一二三级Excel下拉菜单怎么做与如何更新删除下拉菜单

一些电子表格如果要求能选择分类、部门或地区，则需要制作下拉菜单，根据需求不同可能要求制作一二三级下拉菜单，这三级下拉菜单在 excel 中都可以制作，并且制作方法都差不多；制作一级下拉菜单只需选择“序列”，制作二三级以上下拉菜单还需要为分类定义名称；如果要具体制作，那么Excel下拉菜单怎么做？文章将用三个具体实例来演示制作方法。

Excel下拉菜单制作好后，如果更新了数据源，所作的更改并不会自动反应到下拉菜单中，需重新定义名称才能更新到下拉菜单中。另外，如果要删除下拉菜单，需要把序列设置为其它值。

一、一级 Excel下拉菜单怎么做

1、假如要制作一个部门下拉菜单。选中“部门”所在的单元格 C1，选择“数据”选项卡；单击“数据验证”，打开“数据验证”窗口，选择“设置”选项卡，单击“允许”下面的下拉列表框，在弹出的选项中选择“序列”；单击“来源”下的输入框把光标定位到那里，框选准备好的选项（即 D 列的部门），单击“确定”；“部门”右边出现一个下拉列表框图标，一级下拉菜单制作完成；操作过程步骤，如图1所示：

图1

2、提示：打开“数据验证”窗口也用以用快捷键 Alt + A + V + V，按键方法为：按住 Alt，按一次 A，按两次 V。另外，如果把光标定位到“来源”下的输入框后不能框选，只需单击一下输入框右边的“有个红箭头的表格”图标，这种情况通常出现在低版本的 Excel 中。

二、二级 Excel下拉菜单怎么做

假如有一张水果花卉表，要求给它的大类和小类制作下拉菜单以方便选择所属分类，由于有两个分类，因此需要制作二级下拉菜单；制作前要准备好大类和小类的具体类别，以便制作时取数据，以下是具体制作步骤：

1、为大类和小类创建名称。切换到大类和小类所在的工作簿“产品分类”，框选大类和小类，选择“公式”选项卡，单击“根据所选内容创建”（或按快捷键 Ctrl + Shift + F3），打开“以选定区域创建名称”窗口，只勾选“首行”（即大类），单击“确定”。

2、为大类添加数据引用。切换到“产品”工作簿，选中 B2 单元格，选择“数据”选项卡，单击“数据验证”，打开“数据验证”窗口，选择“设置”选项卡，单击“允许”下的下拉列表框，选择“序列”；把光标定位到“来源”下的输入框中，切换到“产品分类”工作薄，框选“大类”（即“水果和花卉”），单击“确定”。

3、为小类添加数据引用。切换到“产品”工作簿，选中 C2 单元格，单击“数据验证”，打开“数据验证”窗口，同样选择“设置”选项卡，“允许”也选择“序列”，把 =Indirect($B2) 复制到“来源”的输入框中，单击“确定”。

公式 =Indirect($B2) 表示 C2 单元格引用 B2 单元格，即小类引用大类，$B2 表示对列绝对引用，对行相对引用，即往下拖时，列不变行变，如 B2 会变为 B3、B4、……。

4、把制作好的二级下拉菜单扩展到有数据的每一行。框选 B2:C2 单元格，把鼠标移到 C2 右下角的单元格填充柄上，鼠标变为十字架后，按住左键，往下拖一直拖到最后一行，则所经过行都有了二级下拉菜单。单击一级和二级下拉菜单都有了对应的选项。操作过程步骤，如图2所示：

图2

三、三级 Excel下拉菜单怎么做

以把上面制作好的二级下拉菜单扩展到三级为例，事先也要准备好三级下拉菜单的数据，由于二级类有多个，这里只选“柑橘、瓜类和玫瑰”三个二级，分别给它们添加三级类，添加好后就开始制作，以下是具体操作步骤：

1、为三级类创建名称。在“产品分类”工作簿，框选准备好的三级类（即框选 D1:F4），选择“公式”选项卡，单击“根据所选内容创建”，打开“选定区域创建名称”窗口，只勾选“首行”（即只勾选“二级类”），单击“确定”。

2、为三级类添加数据引用。切换到“产品”工作簿，选中 D2 单元格，选择“数据”选项卡，单击“数据验证”，打开该窗口，选“设置”选项卡，“允许”选择“序列”，把公式 =Indirect($C2) 复制到“来源”下面，即让 D2 引用 C2，单击“确定”。

3、把制作好的三级下拉菜单扩展到所有有数据的行。把鼠标移到 D2 右下角的单元格填充柄上，鼠标变十字架后，按住左键，往下拖一直拖到最后一行，则所经过单元格都有了三级下拉菜单，单击它们时已经有所属二级类的选项；操作过程步骤，如图3所示：

图3

四、二级或三级分类有空单元格的选择方法

由于每个分类的子分类不一定相同，所以会出现有空单元格的情况，而 Excel下拉菜单数据源不允许有空值，因此不能框选空单元格，而上面的操作方法会把空单元格一起选中，因此对于此种情况要用“定位条件”来选择，方法如下：

框选有空单元格的分类，如 D1:F6，按 Ctrl + G，打开“定位”窗口，单击“定位条件”，在打开的窗口中选择“常量”，单击“确定”则只选中有数据的单元格，操作过程步骤，如图4所示：

图4

五、Excel下拉菜单数据源修改后怎么更新

1、上一步（四、二级或三级分类有空单元格的选择方法）给二级类“柑橘和玫瑰”添加了子类（柚子、黄色和黑红），新添加的子类不会自动更新到下拉列表框中，需要为二级类及子类再次定义名称，操作过程步骤，如图5所示：

图5

2、操作过程步骤说明：上一步已经选中“二级类及子类”，选择“公式”选项卡，单击“根据所选内容创建”，打开“选定区域创建名称”窗口，单击“确定”，在弹出的询问是否替换修改过的分类定义窗口中，单击“确定”，每个修改过的分类会弹出一次询问窗口，全单击“确定”即可，则所有修改的分类更新到下拉列表框，展开“花卉”的三级下拉列表框已经有了“黄色和黑红”。

六、Excel下拉列表框的删除方法

选中要删除下拉列表框的单元格，按住 Alt，按一次 A，按两次 V，打开“数据验证”窗口，“允许”选择“任何值”，单击“确定”，则选中单元格的下拉列表框被删除，操作过程步骤，如图6所示：

图6

提示：如果把多个下拉列表框一次删除，只需选中它们所在的单元格，用上面方法把“允许”选择“任何值”即可。如果要把单元格内容和下拉列表框一起删除，选中单元格后，可以按住 Alt，再分别按 E 和 A。

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