怎么提高文档审阅效率

每天看大量文档，文字都变得密密麻麻眼花缭乱的了，下面将为你介绍几种方法快速提升文档审阅效率，轻松解放你的双手也眼睛，需要的小伙伴一起看下去吧！

01

折叠or展开：让界面疏朗明了

有时候Word文档内容较多，查阅时会很不方便。我们可以给文档设置一个“自动化折叠按钮”，只需点击标题就可以展开或折叠文档的主要内容，不论是折叠还是展开，都能随心所欲，让页面变得清新简单。

具体操作：

① 先设定级别

首先，我们要知道，Word内容的折叠/展开功能，是基于大纲级别进行设置的，那么我们第一步就要先为文本设定级别，这里，我们可以通过Word内置样式来设置。

以下面的Word文档为例，选中所有标题，然后点击【样式】，选择【标题1】的样式，这样就设置好级别了。

② 再设定折叠规则

按【Ctrl+A】键全选所有内容，点击鼠标右键，在弹出的菜单栏中选择【折叠/展开】，在下级子菜单里选中【折叠标题】或者【折叠所有标题】即可。

③ 进行效果测试

此时，我们看到除了歌名，所有的内容都被折叠起来。点击标题左侧的三角符号，可展开/折叠内容。

技巧提示：文档内容可以通过折叠，使页面疏朗有致。有时候，如果我们只是单纯的审阅文档，还可以将占了界面六分之一的功能区折叠起来，腾出更多的显示空间，给到我们的文档内容。

使用鼠标左键双击任意选项卡名称，即可展开或者折叠功能区。注意，按【Ctrl+F1】键同样可以轻松折叠/展开功能区。

02

阅读便利贴：书签的妙用

除了在文档页面和Word界面上进行设置之外，我们还可以借用小工具“书签”，来提高文档审阅效率。就像平时我们所用的阅读便利贴，“书签”能够随时帮我们进行记忆、靶向定位。

具体操作：

① 点击【插入】-【链接】-【书签】，在弹出的“书签”对话框中为书签命名。同时，可以根据名称或位置对书签进行排序，然后点击【添加】按钮。

② 在需要审阅某节内容时，打开【书签】列表，选择对应的书签进行定位，就可以跳转到对应内容。

03

为您导航：想看哪就点哪

文件看多了，大脑CPU过度使用，看到后面忘了前面，要怎么办？可开启“导航窗格”，让它为你导航，想看哪就点哪，超级方便。

① 导航窗格之标题导航

审阅长文档时，最烦恼的就是要在不同章节来回查看，这个时候，我们只需要开启【导航窗格】，在【标题】导航下点击标题内容，进行任意跳转。

注意：利用标题导航，同样需要文档有套用标题样式，或者设置大纲级别的，才能实现。

② 导航窗格之页面导航

对于没有套用标题样式，或未设置大纲级别的文档，想要快速审阅内容，可以通过【导航窗格】里的“页面”导航，进行页面定位查看。

③ 导航窗格之结果导航

如果你想要查阅文档中某个具体内容（如文本、脚注、批注、图形、公式等）时，就可用【导航窗格】里的【结果】导航，快速搜索内容。

04

善待眼睛：用耳朵“看”文档

对于几十甚至上百页的文档，如果需要仔细审阅，看不了几页，可能大脑和眼睛就会同时 “抗议呐喊”。

这时，用上下面这一招，可解放双眼，用耳朵代替眼睛“看”文档，还能治语句不通顺的毛病。

具体操作：

① 单击【文件】-【选项】，在“Word选项”对话框中选择【快速访问工具栏】选项卡，选择【下列位置选择命令】-【不在功能区中的命令】-【朗读】命令，点击【添加】按钮，将【朗读】功能添加到快速访问工具栏，点击“确定”按钮。

② 选择需要阅读的内容，点击快速访问工具栏里的【朗读】按钮，可直接朗读所选文本，轻松切换到“听书”模式。

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