想成为时间管理大师？GTD时间管理法了解下

本文关于想成为时间管理大师？GTD时间管理法了解下。

人的记忆和注意力集中是很有限的，没法同时记着和做着很多事情。工作拖延低效、繁琐无序，很大部分原因在于不懂得时间管理。

时间管理中有一个重要的方法，即GTD时间管理法。

GTD即Getting Things Done，大白话就是：把事儿做完。它的核心在于按个人需要顺畅而不失灵活地处理待办事项，让你既能顺利完成，同时游刃有余。

GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。为了方便记忆，我把五个核心原则归纳为GTD三步法。

第一步：清空你的大脑内存（收集、整理）
第二步：把任何任务和项目具体成行动（组织）
第三步：执行并且回顾（回顾、执行）

第一步：清空你的大脑内存

为什么要清空你的大脑内存？这就提到蔡加尼克效应了。

蔡格尼克记忆效应（Zeigarnik effect），指人们对于尚未处理完的事情，比已处理完成的事情印象更加深刻。

比如你有一件今天必须完成的任务，同时又有个想看的电影，正常应该先完成任务再看电影。否则，这个“未完成的任务”就会一直困扰你，让你看电影也不痛快。

因为蔡加尼克效应的存在，大脑更容易记住那些未完成的任务，并且牵扯着我们的注意力。

GTD的第一件事，是收集。把任何需要跟踪处理的事情都放在“收集箱”，用外接硬盘去处理，而不是用自己的大脑去处理信息。

我们要养成日常收集记录的好习惯，逐一清点大脑里的这些事务，把想到的所有事情，全部列举出来，并记录下来。这里，推荐你利用一些高效的办公工具。比如伙伴云表格、one note、印象笔记、电子便签等。

注：以上表格图均来自伙伴云表格。

把所有事件收集起来后，接下来就是整理了。你需要对这上面的每一个事情，进行五个判断，并根据情况把任务进行细分。

以下是信息判断和整理的流程图：

综合概括下重要知识点：

最开始的清单，收集了你脑海中的所有任务，叫做收集箱
可能要做的事，愿望清单
无法一步搞定的事，项目清单
需要别人去做的事，等待清单
没有特定时间的事，执行清单
你可能去做的事，任务清单
有特定时间的事，日历

整理过程中，最好需要坚持三个原则：两分钟原则、四象限整理法、每日事物处理的1-3-5规则。

1、两分钟原则

任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

2、艾森豪威尔定律

我们把每天要做的事情根据重要和紧急程度分成四个象限，这种分类方式被称为艾森豪威尔矩阵。
它依据“重要”和“紧急”程度，将任务分为四类：

第一象限的任务毋庸置疑很重要，而且有明确的临近期限，理所当然应该获得最高优先级，立刻着手行动；

第二象限的事由于不紧急，就容易被忽略，因为总有那些“重要而紧急”的事情占据了我们的注意力—直到把它们拖成了“重要且紧急”，因此应当重点关注。

第三象限的事项无关紧要，完全可以忽略。如果真的安排了时间优先做这一部分，很可能是在避重就轻，陷入拖延；

第四象限是让我们看起来碌碌无为的罪魁祸首，所以要尽可能少做，或安排别人去做，把时间留给重要的事情。

落实到操作层面，我们可以利用多人协同工具——伙伴云表格进行多任务管理。

如下图所示，我们可以将任务的优先级别按照四象限方式进行区分；或者通过P0、P1、P2、P3...进行划分；再简单点的话，还可以直接用高、中、低来区别，最后再用不同的颜色进行标记。

图片来源：伙伴云表格

3、1-3-5规则

在使用2分钟法则和四象限法则后，做每日计划时，可以遵循1-3-5规则。

每天列出所有你需要做的事，然后，你每天的目标就是完成1件大事，3件不大不小的事，以及5件小事。千万不要高估自己的能力，根据数据统计，人每天处理三件重要的事，已经可以称之为高效了。

