无须时间焦虑？看看牛人是怎么做时间管理的

在油管上，曾有个不到5分钟的演讲视频引起轩然大波：演讲者Jay Shetty只列了几组数据，就给我们算明白了一笔时间账：

按照当前人的平均寿命78年算，人一生中要花28.3年的时间在睡觉上，约占总寿命的1/3。若每天工作8小时，那么花在工作上的时间是10.5年。消磨在电视、社交媒体上的时间为9年，做家务花掉6年，吃吃喝喝花去4年，购物、化妆打扮再去掉2.5年……算到最后，真正属于自己的时间其实只有短短的9年。

一天何其漫长，一生何其短暂。时间是慷慨的，但又是吝啬的。无论贫穷或是富贵，不管是男女还是老少，每个人一天都有24个小时，每个人都只有一生。每一年，每一个月，每一天，每一个小时，甚至是每个瞬间都能产生价值。不管你用不用，它都要拿走，多一分钟都不会给你留。

如果不去主动地管理时间，昏昏度日，那么我们这一生还有多少年，多少月，多少个小时呢？

一、目标：时间之矢射出的方向

本质上，时间流速对每个人来说是相同的，唯一不同的是流动的方向。

物理学家卡洛·罗韦利说：“时间不是一条双向的线，而是有着不同两端的箭头。”所谓“开弓没有回头箭”，但是箭头本身没有方向，方向是射箭者定义的。

决定时间箭头方向的要素是什么？目标。

目标通过帮你管理时间箭头的方向，进而决定你的人生走向。在时间管理上，许多人仅仅关注管理流速，也就是管理效率。但是，假设你没有具体的目标，只是每天规律地生活或工作，例如每天晚上11点睡觉，早上7点起床，每个周末去钓钓鱼，你可能会觉得自己在做时间管理，但这样的时间管理意义并不大。

好的时间管理应该是：在时间有限的情况下，通过合理分配和有效利用时间，实现一系列预期目标。如果脱离了目标，时间管理就失去了意义，只会流于形式。只有奔着实现一系列预期目标去管理时间，才是真正有价值的时间管理。

那么，目标的制定有没有什么需要注意的地方呢？

1.找到合格的目标：SMART原则

你可能会说：“我有目标，我想赚更多钱，想当大富豪！”

但这不是目标，是“念想”，每个人都有无数“念想”。

”赚大钱“”开豪车“”成为成功人士“......这些都不是目标，至少不是在时间管理的范畴里，可以发挥作用的，合格的目标。

那么，所谓合格的目标是什么样的？

管理学大师彼得·德鲁克（Peter Drucker）著作《管理实践》中提出的”SMART“法则很值得我们借鉴。

“SMART”是五个英文字母Specific（具体的）、Measurable（可测量的）、Attainable（可实现的）、Relevant（相关的）、Time-bound（有时限的）的首字母简称。

目标必须明确，比如，我们要提升业务能力，就写“业绩提升5%”。目标必须可衡量，比如，我们要让自己工作合格，就写“业绩考核评分在85分以上”。

目标必须可实现，比如，你发现前面的业绩提升5%无法实现，那就改成“提升3%”。

目标必须互相关联，比如，你是一个程序员，把学好法语这种目标改成学好C语言，和工作紧密结合，对工作的助益效果就会很明显。

目标必须有完成期限，比如，“本周之内必须完成”

2.那些不紧急但重要的事：艾森豪威尔法则

一提到计划，人们想到的多是现在要干什么，等下又要做什么，再往长了则没什么规划了。缺乏长远规划，正是很多人管理不好自己时间的主要原因之一。从艾森豪威尔四象限的视角来看，就是他们永远只在紧急重要和紧急不重要两个象限内打转。

最近两个月不换工作，不会影响我们现在的工作和生活；不马上做副业，不会影响我们现在的工作和生活；最近两个月不减肥，不会影响我们现在的工作和生活；……正是因为这些事情不去做，也不会影响现在工作和生活的正常推进，所以从人性的角度来讲，我们会一直拖延，想着再等等，以后再解决，就这样拖了半年、一年，甚至两年，到最后很容易不了了之。

