Excel转换成Pdf的6个实例，含把部分页、多个工作表选定内容、表和整个工作簿转Pdf及转后空白的解决

在 excel 中，既可以把一个工作表转换成Pdf，又可以把一个工作簿中的所有工作表都转成Pdf。如果工作表中有多个页，既可以把全部页都转换成Pdf，又可以仅把部分页转为Pdf；如果只要求把工作表中部分内容转为Pdf，只需选中要转换的内容，再选择“选定内容”就可实现，并且还能实现把多个工作表中的所有选定内容一次转为Pdf。

在默认情况，Excel转Pdf选项中，“表”呈灰色不可用，因为当前要转换的内容不是表格，因为Excel默认的是区域，只有把区域转为表格或创建表格，“表”才可选，把区域转为表格只需套用表格样式。另外，如果转Pdf后，出现空白页，需要忽略打印区域。以下Excel转换成Pdf的6个实例。

一、Excel转换成Pdf：只转一个工作表

（一）把所有页都转换成Pdf

1、假如有一个 3 页的服装销量表要转为Pdf。单击“文件”选项卡，选择左边的“导出”，切换到“导出”窗口，依次选择“创建PDF/XPS 文档”→ 创建 PDF/XPS，打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口，单击路径中的“Excel文档”，然后双击 pdf 文件夹，把发布的文件保存到此文件夹，其它的保持默认设置，单击“发布”，则开始发布，所需时间长短取决于 Excel 文档大小，由于当前发布的文档只有 3 页，因此一会发布完成并自动用 Pdf 阅览器打开；操作过程步骤，如图1所示：

图1

2、如果发布时勾选了“发布后打开文件”，而发布完后没有自动打开，是因为电脑没有安装 Pdf 文件阅读器。另外，之所以会发布一个工作表中的所有页，是因为“页范围”默认选择了“全部”。

提示：如果发布时提示：“尚未安装打印机”。若要安装打印机，请单击“文件”选项卡，然后单击“打印”。单击“未安装打印机”，然后单击“添加打印机”。请按照“添加打印机”对话框中的说明进行操作。

是因为打印服务 Print Spooler 没有启动，只需把该服务启动即可，方法为：按 Windows 徽标键 + R（Windows 徽标键在左 Ctrl 右边，它由四个小方块组成），打开“运行”对话框，把命令 services.msc 复制到输入框，按回车，打开“服务”对话框，找到 Print Spooler，右键它，在弹出的菜单中选择“启动”。然后关闭 Excel，再重新启动即可。

（二）只转换指定页

1、假如只转换上例中的服装销量表的 2、3 页。按住 Alt，依次按一次 F、E 和 A，打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口，单击“选项”，“页范围”选择“页”，“从”输入 2，“到”输入 3，其它的保持默认设置，单击“确定”，在“文件名”由“服装销量”改为“服装销量1”，单击“确定”，一会发布完成，也自动用 Pdf 阅览器打开，从中可以看出只有两页；操作过程步骤，如图2所示：

图2

2、如果指定的最后一页超出文档的实际页数，则 Excel 会自动发布到文档最后一页。

二、Excel转换成Pdf：转换工作簿中的所有工作表

（一）转换全部内容

1、工作簿“服装第三季度销量”有三个工作表，分别为 7、8、9 三个月的销量，现在把它们全部转为 Pdf。按住 Alt，分别按一次 F、E 和 A，打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口，同样选择文件夹 pdf 作为保存文件夹；单击“选项”，“发布内容”选择“整个工作簿”，其它的保持默认设置，单击“确定”，再单击“发布”，则三个工作表全部转为 Pdf，且自动用 Pdf 阅览器打开；操作过程步骤，如图3所示：

图3

2、提示：把Excel转Pdf，表格的边框会变粗很多，因此如果Excel中表格边框不是细线，先把它设置为细线，以上转为 Pdf 的都已经把表格边框设置为细线，转换后仍然变粗很多。

