协同OA系统业务接待管理解决方案

一家公司的专业度、规范性体现在方方面面，尤其是外来客户来访时，不仅对外能够展现公司的企业文化和服务水平，对内来说，能够落地公司制度和提高内控水平。

很多公司为了保障安全，有着严格的门禁管理制度，要求所有来访人员都要进行登记。

在传统方式下，有人员来访时，门卫首先进行电话确认，确认后登记身份证件并发放临时工牌后方可放行准入。甚至有时会要求接待负责人现场到门卫处迎接来访者，程序繁琐，造成了大量的时间浪费。

因此，OA通过电子化流程审批，改变原先纸质审批、人工询问的繁琐过程，实现企业客户来访接待流程、记录，到招待费用报销全面一体化管理。

（业务招待管理整体架构）

客户来访功能场景亮点

一、来访信息事前备案

来访者与接待人员、接待组成员之间的信息不通，是导致沟通效率低的重要原因。

现在，客户接待负责人员与来访者进行确认，充分了解来访者信息，并在OA系统中导入来访者信息及来访事项安排申请：

（客户来访申请单）

1）来访者信息：需准确了解来访者姓名、职务、联系电话等信息，并录入系统。

2）事由及安排：清晰记录来访目的、时间、需配合的人员及要求等。

3）需准备资源：需确认接待所需资源，包括会议室、会议设备、车辆安排等及所需时间要求。

在客户来访申请流程表单中写明来访具体信息，发起流程后经相关领导审批后可办理筹备事宜。

二、业务招待费用透明化管控

业务招待费是指企业为生产、经营业务的合理需要而支付的应酬费用，加强控制和规范业务是企业招待费管理的重点工作。

OA通过建立标准化的费用管理体系，公司各部门每年、每月可能发生的业务招待费预算在系统中动态掌控。

1、设定接待标准

将接待分为参观、用餐、用酒、住宿、交通等类型，每个参观类型都有对应的标准，实现费用管理精细化、标准化，避免在业务招待上钱账不清，导致贪污。

2、申请借款流程

来访申请通过之后自动生成接待清单。在完成接待申请之后，自动触发借款流程，费用小助手将预算情况自动带出，还有多少预算可用、还有多少预算未还清等信息清晰可见。

（业务招待预算申请）

并且可以在一张业务招待预算申请单中，实现多种招待类型（住宿、交通、餐饮等）在同时完成预算申请。

根据招待类型的选择不同，表单展现不同。当选择就餐时，只显示就餐相关内容、当选择住宿时只显示住宿相关内容等，从而简化用户界面。同时将接待申请里面的信息自动汇总到接待清单里，保证接待费用透明化、清晰化。

3、招待费用报销

报销流程关联业务招待费事前申请，报销信息从事前申请联动带出，根据是否报销完成，来判定是否释放剩余的已冻结预算

此外存在着多笔招待费用一次报销的情况，因此为了提高报销效率、简化报销流程，泛微费用报销流程支持一次关联多个报销单。

财务可很方便的统计出各部门的费用明细，可有效解决统一结算的费用分摊问题。

三、来访接待过程智能化

1、来访提醒

在系统中将来访接待信息录入后，自动提醒与本次接待有关的人员，相关人员根据流程内容可快速进行来访准备。

同时来访者也能收到系统自动发送的邀请短信和二维码，在进入公司时向门卫出示即可。

2、来访身份验证

为了防止无关人员混入公司，门卫大多会问“请问您找谁？”、“请打个电话确认一下”、“请打电话让对方来接”等问题，但造成了流程的繁琐和工作效率的低下。

OA通过身份验证等功能解决门岗准入放行所带来的工作效率问题。

1）身份验证：当来访者到达公司时只需出示短信通知，门卫工作人员通过系统，根据短信通知中的预约号，可直接查询到来访者相关信息，不需要打电话，即可确认来访者的信息。

（来访信息验证）

同时，来访者的短信提示包括来访地点、接待人电话以及进入公司需要所遵循的有关规定。

2）登记准入：门卫确认短信信息之后，扫描来访二维码，直接通过系统，记录下该来访者的实际来访时间。

离司确认：来访者办理完成相关事项后，离开时门卫可通过终端设备再次扫描来访短信中二维码并确认，即可完成来访者的离司。

3、来访记录档案

客户接待结束之后，业务接待费实际花费多少、客户实际的来访时间等情况如何记录下来进行复盘，泛微通过台账功能，形成来访记录档案。

由于客户来访通过流程进行驱动，待流程审批完成之后自动形成客户来访档案库，客户来访信息自动导入。

客户来访后，将业务接待产生的费用进行报销，每张发票关联报销流程，具体用了多少，清晰可知。

（客户来访记录台账）

后续若是有问题可以及时追踪，并且能够根据台账，统计客户来访次数、频率、接待费用等数据。

客户来访应用场景价值

泛微客户来访应用，帮助企业快速处理来访和接待事宜，确保客户来访接待工作有计划、规范化、效率高。

以线上流程审批、线下扫描接待预约码，实现了客户来访的智能化、规范化，助力公司上下办公信息化。

同时，OA能够对客户接待标准进行全程透明化的把控，避免出现铺张浪费等行为，有利于落实公司制度，保证公司资产安全。

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