【PMP】九、项目资源管理(pmp项目管理9)

网友投稿 1439 2022-05-30

实现过程

规划资源管理

估算活动资源

获取资源

建设团队

管理团队

规划资源管理

1、定义:定义如何估算、获取、管理和利用团队以及实物资源。

2、规划资源管理的工具:数据表现(层级型、责任分配矩阵、文本型)

确保每个工作包都有明确的责任人,确保全体团队成员都清楚的理解其角色和职责。一般有三种格式:层级型、矩阵型、文本型。

1)层级型组织图:是自上而下的显示各种职位和相互关系,有助于明确高层级的角色。

obs 把每个部门职责和 wbs 的工作包给对应起来。

2)文本型:适用于记录详细职责。

3)矩阵型:责任分配矩阵(Responsibility Assignment Matrix,简称 RAM),是用来显示分配给每个工作包或者活动与项目团队成员之间的联系。旨在所有工作落实到人,确保任何一项任务都只有一个人负责,避免职责混乱。确保人人有事做、事事有人做。责任分配矩阵的一个例子是 RACI 矩阵,每一项工作都只有一个 A在负责。每项活动,可以有很多个 r,很多个 i,很多个 c,但是只能有一个 a

3、规划资源管理的输出:资源管理计划

是项目管理子计划之一。是关于如何分类、分配、管理和释放项目资源的指南。

包括:

识别资源

获取资源

角色和职责

项目组织图

项目团队资源管理:关于如何定义、配备、管理和最终遣散项目团队资源的指南

培训

团队建设

资源控制

认可计划:将给予团队成员哪些认可和奖励,以及何时给予

1)角色和职责:

A、角色:在项目中,某人承担的职务或分配给某人的职务。

B、职权:使用项目资源、做出决策、签字批准、验收可交付成果并影响他人开展项目

工作的权利。

C、职责:为完成项目活动,项目团队成员应该履行的职责和工作。

D、能力:为完成项目活动,项目团队成员所需具备的技能和才干。(一旦发现成员的能

力与职责不匹配,就应该主动采取措施,比如安排培训、招募新成员、调整进度计划或工作

范围)。

2)项目组织图(Project organization charts):

以图形方式展示项目团队成员及其报告关系。

4、规划资源管理的输出:团队章程

团队章程是为团队创建团队价值观、共识和工作指南的文件。

规定团队的核心价值观、行为规范和工作规则。使团队成员对什么行为可接受或不可接

受的,建立和保持基本一致的认识。

团队章程应该由团队成员通过共同讨论来制定,而不能由少数人制定出来再强加给大家。

团队章程对项目团队成员的可接受行为确定了明确的期望。尽早制定并遵守明确的规则,可

减少误解,提高生产力

讨论诸如行为规范、沟通、决策、会议礼仪等领域,有利于团队成员相互了解彼此重要

价值观。规则一旦建立,全体项目团队成员都必须遵守。

估算活动资源:

1、定义:估算执行各项活动所需的团队资源,以及材料、设备和用品的类型和数量。

2、估算活动资源的输入:资源日历每个资源的工作时间和非工作时间。每个资源都有一个资源日历。所以一个项目会有 1个或多个资源日历。

3、估算活动资源的工具:自下而上估算,先估算每个活动所需的团队资源和实物资源,然后汇总,得出整个项目的资源需求。

4、估算活动资源的输出:资源分解结构是把整个项目所需要的资源按照类别、类型进行展现

获取资源:

1、定义:获取项目所需的团队成员、设施、设备、材料、用品和其他资源。

注意事项:

1)进行有效谈判,影响那些能为项目提供所需人力资源的人员;

2)不能获得项目所需的人力资源,人力资源不足或者人员能力不足,会对项目造成影

响;

3)如因制约因素而无法获得所需人力资源,项目经理可能不得不使用替代资源。

2、获取资源的工具:谈判 Negotiation

许多项目中,通过谈判完成人员分派,是组建项目团队最主要的一个方法。

项目管理团队需要与下列各方谈判:

1)职能经理:获得普通、一般资源。

2)执行组织中的其他项目管理团队:竞争特殊、稀缺资源。

3)外部组织、卖方、供应商、承包商等:获得特殊资源。

谈判,它的目标很明确,需要什么资源就和谁谈判。

3、获取资源的工具:预分派 Pre-assignment

事先选定已经分配到位的人,不由项目经理决定。

三种情况:

1)标书中规定了;

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2)项目章程中说明,高层指定;

3)特定人员的专有技能,项目离开他就做不了;

