[软件测评]国内最好用的免费表单工具测评盘点,表单软件有自动汇总的功能吗

移动互联网时代，随着数字营销、营销自动化、数字化新闻的兴起，在线表单工具的需求也不断提升。作为热门的SaaS产品之一，在线表单在过去几年发展迅速，目前产生在线数据搜集、在线调研、在线测试评分等多种类型。根据用户对数据的不同需求，有的偏重在数据搜集，有的偏重在调研，还有的偏重在数据管理与协作。

哪些表单工具可以满足不同企业中不同岗位的需求，同时还能提供优秀的使用体验？

本次评测挑选国内市场常见的在线表单工具，分别从可用性、易用性、功能完备度、实际使用体验4个维度进行评测，为潜在的用户和购买者提供决策参考。

评测维度

本次评测将从可用性、易用性、功能完备度、实际使用体验4个方面进行评测。为明确每方面的范围，以下为具体说明：

可用性：评测相应工具所支持的平台，以确认是否能在不同的设备和场景中使用。支持平台越多，可用性越好

易用性：评测相应工具的注册、上手流程，以确认其是否简单易用，对新手友好。注册越方便、越容易上手使用，易用性越好

功能完备度：评测相应工具在表单创建、发布、回收环节的功能完备和成熟度。提供的功能越实用、越丰富，功能完备度越好

实际使用体验：评测相应工具在实际使用中的表现，检验其对实际需求的匹配情况。得分越高，实际使用体验越好

可用性

表单是一款轻量级工具，不涉及复杂交互，网页就能承载它的所有功能。目前绝大多数表单工具主要基于网页设计。

评测的4款表单工具中，只覆盖网页端，其它3款表单工具同时覆盖网页、微信小程序、安卓、iOS四个平台，可用性更好。

易用性

国内大多数表单工具引导用户通过手机号、微信扫码进行注册，部分平台在用户微信扫码注册后同时要是手机注册或绑定原账号。评测的4款表单工具中，只有问卷网可以实现免注册使用，即通过微信扫码登录后直接使用，不需重新注册或者绑定账号。注册流程比其它产品更为复杂，用户注册时需要同时提交邮箱、所在组织、昵称、手机号码4组信息，尽管也支持微信扫码注册，但入口隐藏较深。另外扫码后仍会要求注册新账号或者绑定已有账号。

在降低新用户上手难度方面，4款表单工具都提供了模板，不过只有提供了新手使用引导。

使用表单工具的3个核心环节是表单创建、发布和回收。表单创建环节的核心元素是模板，4款表单工具都提供了覆盖多个场景和用途的模板。对比而言，伙伴云的模板种类和数量更占优势。

表单发布环节中，问卷星的功能相较其他表单工具更丰富，不仅支持超链接、二维码、微信、短信等多种发布形式，对最常见的微信发布也提供了更丰富的自定义选项，此外对于发布后不同来源的数据追踪，也有很好的支持。

表单回收功能同样是问卷星更占优势，不仅支持基本数据概览，同样可以实现在线SPSS分析、分类统计、交叉分析等更复杂的统计和分析。

实际体验中，4款表单工具都能很好地满足问卷调查、活动报名、在线投票、考试测试等常见表单需求，只是在具体环节中因为功能丰富程度不同而略有差异。整体而言，伙伴云的模板库和支持的表单发布形式更丰富，问卷星、问卷网两款工具在表单发布形式、数据分析方面的功能更加完善。

收集和整理报销发票，是财务人员要经常要做的基础工作，如果还是通过邮箱、微信等通讯工具来收集再手动整理，那工作量和繁琐性可想而知。那么有没有什么工具来帮我们提高收集和整理发票的效率，进而提高办公效率呢？在这里就和大家分享一款新型的表格工具：
伙伴云，它就可以轻松实现快速收集、自动汇总和整理报销发票的信息，并且还有很多贴心的小功能，比如它还可以自动按照发票的提交人等信息给每个发票文件重命名并打包下载。

下面我们分别来了解：

• 通过表单实现自动汇总报销发票信息

• 通过“分享视图”实现自动汇总报销发票信息

• 自动按发票提交人等信息给发票命名并打包下载

• 快速创建统计图表，完成数据分析

分别来看：

方式一 通过表单实现自动汇总

伙伴云表格上有个表单功能。它在表格上就可以创建表单，通过表单填写并提交的数据，可以实时自动汇总到表格里，不需要再手动汇总。我们来看下实现步骤。

1.创建报销发票收集表并生成表单

在这个表格中，根据需要，增加了以下表单填写项，也就是列的名称，并为各个列选择了合适的数据类型（伙伴云 支持丰富的数据类型）。

• 姓名：用了“文本”类型，记录员工的姓名；

• 类别：用了“单选”类型，并创建了多个带有颜色的单选标签。双击单元格就可以选择一个。如下图：

• 日期：用了“日期”类型里的国际标准格式，用于填写发票产生的日期，点击就可以选择日期；

• 金额：用了“数字”类型，并选择了人民币格式，用于记录每张发票的金额。输入数字后就会自动以人民币格式呈现；

• 发票（电子发票）：用了“文件”类型，可以插入Word、Excel、PPT、PDF等文件。我们可以添加电子发票；

• 纸质发票（拍照）：用了“图片”类型，将纸质发票拍照后，点击单元格就可以插入图片；

• 提交人：用了“创建者”类型，每当增加一行记录，“创建者”列便会自动显示创建人的头像及账号昵称；

• 提交日期：用了“创建时间”类型，类似于“创建者”，当新增一行记录时，“创建时间”列便会自动记录当前的新增记录时间。

这样，一个报销发票收集表就基本建立完成了。然后点击表格右上角的“表单”就可以直接生成一个表单。表单上的填写项就是表格里的列名称。然后就可以进去设置表单了。如下图：

