使用Outlook作为信息的管理工具，有效组织并提高信息的利用效率的方法

信息的有效组织将大大提高信息的利用效率。Microsoft Office Outlook 2007作为信息的管理工具，提供了简单、快捷的方式，帮助您轻松完成日常事务的组织、管理与规划。

1：善用“待办事项栏”管理您的日常事务

在Outlook 2007中，您如果创建了一个近期的约会、会议要求或任务等，这些信息都将自动地呈现在待办事项栏中(如图1所示)，从而避免您错过近期所有重要的事务。而且，在OneNote中标记的任务也会自动地同步在Outlook待办事项栏中。

图1 Outlook待办事项栏

2：设置日常事务的执行优先级和类别

在处理日常事务时，常常需要确定哪些任务是重要紧急的，哪些任务是可以延期的，并希望能够对相关的任务进行类别的分组。在Microsoft Outlook 2007中，您可以利用“颜色类别”功能为不同的事务进行颜色标识，从而帮助您快速、清晰地区分不同的任务。

在Microsoft Outlook 2007的“待办事项栏”中，右键单击指定的约会、电子邮件或任务，在随后打开的快捷菜单中，单击【分类】命令，在其下拉列表中选择一种颜色类别即可，如图2所示。

图2 使用颜色指定类别

首次使用颜色类别时，您可以在“分类”下拉列表中，单击“所有类别”选项，打开“颜色类别”对话框为不同的颜色定义一个更有意义的名称，或者根据需要创建新的颜色类别，如图3所示。

图3 设置颜色类别

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