3.制定科学的规划：长目标与短目标

我们已经知道了时间不仅应该用来解决燃眉之急，更应该用来实现长远的规划。

但是，如果只有长远的计划却没有短期计划去落实，目标就如雾中花、水中月般不切实际；如果只有短期安排而缺少长远规划，则会让自己迷失在日常琐碎事务中看不清前进的方向。所以，我们在制订计划时，要注意把长计划与短计划结合起来。

这里的长目标可以是每月、每季度、每年甚至数年的计划，短目标则是每小时、每天或每周的计划。

年度目标

对于职场人士而言，年计划十分重要。一年的时间可以完成很多事情，也可能在浑浑噩噩中度过。有的人工作出色升职加薪，迈向了新台阶，而有的人还在埋怨工作太多经常加班。与其抱怨，不如先给自己做个一年的规划，设计下未来一年自己要达成的目标。

在制订年计划时，我们可以简单地列个大纲，不必做得过分详细，以免计划跟不上变化，反而失去了计划的作用。

月度目标

月计划在整个计划中起着承前启后的作用，它既与年计划相辅相成，又与周计划相得益彰。它是落实年计划的第一步，我们在确定好年度目标后，要把大目标进行分解，然后划分到12个月里。

而每个月的目标又要进一步分解到每一周的目标任务列表中。

所以，相对于年计划，月计划要求做得尽量详细，最好具体到每一周都需要完成什么样的目标。

每周与每日目标

周计划和月计划类似，都是将目标逐渐细化的过程。周计划可根据年度计划和月计划制订，注意要把一周内的日程安排都考虑进去，其中还应加入一些临时但重要的工作（年/月计划中没有的），并且周计划一定要明确目标、完成的方法、开始和完成的时间，如果是团队计划，还要具体到责任部门和责任人等。

做日程安排时，时间、内容的安排要保持一定的灵活性，或提前准备几套预案。对于一些确定性的任务，我们可以在前一天的晚上将它从周计划中挪到第二天的日计划列表中去，或者在当天正式开展工作前，先列出来，让自己明确当天的新目标。注意不要把确定的任务安排得太满，给不确定性的任务预留出一定的时间，这样不容易打乱原有的计划。

不管是年计划、月计划、周计划还是日计划，它们之间存在着内在的逻辑关系，我们不能把它们孤立起来对待。因此，我们需要一个界面把以上计划都结合起来，组成你自己的个人计划界面：

二、执行：把生活掌控在自己手里

时间管理不是一件容易坚持的事情。

很多时候，我们制订了完善的工作计划，列出了清晰有序的任务清单，穷尽心力地把事务进行了有序的安排，并严格要求自己成为一个自律达人，却还是没有办法完美地完成所有事情，或是在坚持自律一段时间后陷入筋疲力尽中，与当初预想的结果大相径庭。

1.开始行动前先分解任务：GTD

GTD是Getting Things Done的缩写，就是“把事情做完”的意思。

爬过山的人都有这样的体会，如果让你一口气爬到山顶，没多少人能做到。每爬200米就休息一下，看看风景，拍拍照，等休整好了再接着爬，估计大多数人都能登上山顶。

GTD法则认为人的压力不是来自任务本身，而是大量任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。

因为没有采取行动的具体计划，我们希望完成这些工作，却根本无法让自己集中精力去完成它们——这些思绪会不断造成压力。GTD试图将这些思绪从大脑中赶出去，放进清单里面，它让每个项目都变成可操作的。

