文档协作中分配文档的操作方法

在日常工作中我们经常会遇到多人合作编写一篇文档的情况，这时可以将文档拆分为若干个独立的子文档，然后由不同的作者各自完成自己那部分文档的编写工作。编写完成后，再将这些独立的文档合并成一个完整的文档，如图 1所示。这种情况下，除了新建文档，然后将主文档各个部分复制、粘贴到新建的文档中之外，有没有简单一点的方法呢?

图1 文档的拆分与合并

可以通过如下步骤轻松地将一个主文档分割成几个独立的子文档：

1、打开主文档，单击状态栏右侧的【大纲视图】按钮切换到大纲视图。如图2所示。

图2 切换到大纲视图

2、在打开的“大纲”选项卡中，单击“主控文档”选项组中的【显示文档】按钮将“主控文档”选项组展开。如图3所示。

图3 展开“主控文档”选项组

图 4 创建子文档

4、用同样的方法在主文档中创建其他子文档，将主文档拆分成几个独立的部分。

5、单击【Office按钮】，执行【另存为】命令，在随即打开的“另存为”对话框中输入主文档的文件名，然后单击【保存】按钮即可保存新的主文档和其子文档。如图 5所示。‘

图 5 保存文档

Word将自动为子文档命名，保存后的主文档和其子文档如图 6所示(其中“用户手册”为主文档，其余5个为子文档)。

图 6 主控文档和其子文档

当每个子文档分别由不同作者编写完成后，将他们再次合并到主文档的步骤如下：

(1)将各个子文档放在原来的目录下。

(2)打开主控文档(此例中的“用户手册”即为主控文档)。

(4)单击“主控文档”选项组中的【显示文档】按钮将“主控文档”选项组展开。

(5)单击【展开子文档】按钮将主控文档中的子文档链接展开。这样就可以在打开的主控文档中看到由各个作者编写的子文档了。如图 7所示。

图 7 展开子文档

6、选中这些子文档，单击“主控文档”选项组中的【取消链接】按钮，这时，划分各个子文档的虚线框就会消失，各个子文档又重新合并到了主控文档中。如图 8所示。

图 8 在主控文档中去取消各子文档的链接

7、再次保存文档，此时这些子文档又重新合并到原来的主文档中了。

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