4、获取资源的工具:虚拟团队 Virtual Teams

有共同的目标,很少或没有时间面对面工作的一群人,比如有些人在国外、有些人工作

班次和时间不同。

缺点:虚拟团队可能产生孤立感,团队成员之间难以分享知识经验,所以当采取虚拟团

队的时候,沟通规划就非常重要。

5、获取资源的输出:实物资源分配单

记录了项目将使用的材料、设备、用品、地点和其他实物资源。

6、获取资源的输出:项目团队派工单 Project Team Assignments

记录了团队成员及其在项目中的角色职责 需要包含项目人员名称,相关的文件包括:

项目团队名录(directory)

项目组织图

进度计划

建设团队  Develop Team :

1、定义:提高工作能力,促进团队成员互动,改善团队整体氛围,以提高项目绩效。

目标:个人能力的提高,提高团队凝聚力。建设团队是为了让团队成员更加有活力、更

加有氛围凝聚力。

2、塔克曼团队发展阶段理论:

A、形成 forming--相互认识,了解项目情况与职责;相互独立,不开诚布公;

B、震荡 storming—相对独立,开始从事项目工作,对不同的观点和意见不能采取合作

和开放的态度;

C、规范 norming—协同工作,按团队需要调整各自的工作习惯和行为,相互信任。

D、成熟 performing—有序工作;相互依靠,平衡高效地解决问题;

E、解散 adjourning—完成所有工作,团队成员离开项目。

由于项目是临时的,有开始、有结束,所以团队也是临时的,有形成、有解散。所以大

部分团队也会经历这五个阶段,阶段一般按顺序进行,但有时也会发生逆转或跳跃。

3、激励理论:

1)马斯洛的需求层次理论:

低层次:生理需要、安全需要、社会需要;

高层次:尊重需要、自我实现需要;

某一层次的需要相对满足了,就会向高一层次发展。追求更高一层次的需要成为驱使行

为的动力。

2)赫兹伯格双因素理论:

引起员工工作动机的因素主要有两个:一是保健因素,二是激励因素。

保健因素是必要条件;激励因素是充分条件。

保健因素只能消除员工的不满,但不会带来满意感;只有激励因素才能够给员工带来满

意感。

激励因素:有了就会“满意”,没有就“没有满意”。对应马斯洛需求层次理论的高层次

(尊重、自我实现)。

保健因素:没有就会“不满意”,有了就“没有不满意”。对应马斯洛需求层次理论的低

层次需要(生理、安全、社会);

3)麦格雷戈的 X/Y 理论:基于对人性的不同判断来而采取不同的管理

X 理论:人之初、性本恶。大多数人逃避工作、没有进取心、不愿意承担责任,每个人

都需要被监督。

Y 理论:人之初、性本善。大多数人具有创造力、勇于承担责任、每个人都希望创造价

值。

4)弗洛姆的期望理论:只要努力工作就能提高他们的绩效,并且也能得到相应的回报。

期望公式:M = V * E

M=激励

V=效价

E=期望值

5)麦克利兰的成就动机理论:

个人在工作环境中有三种重要的需要:

A、成就需要:争取成功,希望做得最好的需求;

B、权力需要 :影响或控制他人,且不受他人控制的需求;

C、亲密关系需要:建立友好亲密的人际关系的需求。

4、建设团队的工具:集中办公 Colocation

把项目团队成员安排在同一个物理地点工作,也称为紧密矩阵、作战室 War Room。张

贴进度计划,增强团队工作能力、加强沟通、培养集体感。

5、建设团队的工具:团队建设 (Team Building)

旨在帮助各团队成员更加有效地协同工作。

通过举办各种活动,强化团队的社交关系,打造积极合作的工作环境

状态审查会上的 5 分钟议程事项

工作场合以外举办的人际关系提升活动

非正式的沟通和活动有助于建立信任和良好的工作关系

6、建设团队的工具:培训

培训包括旨在提高项目团队成员能力的全部活动,可以是正式的或非正式的,可以是计

划内也可以是计划外。

1)计划内培训:项目团队缺乏必要的管理和技术技能,应该按人力资源管理计划中的

安排来实施预定的培训;

2)计划外培训:根据管理项目团队过程中的观察、交谈和项目绩效评估的结果,来开

展必要的计划外培训。

7、建设项目团队的输出:团队绩效评价

随着项目团队建设的开展,项目管理团队应对项目团队的有效性进行评价。

评价指标可包括:

个人技能的改进

团队能力的改进

团队成员离职率的降低

团队凝聚力的加强

注意:建设项目团队的输出里有“事业环境因素更新”。

管理团队:

1、定义:跟踪团队成员表现,提供反馈、解决问题,并协调各种变动,以便优化项目绩效。

2、管理团队的工具:冲突管理

在项目环境中,冲突不可避免。冲突的来源很多,不一致的需求、对资源的竞争、技术

意见、个性等等。

成员之间对需求的不一致意见引发冲突;

