如何选择报表系统?报表系统的主要功能有

来源网友投稿 827 2022-07-04

谈数据化管理离不开报表系统,企业都会用到报表系统,但不可能有十全十美的报表系统,毕竟任何一个行业和企业受自身客观环境的限制。但做报表的表格表姐们,总要有点理想和追求,就好比到一定年纪会自问,我的人生追求到底是啥?

报表系统,合适的就是最好的。

脱离了业务驱动的任何IT系统,没有价值,因此能够从客户需求出发,打造出适合某个细分市场的报表系统,就是最好的报表系统。

现在报表工具市场百花齐放,自有存在的道理,所谓的大数据报表引擎,在相当长的时间内,对于很多企业来讲,是没有必要的,大炮打蚊子,那也是极其浪费的事情。

同时,大数据让客户的数据意识渐起,因此,即使针对的是小数据的报表工具,也能赶上一波红利,如果报表工具之前没有特别的差异性,客户服务能力就至关重要了,IT一定程度卖的不仅是产品,还有服务。

如何看待报表系统?

任何代表趋势性的发明和系统,都来自最前沿的应用领域,报表系统最核心的是对于数据的处理和展现,因此,以大数据应用为核心,或者拥有海量大数据的企业,其对于报表系统的诉求和应用,应能代表这个技术的发展方向,互联网企业可以向BAT看齐,传统企业可以向运营商看齐,比如中国移动曾经打造了世界最大规模的数据仓库系统,在那个时候,引领了数据仓库建设的潮流。

那么,企业如何打造极致的报表系统?

首先,极致报表系统的打造,不是一个工具或系统就能单方面解决的,企业自身对于报表的认识和投入是至关重要的。

因为报表系统能力不仅取决定于工具能力,也依赖企业的数据管理能力,而数据管理能力在各个企业的情况不同,同样的工具在不同的企业应用那也是千差万别,好马也要配好鞍。

数据管理能力除了数据质量,最重要的是数据标准化能力。

一个企业的报表成千上万,运维开发团队疲于奔命,这是有问题的,说明它的数据管理能力还未到达一定的水平,当然,这也是大多企业的常态。

产生这个问题的一个根本原因是标准化能力不足,报表由指标组成,一个企业的基本指标非常有限,但指标的组合可以无穷无尽,因此,报表可以无穷无尽,这是祸根。

大多数企业做不了报表标准化的事情,有两个根本原因:

一是IT报表团队本身的问题。BI领域一直有一个挑战,就是到底是以满足业务人员需求为主还是致力于打造一个平台,更致命的是,BI人员所谓的满足需求并不是在完成一个功能,而是价值也许只有几天的一段取数代码,其是无法实现很好的传承的。

但打造一个平台是何其艰难,因为这里的平台不仅仅指功能,不是搞个自助配置工具就算是了,还包括数据平台,你可以叫作数据中心,核心就是要打造一层标准化的数据层,对于报表来讲,就是指标。

二是IT报表团队与业务人员的博弈。业务人员屁股决定脑袋很正常,但无论报表做的多急,要的多快,报表团队还是要注意控制节奏,因为大多数企业,业务人员提报表需求没有成本,决定了让业务人员自发减少需求是无解的,到了一定阶段,你做的再快,也无法带来满意度的提升。

报表团队总要预留些余粮和人力,规划一下自身的蓝图,研究下更高效的支撑方式,一个IT部门,大多时候,报表规划建设一笔带过,买个工具呗,更不会关注到标准化这种事情,你不提,谁都不会提。

报表标准化也不可能让业务人员提出来,只有自力更生了,而且,即使你提出来了,业务人员还可能不理解。

报表团队深陷事务型工作而难以抽身,很大程度反映了其视野的局限性,习惯用人力的投入解决一个无解的问题,报表管理者是需要反思的,我们总说表哥是老实人需要做老实事,但规划上绝不能含糊,大数据时代,数据创新恰恰应该放到报表团队的核心位置。

有哪些理想的报表工具?报表工具与那些发展前景?

(以下是技术和需求的探讨,不关心的同学可以跳过)

为避免广告嫌疑不明说,市面上能数一数二的也就一两家。这里更希望谈一些我认为的好的报表系统的特质,和未来的发展追求。

1、速度是极致报表系统的一个基本要求。

笔者早几年接触到淘宝的数据魔方的时候,是非常惊讶的,它海量的数据、极致的速度,多维的展现,是多么的完美,后来到网上找了很多相关资料,才知道这个产品在数据处理上做了大量的定制改造,才使得它有这个表现。

那么能否有一个更加通用的报表后台引擎,在降低对于数据定制化处理要求的同时,提供极速的前台多维查询展现?

