在线文档赋能行政采购（在线文档在工作中的优势）

主动服务理念

在对行政采购工作的阐述中，我和大家一直在强调“主动服务”这一理念，这是因为只有在主动服务意愿的加持下，我们才能真正做好行政采购工作，最终满足甚至超越服务对象的期待。

这样的理念同样能够用于其他的行政模块上。下面我举个例子。

目前很多企业都会驻在写字楼中，而对于绝大多数现代写字楼而言，物业都会出于安全角度考虑，应用一些安全策略，比如所有租户的员工都需要凭门禁卡进入，一些公共地区（如楼梯间）也需要刷卡进入等。

一般而言，当新员工入职时，门禁卡会由行政部门代为办理，由专人向物业办公室提供员工信息，申领对应的门禁卡。

原本这是一个非常简单的工作，但有时也会出一些幺蛾子，比如，在我们公司，行政人员申办的某一批次门禁卡都存在同一个问题，即无法打开楼梯间的门。

原本这对员工而言也不会是问题，但由于湿垃圾桶是位于楼梯间的，因而给这一批次入职的员工带来了一定程度的不便，比如中午吃饭后剩余的垃圾没有办法扔到该垃圾桶中。

当其中一位员工向行政部门反馈时，行政主管犹豫了一下，然后说了一句对服务产生极大负面影响的话，“我们只负责入职时的门禁卡办理，不负责后续的办理。”

如果是因为员工自己的原因而造成门禁卡丢失或损坏，那么确实应该由员工自行去办理，这本身也是无可厚非的，但现在的情况是，这一批门禁卡的问题是由行政部门的工作失误导致的。

我觉得，这时最为稳妥的办法是由行政部门主动将这一批次的门禁卡统一回收，并再次进行办理，并将此问题反馈给物业方，这才是好的服务意识。

很多共享服务中心之所以缺乏主动服务的意识，其原因还在于他们只会从自身的工作量角度考虑，而不会从服务对象的实际出发，以一种共情的角度考虑。

这是任何共享服务中心所需要避免的。

对于门禁卡的办理，其实也可以通过一份简单的在线文档进行管理。

首先依然需要以全体员工的名单作为基础数据，增加一个是否能正常使用的状态列，然后先对现有的员工进行确认和梳理，看看是否有仍无法正常使用门禁卡的员工。

第二，应始终保持与全体员工主数据的同步，一旦有新员工入职时，便同步到该在线数据表中，然后基于新员工名单去办理门禁卡。

办理完毕后，再一张张进行地毯式的排查，在没有任何问题的情况下，将状态改为“已完成”，然后发放给对应员工。

这是一个闭环的过程。

将服务渗透到点点滴滴

从行政管理的角度而言，每一位行政工作人员都是公司的大管家，他们为公司的良性运作付出努力，做出贡献。

行政工作非常繁杂，覆盖了企业的方方面面，事无巨细，一切都需要像自己的家一样用心去打理，这才是每一位行政工作人员应有的初心。

在我所在的企业中，曾经出过一次非常危险的事故。在某天上班过程中，天花板的日光灯突然掉了下来，幸好下面的工位都是空的，否则后果不堪设想。

这家企业是去年6月份才搬到当前办公地点的，装修也是投入了巨大的资金，但短短一年时间不到，便出现了这样严重的问题，可见当时的质量管理是非常不到位的。

在装修工作结束后，即使装修公司没有以负责任的态度进行最终的问题排查或者质量检查，行政主管都需要进一步去提醒或检视，列出潜在的隐患清单，并对可能的隐患进行一一排除，确保在正式办公前能真正做到万无一失。

这个时候，同样可以使用一张在线数据表进行管理，其对象便是企业中的所有办公用资产，特别是一些电器类资产。我们需要了解的不仅仅是这些资产的数量、采购价格、使用年限等信息，更需要对潜在风险进行评估和检视。

对于有问题的资产，需要经常做一下隐患排查。

没有发生故障时，可以进行日常检视和维护并按一定周期记录一下相应的状态；而一旦发生紧急状况时，需要第一时间协调相关的维修人员。

两种信息汇总之后，便形成了一份完整的隐患排查日志。

一旦在检视中发现隐患，那么就将对应资产的状态变更为“高风险”，并通过条件格式自动更改为更为醒目的红色，处于该状态下的资产，务必需要第一时间联系供应商进行检修，或是进一步上报风险。

对于公司里的每一个细节，行政工作人员都应该谨小慎微，尽最大可能将服务渗透到一点一滴，排除一切风险，为创造安全和谐的办公环境而努力。

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