对资源的竞争引发冲突;

个性不同引发冲突

1)冲突处理顺序:

首先依靠冲突者自己解决问题

自己解决不了,再找他的直接领导协调解决

如果领导都解决不了,只能依靠 PM 去解决

2)冲突解决优劣顺序排列:

1)合作/解决问题(面对)Collaborate/Problem Solve/Confronting:直面问题、引

导各方达成共识,双方都满意;双赢

2)妥协/调解 Compromise/Reconcile:各退一步、双方一定程度上满意,比如去买东

西时讨价还价,你说 100,我说 80,最后各退一步 90 成交;双输

3)缓和/包容 Smooth/Accommodate:强调一直而非差异即求同存异、寻找共同点;双

4)撤退/回避 Withdraw/Avoid:从实际问题和冲突中退出,问题先不谈;双输

5)强迫/命令 Force/Direct:利用权力来强行解决问题。(一般紧急情况使用)。赢输

五种冲突管理方法,虽然我写的是双方,但其实可以用于三方、四方、多方。

控制资源

1、定义:确保按计划为项目分配实物资源,以及根据资源使用计划监督资源实际使用情况,

并采取必要纠正措施的过程。

确保所分配的资源适时适地可用于项目。

与管理团队过程关注团队成员不同,控制资源过程关注实物资源。

要注意的是控制资源,只针对实物资源。

1.团队发展的五个阶段特点分别是什么?

在建设团队过程中,有一种团队发展的模型叫塔克曼阶梯理论,它由五个阶段组成。

形成阶段:在本阶段,团队成员相互认识,并了解项目情况以及他们在项目中的正式角色与职责。团队成员倾向于相对独立,不一定开诚布公。

震荡阶段:团队开始从事项目工作,制定项目决策和讨论项目管理方法。如果团队成员不能用合作和开放的态度对待不同的观点和意见,团队环境可能变得事与愿违。

规范阶段:团队成员开始协同工作,并调整各自的工作习惯和行为来支持团队,团队成员会学习相互信任。

成熟阶段:团队就像一个组织有序的单位那样工作,团队成员之间互相依靠,平稳高效的解决问题。

解散阶段:团队完成所有工作,成员离开项目。通常在项目可交付成果完成之后,或者在结束或者在结束项目或阶段过程中。

2.获取人力资源的主要工具技术是什么?

决策(用多标准决策分析对潜在资源进行评级打分)

人际关系与团队技能:谈判

预分派(竞标过程中的承诺,项目章程指定)

虚拟团队

3.六种冲突解决策略如何区分?

*撤退/回避:从实际或潜在冲突中退出。将问题推迟到准备充分的时候,或将问题推给其他人员解决。

*缓和/包容:强调一致而非差异。为维持和谐与关系而退让一步,考虑其他方的需要

*妥协/调解:为了暂时或部分解决冲突。寻找能够让各方都在一定程度上满意的答案。但这种方式有可能导致双输的局面。

*强迫/命令:以牺牲其他方为代价,推行某一方的观点。通常是利用权力强行解决紧急问题。

*合作/解决问题:采用合作的态度和开放式对话引导各方达成共识和承诺。这种方法可以带来双赢局面。

成功的冲突管理可提高项目生产性,改进工作关系。

4.对于虚拟团队需要关注什么?

项目经理需要特别关注虚拟团队的沟通问题。要花更多时间,来设定明确的期望,促进沟通,制定冲突解决方法,召集人员参与决策,理解文化差异,以及共享成功喜悦。

虚拟团队可能产生孤立感,团队成员难以分享知识经验,难以跟进进度和生产率,以及可能存在时区和文化差异。

5.对于跨国团队需要关注什么?

对于跨国团队,需要关注团队成员位置、时区和沟通能力,以及文化差异。

6.团队成员的职责和项目经理的职责在哪里查找?

在规划资源管理的工具与技术的数据表现中,有层级型,责任分配矩阵,文本型三种表现方式。其中文本型就详细记录了团队成员的职责,可以在这里找到相应的信息。

7.奖励有哪些注意事项?

只有团队成员的优良行为才给予认可与奖励,只有能满足被奖励者的某个重要需求的奖励,才是有效的奖励。在决定认可与奖励时,应考虑文化差异。奖励贯穿整个项目,有时候无形的奖励如:成长机会,成就感,得到赞赏等比有形奖励更加有效。

8.高效团队的特征是什么?

在建设团队中改善团队整体氛围,以提高项目绩效的过程。

*使用开放与有效的沟通

*创造团队建设机遇

*建立团队成员之间的信任

*以建设性的方式管理冲突

*鼓励合作型的问题解决方法

*鼓励合作型的决策方法

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