虽然我们厂用HBASE实现了指标库,后台指标数据几百亿,但其对于数据的定制要求太高,在很多场景难以适用,而且,似乎没有好的成熟前台能够适配,自己全套定制做也不大可能。

传统的报表工具引擎侧重展现,但对于后台数据大多时候仅仅起到一个接入的作用,它的设计理念,可以认为是以重前台,轻后台的方式,尽可能覆盖更多的后台数据的形式去满足市场需求,但带来的问题是,后台数据深度支撑能力太弱了,因此无法满足海量多维度数据的快速查询要求。

2、海量,快速,多维,是未来报表引擎的要求

对于拥有海量数据的企业,需求已经在改变,有时,宁愿自己做报表,也不再愿意采购报表工具产品,这是有其原因的。

笔者已经知道当前市场上有不少新型的OLAP产品,诸如Kylin等产品的企业也在崛起,笔者没用过,无法做出评价,但这个的确代表了方向。

所以说速度越来越重要,还因为当前有一种趋势,分析型和清单级报表需要融合成一体,也就是说,从指标可以下钻到清单,这可以帮助实现分析执行一体化,而以前清单往往靠取数临时实现,造成了两者的不一致,降低了异动核查的效率。

比如运营商其实有两套报表,一套叫生产报表,一套叫经分报表,前者以满足一线生产为主,后者以满足管理者分析需要为主,以前很难有一种报表工具能同时支撑这两种数据查看模式。

3、开放性是极致报表系统的一个根本诉求。

其实,所谓开放和封闭是相对的,如果你的封闭体验和性能做到了极致,客户可以牺牲一定的灵活性来适应你的产品。

现在诸如数据库一体机大行其道,因为好用嘛,暂时也没有好的替代品。

但是,在报表产品上,封闭可能成为不了趋势,笔者以前谈过,越是面向前端的产品,用户对于灵活性的诉求会剧烈增长,直到抵消产品封闭带来的价值。

报表工具有前端展现和后台数据引擎两个基本模块,假如你有强劲的后台数据引擎,就需要考虑,前端的展现是否可以开放接口,能否提供一套API?要知道,再牛逼的前台展现搞不过EXCEL,也搞不过PPT的组装,更搞不过各个企业复杂的业务管理、机制和流程要求,比如,报表展现要打个水印怎么办? 加入一段安全控制代码行不行?

当然,不仅仅是前台开放,后台也需要,比如报表数据的刷新,触发方式多种多样,总要有些定制化能力,提供更多的可配置性和开放性。

4、适配性是极致报表系统的一个现实要求。

各类报表产品显然对于企业系统环境是有要求的,但不要为了极致性能而忽视现状和通用性,比如SPARK2.0刚刚推出,就不要说产品只支持2.0,假如是基于hadoop的,则需要尽可能兼容大多数版本。

一般来说,假如只是为了打造一个更快的报表系统,企业不会去改变它现有的技术架构体系,毕竟报表始终是IT的下游系统。报表系统更应该考虑的是如何尽可能的适应当前大多数企业的现状,与时俱进吧。

在大数据时代,产品的竞争力,很大程度是取决于你版本的更新速度,因为客户的需求变化很快,技术更迭也很快,必须要适配的足够快,已经有太多牛逼的公司由于缓慢的产品更迭速度而备受客户诟病,一旦口碑做坏了,就一去不复返了,报表工具不是一种容易硬捆绑的产品,而且这个圈子并不大。

再次,谈谈报表前台吧。

当前,很多报表产品都已经有拖拉钻取的功能,但建议的一个设计原则是,能简单就尽量简单点吧,一个报表产品前台,不要提供太多的选择,最好还能分一下用户层级。

大多企业一线人员,是报表的主要使用者,根本不会拖拉钻取,它如一个婴儿,报表是喂给它的,只要看得清楚,速度快就行了,不要奢望它会用到你哪怕30%的功能,给个搜素、收藏夹、导出功能就足够了,以前OLAP产品所以用不好,就在于使用门槛太高,很多使用人员,甚至不知道啥叫维度,啥叫指标,你让他拖什么?