（二）只转换选定内容

1、假如只把每个工作表的前四行转成Pdf。当前工作表为“7月”，按住 Shift，单击工作表标签“9月”，选中所有工作表，框选表格前四行；按住 Alt，依次按一次 F、E 和 A，打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口；把“文件名”改为“第三季度销量1”，单击“选项”，打开“选项”窗口，“发布内容”选择“所选内容”，其它的保持不变，单击“确定”，再单击“发布”，则开始转换，一会后转成功并自动用 Pdf 阅览器打开，从中可以看到只把三个工作选定的前四行转成了 Pdf；操作过程步骤，如图4所示：

图4

2、从演示可知，如果只要求把一个工作簿中的全部工作表的指定内容转为Pdf，只需把工作表组合起来（方法为：把工作表都选中，如果要全部选中，像演示中操作即可；如果只选中部分，按住 Alt，再一个个选中即可），再框选要转换的内容。

三、Excel转换成Pdf设置项解析

（一）“优化”选项

“优化”分为“标准”和“最小文件大小”两个选项，在发布窗口，“标准”后用括号注释“联机发布和打印”，意思是：可用于联机发布（即可以发到网上）或用于打印；“最小文件大小”后只有“联机发布”的注释，也就是只适合用于发到网上。

“标准”和“最小文件大小”括号中的注释是什么意思？其实是告诉我们，选择“标准”转为Pdf的，内容比较清晰，可以用于打印，如果网速快也可以发到网上，但文件比较大；选择“最小文件大小”转为Pdf的，内容没有选择“标准”的清晰，但文件小，适合用于发到网上，以便于传输。

（二）页范围

“全部”是指发布一个工作表或一个工作簿中所有工作表的全部页，如果仅把部分页转为Pdf，则选择“页”，然后输入起始页和结束页，上面都已经演示过。

（三）发布内容

“发布内容”有四个选项，其中“所选内容”是指只把选择的内容转换成Pdf，“整个工作簿”是指把一个工作簿中所有工作表都转换为Pdf，“活动工作表”是指把当前工作表转为Pdf，“表”是指仅把表格转为Pdf，前三项上面已经演示过，下面只演示和说明“表”。

转换“表”为Pdf方法如下：

1、默认情况下，“表”呈灰色不可选，因为当前转换的并不是表格而是“区域”，以上演示的都属于这种情况，因为 Excel 默认的都是区而不是表格，只有用“插入”选项卡中的“表格”（或按 Ctrl + T）创建表格或把“区域”转为“表格”，“表”才可选；操作过程步骤，如图5所示：

图5

2、操作过程步骤说明：选中有数据的其中一个单元格（如 B2），当前选项卡为“开始”，单击“套用表格格式”，在弹出的表格样式中选择一种样式，则“区域”被转为“表格”；按住 Alt，分别按一次 F、E 和 A，打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口，把文件名改为“第三季度销量2”，单击“选项”，在打开的窗口中，“表”由灰色变为可选，选择“表”，单击“确定”，再单击“发布”，则开始发布，一会后发布完成并自动打开，把整个表格都转为了 Pdf。

（四）忽略打印区域，避免转换成Pdf后为空白页

1、把一行数据和几行空白设置为打印区域。框选 A7:E12，选择“页面布局”选项卡，单击“打印区域”，在弹出的选项中选择“设置打印区域”，仅把选中的区域设置为打印区域；按住 Alt，依次按一次 F、E 和 A，打开“发布为 PDF 或 XPS”窗口，单击“发布”，一会转换成功，但只有一行数据；

2、再次按快捷键 Alt + F + E + A 打开发布窗口，单击“选项”，在打开的窗口中勾选“忽略打印区域”，单击“确定”后，再单击“发布”，发布后，处于打印区域外的内容也发布了，说明“忽略打印区域”是把不在打印区域内的内容也转换；操作过程步骤，如图6所示：

图6

3、从演示中可知，如果要转换的工作表有不在打印区域的内容，需要勾选“忽略打印区域”，否则不在打印区域的内容会被忽略；如果所有内容都不在打印区域又没有勾选“忽略打印区域”，则转为 Pdf 后，全为空白页。

（五）PDF 选项

ISO 19005-1 标准(PDF/A)(1)，是国际标准化组织 2005 年 10 月颁布的，它的全称为“文档管理适合于长期保存的电子文档格式第一部分：使用 PDF1.4(PDF/A)(1)”，该选项保持默认的勾选即可。

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