才能全部完成；
......

能否通过其他方法，快速提高工作效率，完成更多事情？

不慌，用甘特图可以让你团队项目协作省时省力！

严格来说，甘特图最开始并不属于时间管理的方法，而是项目管理的范畴。

但在工作效率和时间管理领域，甘特图绝对是元老级别的存在。

它通过条状图来显示项目、进度和时间进展的情况，协助项目经理根据项目总目标层层拆解，将任务分配到个人，确定每个任务的时间，依赖关系及里程碑，传达项目状态或计划，确保项目保持在正轨上。

伙伴云甘特图

对于项目管理来说，甘特图一般包含工作事项、负责人、交付时间、时间跨度等几个维度，清晰展示整个项目执行进度。

所以，一款优秀的甘特图至少应该呈现如下信息：

1. 您需要完成哪些任务;
2.哪些团队成员正在处理特定任务；
3. 任务需要完成的优先级顺序;
4. 每个任务应花费多长时间;
5.项目开始和结束的时间；
6. 在项目期间完成了多长时间的任务
......

二、想要搞定甘特图，先搞懂项目时间管理

一般项目管理通过甘特图来显示项目中各过程的进展情况。清楚了甘特图的概念后，我们就可以制定项目进度计划了。

制定计划是一种能力，对甘特图的掌握也不可能一蹴而就。

一般的项目时间管理流程可以分为：规划进度管理，定义活动，排列活动顺序，估算活动资源和历时，制订进度计划，控制进度。

1. 设计进度管理计划

记录你将如何制定、管理、 执行和控制项目进度表。 这份计划可以是正式、详细的， 也可以是非正式、概括性的， 具体取决于项目需求。

2. 定义进度活动

还记得分解项目范围的工作分解结构（WBS）吗？

工作分解结构法（ Work Breakdown Structure，缩写：WBS ）是一个描述思路的规划和设计的工具，它以项目结果为导向，将抽象的概念或任务分解成具体工作。

工作分解结构的最底层称为工作包， 是具体的项目可交付成果。 此阶段可以将每个工作包分解为活动， 明确需要完成的工作。

3. 排列活动顺序

活动顺序是根据任务之间的关系确定的。 例如，活动 A 完成后活动 B 才能开始。 除了第一个活动和最后一个活动， 每个活动都应至少与一个先行活动 和一个后续活动相连。添加所有活动关系后， 就得到了项目工作发生顺序的逻辑序列。

4. 估算活动资源和用时

预估所需资源（包括人员、设备和材料）的数量和类型 。然后，你可以利用对资源的预估来判断完成这些活动需要多长时间。

5. 根据活动顺序和预估制定进度表

可以使用多种方法，如关键路径法、关键链法等。 无论使用哪种计划方法， 最终结果是制定反映项目中每项活动最早、 最晚的开始日期和结束日期的进度表。 通常需要反复多次才能制定出现实的进度表， 但最终你会制定出项目的基准进度表。

6. 控制进度

项目工作开始后， 你需要监督进度及进度表的变化， 从而发现针对基准的偏差。 然后你可以采取纠正措施， 将进度重新拉回正轨。

进行进度控制的依据有： 工期管理计划、进度绩效报告、变更申请批准、工作制度安排等。

三、教你5分钟绘制一张有逼格的甘特图

相信大多数人有用Excel绘制甘特图的习惯，不过它的缺点也很明显，不能实时同步，比较适合小型项目，且成员较少的情况。

所以，是时候给你安利下伙伴云的视图功能之一——甘特图！

下面这两张是我用伙伴云制作出来的甘特图，别的咱先不说，就这颜值也是爱了爱了！

1、甘特图的基础操作

前置条件：表格中必须要有开始日期、结束日期字段，才能使用甘特视图。如果想在甘特图中展示任务进度，也需要进度字段。

第一步，创建甘特视图

点击顶部视图栏的【创建视图】，选择甘特视图，并输入视图名称。

你可以按照需要选择个人视图（只有个人可以查看）和公共视图（工作区所有成员都可以查看）。

第二步，设置甘特图

选择要作为甘特图中任务条开始日期、结束日期、进度的字段。

（对于工作区管理员、表格管理员，可以在设置甘特图时直接创建新的开始日期、结束日期、进度字段）

第三步，外观设置

点击外观设置，可以调整任务条的显示内容、头像、颜色。

可让任务条跟随某个单选项字段（比如任务状态）的颜色同步显示，让任务完成进度、重要程度、优先级等信息通过颜色来直观呈现。

也可以自定义任务条显示的标题内容以及用户头像，用于呈现任务的关键信息和执行人。

第四步，字段设置

点击字段设置，可以选择甘特图左侧表格中需要显示的字段。这样，甘特图的基本雏形就已经有了～

2、“高逼格”进阶操作版本

任务之间的关联才能真正体现甘特图项目进度管理的重要性，找到项目执行的最佳路径，所以小编还准备了高阶教程。请接着往下看！！！

（1）使用甘特图建立任务间的依赖关系

点击任务条后的按钮，拖拽连接线，可以在多个任务之间建立紧前、紧后关系，也称为前置任务与后置任务，方便查看项目执行的路径。

（2）快速修改任务起止时间

拖拽任务条两侧即可修改任务开始、结束时间，对于日期异常的任务也会有特别提示。

（3）快速更新任务进度

拖拽任务条下方的进度手柄，即可快速修改任务完成进度。同时，任务所在分组的总进度也会实时计算更新。

（4）切换时间线维度

点击右上角单位，即可在周/月/季/年间切换甘特图时间维度，跨度再长的任务也能尽收眼底。

（5）创建“里程碑”

在周/月维度的时间线上，点击时间线上任一日期，即可创建“里程碑”，方便对关键节点进行把控。

几步通关，轻松搞定，再繁杂的项目，也能轻松应对！这么一款好用的甘特图制作工具，你爱了吗？

上述就是小编为大家整理的不用Excel也能绘制甘特图，做项目管理进度表相关内容。

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