什么是工作流管理系统？工作流管理系统应具备的10个功能

工作流管理系统，可以这样理解：首先它是一个管理系统的软件，其次它用于实现工作流。通过工作流管理系统与工作流的比较不难看出：工作流是经营过程的一个计算机实现，而工作流管理系统则是这一实现的软件环境。

工作流管理联盟（WfMC，Workflow Management Coalition）给出的关于工作流管理系统的定义是：工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。

一 概述
企 业在进行业务处理时，政府在进行公文审批时，都是以流程形式而进行的，在信息化的过程中，企业、政府也将这些业务处理、公文审批的过程信息化了，早期通 常是通过程序硬编码的方式来处理这些业务、公文的流转，随着业务、公文的复杂的处理情况不断出现以及需求的不断变更，这种硬编码的方式显然已无法应对，这 个时候工作流管理系统应运而生，掀起了一股工作流管理系统的热潮。
那么到底工作流管理系统能够带来什么好处？工作流管理系统通过对业务、公文流转进行分析以及抽象，将不变和变化的部分进行划分，用户可轻松地通过 可视化的工具对事项的流程、流程环节涉及的人员(角色)、流程环节的表单、流程环节的操作进行修改，从而到达了应对不断变化的需求的目的，而工作流管理系 统通常提供的流程监控、查询统计模块更是极大程度地为用户优化流程提供支持，以提高企业、政府的工作效率。
二. 构成
工 作流管理系统，简称WFMS，经过对业务、公文流转过程的分析以及抽象，工作流管理系统围绕业务交互逻辑、业务处理逻辑以及参与者三个问题进行 解决，业务交互逻辑对应的为业务的流转过程，在工作流管理系统中对应的提出了工作流引擎、工作流设计器、流程操作来解决业务交互逻辑的问题，业务处理逻辑 对应业务流转过程中的表单、文档等的处理，在工作流管理系统中对应的提出了表单设计器、与表单的集成来解决业务处理逻辑的问题，参与者对应到的为流转过程 中环节对应的人或程序，在工作流管理系统中通过与应用程序的集成来解决参与者的问题。
工作流管理系统为方便业务交互逻辑、业务处理逻辑以及参与者的修改，多数通过提供可视化的流程设计器以及表单设计器来实现，为实现工作流管理系统的扩展性，多数提供了一系列的API。
一个完整的工作流管理系统通常由工作流引擎、工作流设计器、流程操作、工作流客户端程序、流程监控、表单设计器、与表单的集成以及与应用程序的集成八个部分组成

为了实现业务工作目的，工作流管理软件带来了协作，自动化和单个或多个过程同步的功能。它提供了一个平台，用户可以查看流程和绩效指标，以评估流程是否需要改进或加速。通常，每次完成工作时，不断和冗余的任务会导致组织生产力下降。工作流程管理系统有助于简化这些任务，提高生产力并确保整个流程链中未完成任务的跟进。

工作流管理系统应具备的10个功能

什么是工作流管理？
 

工作流管理是创建和优化数据路径，以完成给定流程中的项目。工作流管理包括查找冗余任务、在理想状态下绘制工作流、自动化流程以及识别瓶颈或需要改进的领域。

工作流的基本组件

工作流由三个基本组件组成。

1、预定义步骤

步骤是工作流中任务的预定义框架。它们提供了清晰的工作流程的每个阶段发生的事情，直到端点。步骤可以是手动的，也可以是基于不同工作流的自动化步骤。

工作流中的步骤可以是线性的、分支的，或者两者的混合。

2、利益相关者

利益相关者是负责执行工作流中特定任务的人员。利益相关者被分配到工作流的每个步骤、一组步骤或整个工作流。

在某些工作流中，这些步骤是完全自动化的，使涉众的活动性降低。利益相关者只在特定条件下或出现问题时介入工作流。

3、条件

条件是工作流的规则。他们确定什么时候完成了一个特定的步骤，以及下一步应该是什么。条件对于基于信息跳过某些步骤的审批类型工作流最有用。

下面是工作流的示例。

基本工作流管理实践

工作流管理是一种全公司的实践，需要放在每个领导者的优先地位。下面是三个基本的工作流管理实践。

1、明确定义的工作流

每个团队和部门中通常有数百个工作流。这些工作流隐藏在不同的工具和员工之间。良好的工作流管理标志显示整个组织何时意识到所有这些工作流。

没有压力自动化每个工作流，但它们应该被记录下来。当时机成熟时，您不需要挖掘100封电子邮件和软件来采用自动化。

有些工作流定义清晰，可见，有些工作流不清晰。但是，您应该不断地尝试识别这些工作流并记录它们。

2、优先化和精简的工作流

您的首要工作流程应该以其最佳运行状况运行。他们应该是精益、敏捷和目标导向的。

例如，从面向客户的工作流开始，如销售流程和折扣审批，或者以员工为中心的工作流，如招聘和入职。这些是对组织有巨大影响的关键工作流。

这些主要工作流中运行着辅助工作流。他们应该被给予下一个优先权，并始终集中于为其主要工作流服务。例如，营销的创造性请求工作流应优先于重要的销售工作流。

3、定期监测和优化

拥有高效工作流的唯一方法是通过优化。您第一次尝试构建工作流，无论它多么智能和数据驱动，仍然是无效的。纸质工作流程是完美和不人道的。实时运行的工作流是不完善的，也是人为的。

一个运行在高效工作流上的组织，可以轻松地解决所有业务目标。

什么是工作流管理系统？

工作流管理系统（WMS或WfMS）是一种软件工具，旨在帮助简化常规业务流程，以达到最佳效率。工作流管理系统涉及创建一个表单来保存数据，并自动执行数据的顺序任务路径，直到数据完全处理为止。

工作流中的任务可以由人或系统完成。有这么多的选项和这么多的产品自称为工作流工具，很难知道您会得到什么。一个简单的看板项目管理工具现在宣称是一个完全自动化的工作流系统是什么。

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