GTD法则的具体操作方法分为5步：收集、整理、组织、回顾、执行。

1. 收集： 首先，你需要将大脑中的所有任务、想法、承诺和项目都收集起来，无论是小事务还是大项目。
2. 处理： 对于每个收集的事项，依次进行以下处理：
1. 如果一个任务可以在2分钟内完成，立即完成它。
2. 如果任务不需要立即完成，你可以将其分配到一个特定的上下文（例如，家庭、工作、电话、电子邮件等）。
3. 如果任务需要一些具体的下一步行动，明确定义这些行动步骤。
4. 如果任务是一个较大的项目，将其放入项目清单中，并明确项目的下一步行动。
3. 组织： 组织是GTD的关键。将任务和项目组织到不同的清单和上下文中，以便你可以根据需要查看和处理它们。这些清单可能包括下一步行动清单、项目清单、等待清单（用于跟踪等待他人的任务）、日程表等。
4. 回顾： 定期回顾你的任务和项目清单，确保它们保持最新和优先级合理。这可以是每周、每月或根据需要的频率。
5. 执行： 最后，根据上下文和优先级，选择要执行的任务并完成它们。GTD强调在执行任务时保持全神贯注。

第一步：“是否需要做”

第二步：“内容是否复杂”

第三步：“两分钟内能完成吗？”

第四步：“自己做吗？”

2.保持高效的秘诀：精力周期

一小时周期：番茄钟

不少人都会有这样的体验：全神贯注地去做一件事情，过一会儿就会感觉疲劳，注意力分散，做事效率开始降低。

这是因为，人的注意力只能保持45～90分钟。超过这个时间，大脑就会不可逆转地变得疲劳。

想要避免在长时间工作后陷入低效，可以使用大名鼎鼎的番茄钟进行管理，在工作一段时间后主动休息。你可以离开办公桌，活动一下身体，极目远眺一下或者和同事聊聊天，这都可以帮助你放松身心，迅速恢复活力。

一天周期：黄金四小时

你有没有过这样的体会：在某一时段，你会比其他时间精力充足，积极性更高，效果也很好。这，就是属于你的“黄金时间”。要把重要的工作安排在你最有精神、活力的时段，把次要的任务安排在你能力消退的时段，如此正是有效利用黄金时间的上上策。

“黄金时间”要靠自己去寻找，观察自己一天当中的身心状况，何时最佳、何时最差、何时最适宜做什么等。不过，每个人的情况都有所不同，不能一视同仁。如果暂时找不出“黄金时间”，可以借鉴麦肯锡的“黄金四小时”，这是根据我们人体的“生理时间表”所筛选出来的四个高效时间段。

6：00-7：00：第一个时间高效期

俗话说“一天之计在于晨”，机体休息完毕并进入兴奋状态，肝脏已将体内的毒素全部排净，头脑清醒，大脑记忆力最好。如果有一些需要记忆或者发散性较强等工作，一般选择这个时间段做比较好。请好好利用这段时间，这样工作的一天就有了好的开头。

9：00-10：00：第二个时间高效期

这段时间是头脑最清醒的时候，此时神经兴奋性提高，身心处于积极状态，大脑易兴奋，严谨而周密的思考能力、认知能力和处理能力较强，很容易进入最为强盛的“工作状态”。此时最好安排一些难度较大或者较烦琐的工作，若是虚度实在可惜。

15：00-16：00：第三个时间高效期

这段时间，是人体分析力和创造力得以发挥淋漓的极致时段。利用这段时间来思考工作中的问题，总结心得和经验，分门别类地归纳整理等都是非常不错的选择。另外，有试验显示，此时感觉器官尤其敏感，长期记忆的效果非常好。因此，你也可以合理安排一些需“永久记忆”的内容记忆。

20：00-21：00：第四个时间高效期

这段时间是晚上活动的巅峰时段，大脑又开始活跃，反应迅速，记忆力特别好，心也往往能够静下来，建议你利用此时进行商议、进修等需要思虑周密的活动，或者思考一些白天没有解决的问题。

在“黄金四小时”内，如果你难于做到精力集中，可以采用自我暗示的方法，比如告诉自己：“我的精力很旺盛”“我一定可以集中注意力”……从而保证自身的大脑、体力、情绪都处于兴奋状态。时间长了，便自成一种用时规律。

一周周期

有人曾做过统计，发现大部分人在一周中工作效率由低到高排序，分别为：星期一（3.49%）、星期四（5.86%）、星期二（30.89%）、星期三（13.98%）、星期五（35.78%）。