高级的定制功能,设计步骤也要点到为止,配一张报表,最多是三步,选择后台表,选择指标和维度,报表设计(比如多表头啥的),生成报表,当然还有调度啥的,就不细谈了。

最后,还是要提提报表企业的雄心吧。

不少报表企业被大企业收购了,很大原因是它形成不了生态链,一旦产品同质化,就只能依附于大系统的巨无霸生存,这种结合显然于双方都有利,一个将自身产品的价值链进一步延伸,一个依附于某个数据库或者某类系统,能够获得额外的性能提升,以此形成新的差异化竞争优势。

但是,弊端也很明显,跟着巨无霸往往意味着速度变慢,创新变慢,那么,报表企业到底如何才能施展自己更大的抱负呢?

单靠一款报表工具打天下其实风险很大,因为维度太单一,前段时间,吴伯凡在《日知录》中提企业竞争力的时候,谈到的降维打击是很有启发意义的。

  一、报表的编制方式
  会计报表按其编制方式大体可以分为两类:一类是预置报表;另一类是自定义的报表。
  (1)预置报表
  预置报表是指在程序中固定报表的格式和数据公式,使用时程序按规定的途径取得数据,输出一张由程序员设定格式的报表。账务系统通常预设有科目余额表、科目汇总表、试算平衡表、资金日报表,以及辅助核算输出的一些业务报表或分析表等。
  (2)自定义报表
  自定义报表顾名思义是根据用户定义而生成的报表。例如,资产负债表、利润表、利润分配表、现金流量表等对外报表,以及费用之类的内部管理报表,都由用户自行定义。报表系统通过一种机制即通用报表系统提供的功能供用户定义报表的格式、数据来源以及计算方法,因此它能生成各种格式不同的报表。当报表格式改变时,用户只需修改报表的定义即可。
  一般来说,在一个综合性的会计软件系统中,不仅要预置若干格式固定的报表,而且要将其中各个子系统的报表生成功能分离出来,设计一个独立的通用报表系统。
 
  二、报表系统的基本功能与操作流程
  1.报表系统的主要功能
  报表系统主要功能包括文件管理、报表定义、数据处理、合并报表及报表输出等。
 
  2.报表处理的操作流程
  编制报表的处理方法是先定义后生成。报表定义相当于系统初始化,对一个具体报表而言定义是一次性的操作,只要格式和取数关系没有改变,其定义就无需修改。报表定义的基本过程是:
  (1)设计报表草图。即在纸上设计草图,标注有关的数据。
  (2)创建一张新表并定义报表框架。建立新表后输入报表标题、确定报表尺寸,画表格线并输入栏目名称等。
  (3)定义报表数据。主要是在报表上输入数据、取数公式等。
  (4)修饰报表单元。可以设置文字的字体与大小,设置数据在单元中的对齐方式,设置数值格式等,这可使作出的报表更完美。
  (5)设置打印参数。根据用户安装的打印机,设置报表的打印参数。
  (6)保存报表。应将报表定义的结果保存在系统中。
 
  3.报表的格式状态和数据状态
  有些报表系统将屏幕报表分为格式状态和数据状态,用户根据操作需要自行选择。
  (1)格式状态。在格式状态下能看到报表的格式、固定单元的内容以及变动单元的计算公式,同时也可以修改报表的定义,但看不到变动单元的具体数据。
  (2)数据状态。在报表数据处理时应该选择数据状态,如在数据状态下追加表页、报表重算等。在数据状态下不能看到报表的单元公式,也不能修改报表的定义,但能看到一张完整的报表,包括报表框架和具体的数据。
 
  三、报表格式定义
  1.表样格式。报表表样格式主要包括标题、表头、表体、表尾、报表尺寸、表格线、行高、列宽、组合单元,以及所有辅助性说明文字等等。
 
  2.单元格式。单元格式主要有字体、字号、数据颜色、对齐方式、数据类型、数字格式、边框样式等。其中,数字格式指数值型数据在显示或打印输出时的表示形式,如:0、0.00、#.## 、0.00%等。
 
  四、报表数据定义
  1.会计报表的数据
  报表数据指表格单元的内容。单元分固定单元和变动单元,其中固定单元的数据一般是在报表定义时直接输入的,例如,资产负债表中第1、2、5、6各列的数据,它们是固定不变的,输入之后通常不再需要修改。变动单元的数据一般为数值型数据,主要有:
  (1)取自账簿或其他报表的数据。
  (2)计算产生的数据。
  (3)系统外部数据。
 