2.设置表单

在表单设置里，我们可以根据需要设置必填项、填写注释、选项的展示形式（下拉或者列表）、通知规则、访问权限（谁都可以填写、仅注册登录用户可填写、团队版里特定的群组可以填写）、提交后重定向网址等等。

比如在“提交后重定向地址”那项里，我就输入了本表单的填写地址，当填写人填写完并点击提交后，页面就会自动提示并显示为表单填写界面。我们就可以再次填写报销发票信息并提交了，直到不想填写为止。

顺便说明的是，表单文本框支持记忆功能，在我们输入过的文本框中，可以自动记住并显示前几次提交的文本信息，这样有的需要重复填写的信息就无需再次输入了。

3.共享表单

点击表单界面上的“共享”按钮，就可以复制表单的链接或二维码，发送给需要填写的人员了，填写人员填写并提交的信息，都会实时自动汇总到我们之前创建好的那个表格里。

并且，我们还可以根据需要，在表上增加想要的视图，比如按月分组、按年分组等，并为视图设置相应的规则。比如用工具栏的分组功能就可以对日期列，自动按天、周、月、季度、年分组。

为视图设置规则后，无论是已有的汇总数据，还是以后新增的数据，都会自动进入到符合视图条件的各个视图里。这样就在自动汇总数据的同时，也实现了自动整理数据。我们可以随时快速切换查看这些不同角度的数据。

方式二 通过分享视图实现自动汇总

“分享视图”功能是团队版里的高级功能之一。它能应用于很多精细化的表格协作场景。比如可以轻松实现，在一个表格里，每个人只能看到和填写/修改自己的信息，无法看到别人的信息，所有人填写的信息都会实时自动汇总到表格的默认视图里，表格管理员可以看到所有汇总信息。

相对于表单，其优势主要有两点：

• 表格管理员可以直接在表格内分享视图给公司成员、部门、群组，所有操作在 伙伴云表格中即可完成，更加便捷。

• 提交者可以在提交表内看到自己提交的信息，并且可以对已提交内容进行增删修改，自由度更大。

下面我们就通过“分享视图”，实现自动汇总。

1.增加提交人填写表视图并锁定视图

在原表的默认视图基础上，增加一个“提交视图”，专门用于发票提交。然后使用工具栏的过滤器按钮，为该视图设置的条件为：提交人，包括当前用户。这个当前用户对于每个成员来说就是当前用自己账号登录的用户。

同时，我们还需要点击过滤器旁边的锁定视图按钮，来锁定视图条件，这样每个成员打开这个被共享视图后，就无法取消该视图条件了。通过设置视图条件+锁定视图，每个成员在打开这个被共享视图后，就只能看到和填写/修改自己的发票信息了。

如下图：

2.分享视图

在完成上一步后，我们就可以点击该视图的“分享视图”按钮，把视图分享给要填写的成员，或者大家都在里面的群组。直接共享给群组更加方便。

填写人在表格后台打开这个被分享视图后，就可以随时填写和修改自己的报销发票信息了，所有人填写的信息都会实时自动汇总到表的默认视图里，表格管理员可以看到所有人填写的汇总信息。

同样，这些汇总信息也会自动进入到之前已经设置好视图规则的各个视图里，比如按月分组视图、按年分组视图等。这样，就同步实现了自动整理信息，我们可以随时切换查看。

如下图：

以上我们介绍了，怎样通过 伙伴云 的两个功能来实现自动汇总报销发票信息。那么如何打包下载发票呢？如何统计和分析这些数据呢？

我们再分别来看。

自动按发票提交人等信息命名并打包下载

伙伴云 的“文件”类型、“图片”类型，都支持单个下载，也支持下载全部，并且在下载全部时，还可以使用其他列的值作为文件名，这些列可以选择一列或多列，而且还可以拖动列值的显示顺序。

下载全部界面，如下两张图：

选择列值作为文件名，如下图：

设置完成并保存后，即可点击下载按钮，每个打包下载的压缩文件夹名称就是表格的名称，解压后里面的各个文件名称就会按我们选择的列的值以及顺序自动命名了。我们就省去了对大量文件进行重命名的麻烦了。

快速创建统计图表，完成数据分析

在前面已经实现了自动汇总和整理数据，那如何对这些数据进行统计和分析呢？使用表格右上角的“统计”功能，仅需选择简单参数就可以为表的视图创建出想要的统计图表，帮助我们完成数据分析。

图表创建后，自动更新。点击还可以直接进去查看和编辑对应的统计记录。如下图：

总结

通过本文的介绍，相信你的发票收集与自动汇总工作一定多了一个选择工具。无论是使用 伙伴云 的表单，还是使用“分享视图”功能，它都能帮我们极大地提高办公效率，轻松实现快速收集、自动汇总、自动整理和自动统计分析的工作。当然了，这只是它的其中一个使用场景，我们也只用到了部分功能。作为一款新型的在线协同表格和信息管理工具，伙伴云在使用上非常灵活，我们可以根据需要去灵活使用。

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