高效工作者会根据自己在一周中的精力状态来安排自己一周的工作，例如：

周一，生物钟还没有从周末休息状态中调节过来，这时最好做一些工作规划或分派任务等工作；周二，状态明显好转，工作的积极性明显提升，此时处理一些棘手的问题往往比较顺利；周三，精力充沛且思路活跃，适合开展头脑风暴或者制定战略决策；周四，继续埋头工作的意愿明显下降，但开展一些沟通性的工作反而效果更好；周五，预示着一周工作即将结束，人的心态放松，心情愉快，此时不妨用来梳理一周的工作，将需要决断的事情迅速处理完成，这样就能轻松迎接下一周的工作了。

有不少人时间观念很强，做事情也愿意付出努力，但就是比别人效率低。那么不妨先了解下自己的生物钟，找到自己做事最有效率的时间段并利用好它。

毕竟，精力管理也是时间管理的一部分。

三、复盘：让每一步都有意义

复盘在个人成长中的重要性不必多言，如果不知道具体的复盘方法的话，可以参考之前的文章，手把手教会你~

1.检查任务完成与否

完成任务固然很爽，但想必一个周期下来，总会有许多没有能完成的事情。

不要先责怪自己，一件事情没有完成必定有它背后的原因。

一般来说，一个你想做的事情没有做到，往往有下面几个理由：

（1）目标太大，没有状态开始：比如开始写一本小说、掌握一个新的技能。

（2）做计划的时候，没有考虑到其他变量，无法执行：比如定期去健身房，一旦出差便做不到了。

（3）缺乏时间精力：比如学英语：很多人一回到家里，时间全都没有了，更别说留下专注的学习时间。

（4）目标缺乏价值：也许目标并不是你真心想做，也不是你需要的。或者说很长时间都没有做，却并没有影响你生活的东西，也许本身是无用的。

• 不想：缺心力、缺价值
• 不能：缺能力、缺方法
• 没机会：缺环境、缺时机

2.用数据评价完成情况

除了“完成与否”这项硬指标，“完成度”也很重要。

使用具体可量化的数据与目标进行比对，是一个很直观的方法。

比对重点不是关注差距有多大，而是要在出现差距的地方，试着去提出疑问：为什么会有这样的差距？

结果比对的价值，是为“原因分析”提供了一个分析的着力点。当我们要进行分析的时候，该在何处进行分析，结果比对就提供了这样一个指向：在与目标不相符合的地方。

3.“未来常迎，过往不忘”

未来、现在、过去，是每个人常用的一种时间分法。

大家习惯这样描述时间：

未来我要成为一个什么样的人，未来我想达成怎样的人生目标；

现在我是一种什么状态，现在我在做什么；

过去我是一个什么样的人，我做到了什么，没做到什么。

但是，何为未来？是明年么？是明天么？如果未来指的是下一秒，那你还未说出口，它已成为现在。从时间的流逝来看，未来一刻不停地变成现在，现在一刻不停地变成过去。

从人生经营的角度来看，未来早已来，过去从未过。

曾国藩在《曾胡治兵语录》里说：“未来不迎，当时不杂，既过不恋。”即未来将要发生的事情，不用过分地迎合；当下正在做的事情不能让它杂乱，需要做什么事情就必须专心做；当这件事情过去了，就别再留恋它。

从时间管理的角度，我们可以用相反的态度来看待：未来常迎，当时可杂，过往不忘。

未来将要发生的事情，要经常思考一下，不断规划未来重要不紧急的事，然后拆解至知道现在应该着手做什么，才能拥有更好的未来。

当下正在做的事情，可以接受一定程度的杂乱，因为没有完美的规划和执行。变化是永恒的，要在变化中不断调整规划，做当下的事情时要不断畅想未来，因为当下做的每一件事，都是在创造未来。

当一件事过去了，不要忘记它，它已经或者正在塑造现在的你。过去不会真正的过去，历史学才是真正的未来学，我们要从过去的经历中不断复盘、反思、总结，最终精进自己，重建自己，创造更好的现在和未来。

写到这里，与君共勉。