中小企业必看！如何做好采购管理？

一般来说，中小企业往往会面临着以下2种采购痛点：没有采购计划或者采购标准流程，每次采购都是根据需要下单，采购过程混乱；要么过度采购，导致资金的浪费和库存积压，要么采购不足，导致滞销。

一、要做好采购管理，先了解清楚采购的基本流程

采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算

1. 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

2. 供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3. 询价、比价、议价 。

4. 合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5. 交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

6. 质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

7. 财务结算：货物入库后，财务结算

二、及时、准确地下达采购计划，避免采购过多过少

以原材料性的生产采购为例，在如今机遇与挑战并存的时代，我们不得不尽可能地采取一切手段把握先机，这样才能在采购物资紧张的大漩涡里突出重围。

我们既要大胆地洞察需求变化，及时做出反应，也要准确地落实采购计划的真实性，这就需要做到以下几点：

1.主动了解材料销售变化

通过与供应商的及时沟通，了解材料的交期变化、价格走向。值得注意的是，我们与供应商的及时沟通，应该建立在双赢互利的基础上，而不是你忽悠我备货，我忽悠你交期和报价，否则得到的采购计划预测会是无用功，不是订多了，就是订少了。

2.明确基本信息

作为采购管理者，在指导制定采购计划时，一定要令采购员明确以下基本信息：生产计划需求；现有在库库存；到货在检数量；现有采购订单；单价；月用量；订货周期；最小+包装量；最小+订货量。

这9个基本要素的综合分析，才能为采购计划的准确预测提供可靠依据。

3.建立合格供方管理机制

采购部门应打破传统单一的货比三家的指导模式，而是优先建立合格供方管理机制，为有效询价提供合理策略。这就需要优化以下几点因素：

1）筛选合格供应商

建立合格供应商名录，规范企业采购供应商的引入与选用，避免造成不必要的成本上涨和质量问题。

2）多方面发展具有竞争力的供应商，避免一家独大，导致被动

许多企业的采购主管都不愿意过多引入供应商，但这样会导致供应商持骄而狂，想涨价就涨价，想延期交货就延期，十分被动。

采购管理应化被动为主动，建立其多家齐头并进的竞争模式，就能为企业材料稳定供应提供切实有效的保障。

4.与供应商建立长期的战略性采购关系

不再沿用传统的只是单次合同的最低采购价格，而是与供应商建立长期的战略性采购关系，以总成本最低来提升企业成本把控力度。

1）综合考虑成本：显性成本+隐性成本

合理的采购机制，不能只考虑单价的优惠力度，而忽略了其他如运输费用、模具费用、修模费用、质量损耗费用等成本。应该有整体观念，对采购材料实行战略性的分析和统筹。

2）建立良性的采购付款机制；

作为采购，当然希望供应商越迟收款越好；作为供应商，当然希望采购方现款现货甚至预付。但综合企业资金的双向互利，我们应该建立一个平衡的付款机制，即采购企业能够按照协议每月支付货款，供应商也适当放宽收款条件，形成良好的合作机制

采购计划制定完毕后，就是合同签订、交货验收和后续财务环节了，这些环节都包含在进销存系统当中哦～

三、利用进销存管理系统：实现采购全流程管理

• 对企业生产经营中物料流、资金流进行条码全程跟踪管理，从订单合同开始，进入物料采购、入库、领用到产品出库交货、回收货款、支付采购款等，每一步都提供详尽准确的数据。

• 集合财务管理、客户管理、业务管理等相关内容，成为进销存财一体化的管理系统，实时掌握库存信息，规范企业流程，实现数据可视化，提高企业工作效率。

  
  

下面，就让我们具体来看下进销存管理系统是如何进行采购管理的。

1.无纸化审批：自动发起采购流程，统计采购费用支出

没上系统前，采购人员通过Excel管理物料，旺季事情过多时常出现物料录入不及时的情况，导致其他采购人员再次采购；如果物料采购不及时，生产过程因物料不足，导致生产搁浅延期；通过采购管理系统可以实现：采购人员根据库管补货提醒，发起内部的采购流程。

相关领导线上审批后，系统还会自动统计出每月/季度采购费用支出情况。

2.供应商管理：供应商分级精细化管理

上系统前，企业采用excel表格管理供应商，优秀供应商无法得到很好的沉淀；现在，通过系统可以将供应商的名称、地址、结算日期、联系人姓名联系方式、采购金额、待附金...履历信息线上留档，分级精细化管理。

3.库存智能预警，按需采购

库存明细报表实时更新，避免库存同步不及时；且在库存中设置安全警戒线，当剩余库存达到警戒标准，发送通知给相关负责人，提醒及时采购。

4.采购到货扫码一键质检，不合格品快速退货

手机端，采购人员可以通过app一键扫码进行质量检查，如果有不合格的产品，可直接在线发起退货审批流程。

5.手机扫码，自动生成库存盘点单

手机APP扫码仅需填入盘点仓库、数量等信息，系统就会依据获取的编码自动生成盘点数据。并与已有库存数据对比，自动计算盘点结果盈亏

6.采购分析报表：多维度数据统计分析

除了统计每月/季度采购费用支出情况情况外，通过系统仪表盘，可以实时生成数据分析图表，如供应商金额采购排行、产品采购排行...辅助我们进行采购决策。

企业采购与供应链管理是企业内部管理系统的重要组成部分，是企业提高运营效率和质量、节约成本的关键。

企业应以提高产品质量和效益为中心，打造大数据支撑、网络化共享、智能化协作的智慧供应链体系，从而提高采购方、上下游供应商及客户等多方的业务效率，实现信息的数字化、可视化，增强信息的准确性和实时性。