在结束一天的工作时，你要界定好第二天的1-3-5，这样你就做好了准备，第二天早上可以立即可以进入工作状态。

第二步：把任何任务和项目具体成行动

在把事件做了初步整理后（处理完2分钟搞定的项目，删除不需要做的项目；委派别人可以代为处理的项目和事件后），我们可以把项目根据分类放入以下三个清单。

1.下一步行动清单：单一事件可以直接列入行动清单；如果一个事件可能涉及很多的步骤和行动，我们称之为“项目”。虽然步骤很多，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。然后我们使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。

2.等待清单：等待清单的事件指，现有资源不足以支持采取下一步行动，事件要不需要他人协助，要不需要等待外部事件和资源。针对等待清单事件，应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。

3.将来/可能清单：这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习英文”，或者“出国旅游”等；可以在你的清单账户中，设定一个愿望清单，把你所有想实现的愿望都记录下来，放到愿望清单里。适时回顾并且完成。

第三步：执行并且回顾

如果你把你的时间都花在组织工作，而不去执行它们，那么所有的GTD系统都是不好用的！

做比想重要，先完成再完美 ！！

在执行过程中，如果遇到多任务管理等诸多繁琐的事情，也可以交给工具做。

1、日历视图：随时调整日程安排，节点清晰、任务进度全掌握

如果你有很多尚未确定时间的任务需要安排，那么尝试在日历视图下完成这项工作吧。直面日历，可以最为直观的看到一周或者一月内所有已创建日期的任务，帮助你更好地统揽全局、合理规划。

伙伴云日历视图功能，可以把工作写进“日历”，按天、周、月安排日程；点击事项即可查看详情，一眼get待办清单。还可以通过看头像确认负责人，进度流程人人有数，任务安排有条不紊！

图片来源：伙伴云-日历视图

2、看板视图：可视化看板，把控任务整体进度

对于一些需要轻度团队协作的项目清单，通过项目进度表或者项目看板的形式，将任务指定给小伙伴，就比较轻便。

伙伴云看板视图，就可以很好的做到这一点。

更多维度的任务分解：看板新增了一个分类层级——分组，你可以借此优化你的清单管理结构。

更加直观的信息展示：在看板上，工作项的进展、优先级和交付日期等信息一目了然，管理人员能够更科学地组织和调配工作流中的人、事、物。

更具象化的进度监控：看板有利于使用者及时检视与跟踪复杂项目的各个环节。推荐你优先展示核心内容，集中精力先处理这些部分。

图片来源：伙伴云-看板视图

打开【侧边栏打开】设置，一旦选中xx状态下的xx任务，右侧会自动显示该xx任务的详细信息，不用返回到原表格了，省时省力。

图片来源：伙伴云-看板视图

3、卡片视图：项目资料大图更清晰

高清图片分组展现，在卡片视图下，你可以自行设置卡片封面上所展示的信息，点击封面即可预览or编辑内容，用来做重点任务的呈现，是非常不错的选择。

4、数据分析图表，辅助复盘回顾

最后，我们需要按日回顾、周回顾、月回顾来总结GTD系统。

一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查，那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。
这里，可以利用伙伴云仪表盘进行辅助复盘总结。

仪表盘中的筛选组件，可以动态筛选相关数据。比如我们可以统计下xx部门xx时间内的任务整体完成情况、个人任务的完成情况、任务完成进度...

图片来源：伙伴云-仪表盘

总之，能坚持用GTD时间管理法的人，能力都不会太差。

上述就是小编为大家整理的想成为时间管理大师？GTD时间管理法了解下相关内容。

国内(北京、上海、广州、深圳、成都、重庆、杭州、西安、武汉、苏州、郑州、南京、天津、长沙、东莞、宁波、佛山、合肥、青岛)伙伴云软件分析、比较及推荐。

版权声明：本文内容由网络用户投稿，版权归原作者所有，本站不拥有其著作权，亦不承担相应法律责任。如果您发现本站中有涉嫌抄袭或描述失实的内容，请联系我们jiasou666@gmail.com 处理，核实后本网站将在24小时内删除侵权内容。