  2.计算公式与取数函数
  单元数据的计算公式一般由运算符号、常数、变量或函数构成。目前一些报表系统已经提供有账簿函数、财务函数等,其中的账簿函数通常包括有总账取数函数、工资取数函数、固定资产取数函数等。
  (1)总账取数函数
  账簿取数函数一般都是按会计科目、核算项目取数的。但按科目取数还要明确取什么数的问题,即取年初余额、期初余额,还是取本期发生额、本年累计额和期末余额,等等。
  (2)表问取数
  表间取数一般要在引用单元之前加上报表名称,基本形式是:
  <表名>!<单元>
  例如,“资产负债表!C8”表示引用资产负债表的第8行第3列单元的值。
  小提示:
  “!”通常读做“的”。
  (3)表内运算函数
  表内运算函数主要有以下几种:
  ①不连续单元求和:如C1+C5+C8
  ②连续单元求和:如SUM(C1:C8)
  ③求单元平均值:如AVG(C1:C8)
  ④统计单元个数:如COUNT(C1:C8)
  ⑤求单元*5值:如MAX(C1:C8)
  ⑥求单元最小值:如MIN(C1:C8)
  (4)计算公式
  大多数的报表系统规定,单元公式以“=”号打头,换言之没有“=”的是固定单元,而以“=”开头的是计算公式。例如:
  =QM(1001,月,”借”,,年)+D6,表示当前单元取本年现金借方科目本月月末余额与D6单元数值之和。
  =C6-C7,表示当前单元取C6单元与C7单元数值之差。
 
  3.单元数据定义
  数据定义方法一般有以下两种:
  (1)直接在表格上定义。
  (2)用批命令定义。
  五、报表审核关系定义
  通过设置报表数据之间的审核公式,检查所编制报表的正确性。
  审核关系一般用一个关系表达式表示。审核关系表达式可以是一个等式,也可以是一个不等式。
  六、报表数据处理
  1.数据采集与报表重算
  报表生成一般有两种方式,即自动计算和手动计算方式。自动计算方式是指报表数据或公式发生变动时,系统将自动对报表进行重新计算;而手工计算方式则必须执行报表数据采集或报表重算功能,报表数据才会改变。
  报表重算功能的操作过程是:
  (1)打开报表。
  (2)选择数据状态。
  (3)执行报表重算功能。
 
  2.表页管理
  表页管理允许对一个报表设置多个表页,而且一个表页代表一个会计期间的报表。一个报表不论有多少表页都只能有一套公式,即同一个报表的不同表页其计算公式是完全相同的。
  表页管理一般提供增删表页、设置关键字、表页锁定、表页排序等功能。如果一个报表按会计期间设置表页,则每个期间要增加一个新的表页。对新表页需要命名、设置关键字以及为表页设置相应的取数期间。
 
  3.报表汇总
  报表汇总一般用于两种情况:一是单位内部不同期间的同一种报表的汇总;二是不同单位同一期间同一种报表的汇总。两种情况要求汇总的都是同一种报表,即数据可以不同但格式必须完全相同。
  小提示:
  请大家注意上述的两个“同一种”,它是报表汇总的关键。
  报表汇总可以转化为表页之间的汇总问题,即通过表页汇总来实现报表汇总。所以报表汇总,实际上是将多页报表数据进行立体叠加的过程。
  由于表页汇总是把对应单元数据相加,因而对于不需要汇总的单元、行或列必须先行锁定,然后再进行汇总。
 
  七、报表的合并
  财政部规定:凡设立于我国境内,拥有一个或一个以上子公司的母公司,应该编制合并会计报表,包括合并资产负债表、合并利润表、合并利润分配表和合并现金流量表。
  由于合并报表不是对子公司报表进行简单的汇总,而是在子公司相应报表的基础上进行若干调整之后的合并,所以它与报表汇总不是同一概念。
  八、报表的查询与输出
  报表输出主要包括报表的显示打印、打印预览、页面设置等功能。报表的输出形式有以下几种:
  (1)屏幕显示。
  (2)打印输出。
  (3)磁盘输出。
  (4)网络传输。
 
  九、报表分析
  1.比较分析
  比较分析是指对同口径的任何一个财务指标在两个会计期间或一个会计期间与它的预算数之间的比较。
  2.结构分析
  结构分析法本质也是比较分析,.它把常规财务报表中的某一总体指标定为100%,计算其组成部分各个指标占该总体指标的百分比。
  3.趋势分析
  趋势分析法本质还是比较分析,它把连续两期或数期的相关财务数据逐一进行对比。趋势分析法可分为绝对数趋势分析和相对数趋势分析两种分析方法。其中,相对数趋势分析又可以分为定基分析和环比分析。
  4.比率分析
  比率分析是指通过计算各种财务指标比率来了解企业的经营和收益情况。

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