在使用Word制作商务邀请函时批量加入客户信息的方法（怎么将邀请函生成多个文档）

在前面我们已经讲述了使用word制作商务邀请函的方法，在设计客户邀请函时，需要考虑收函对象，不同的人应用不同的称谓以示尊敬。而众所周知，客户的名字大多是不相同的，如若人数较少的话，通过手动输入，或者从客户列表中直接复制客户的名字，来完成邀请函的设计，可能不会存在什么问题，但是，当受邀的客户多达上百人时，这就会成为一项庞大的工作，且工作效率也会大大降低。销售经理小黄，应该如何解决该问题呢?

选择联系人

利用Word 2010中强大的“邮件合并”功能，小黄可以在客户邀请函中轻松将存储在Outlook联系人中的客户批量添加过来。

1. 在制作好的客户邀请函文档中，切换到“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”选项组中，单击【选择收件人】按钮，并在随即打开的下拉列表中执行【从Outlook联系人中选择】命令，如图1所示。

图1 从Outlook联系人中选择

2. 在随即打开的“选择联系人”对话框中，选中Outlook中的“客户”联系人列表(前提是已经在Outlook中创建了“客户”联系人文件夹)，然后单击【确定】按钮，如图2所示。

图2 选中联系人列表

3. 在随即进入的“邮件合并收件人”对话框中，可以看到从Outlook中导入进来的所有客户信息。不过，小黄只想给“经理”和“总经理”级别的客户发送邀请函，所以他需要在“调整收件人列表”选项区域中，单击的“筛选”文本链接，以筛选符合条件的客户，如图3所示。

图3 筛选客户

4. 在随即打开的“筛选和排序”对话框中，将“域”设置为“职称”，“比较关系”设置为“包含”，“比较对象”设置为“经理”，或者“总经理”，如图4所示。

图4 筛选条件

5. 单击【确定】按钮关闭“筛选和排序”对话框后，在“邮件合并收件人”对话框中就只剩“经理”和“总经理”级别的客户了。可以在收件人列表框中，通过向右拖动水平滚动条，来查看“职称”列中的信息，进行确认，如图5所示。

图5 查看职称

6. 最后，单击【确定】按钮关闭“邮件合并收件人”对话框，联系人添加完成。

插入合并域

将Outlook中的客户信息导入到邀请函文档中后，客户信息并不会自动显示在正文中，需要通过“插入合并域”的方式来显示客户的相关信息。

1. 首先，将光标定位到需要显示客户姓名的位置上，然后在“邮件”选项卡的“编写和插入域”选项组中，单击“插入合并域”下三角按钮，在随即打开的下拉列表中单击“名”选项，如图6所示。

图6 插入名

2. 此时，便可以在文档当前位置上看到已插入的“名”域，如图7所示。

图7 插入的名

设置邮件合并的决策功能

在邀请函中，需要根据“性别”来设置不同的称谓以示尊敬，即性别为“女”，称谓为“女士”，性别为“男”，则称谓为“显示”。因此，小黄需要通过指定“规则”，来添加邮件合并的决策功能。

1. 光标定位在已插入的“名”域的后面，然后在“编写和插入域”选项组中，单击“规则”下三角按钮，在随即打开的下拉列表中执行【如果…那么…否则…】命令，如图8所示。

图8 选择规则

2. 在随即打开的“插入Word域:IF”对话框中，将“域名”设置为“性别”域,,“比较条件”设置为“等于”，“比较对象”设置为“1”(从Outlook导入联系人时，系统自动将“性别”字段转换为了“布尔值”，即“1”代表“女”，“2”代表“男”)，并在“则插入此文字”列表框中输入“女士”，在“否则插入此文字”列表框中输入“先生”，如图9所示。

图9 设定规则

3. 单击【确定】按钮，关闭对话框后，所设置的规则即被启用。可在“预览结果”选项组中单击【预览结果】按钮来查看合并后的结果，也可通过单击【下一记录】或【上一记录】按钮逐条预览，如图10所示。

图10 预览结果

轻轻松松完成客户信息的批量添加，从而为小黄节省了大量的工作时间，工作效率得到有效提高。

至此，邀请函设计完成，接下来的工作就是将邀请函发送给相关客户。

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