八次方照明是如何利用ERP进行数字化管理的？

其数字化定制重点涉及了订单管理、采购管理、库存管理等场景。

下面，就让我们走进今天的案例主人公——八次方照明科技（厦门）有限公司（简称八次方照明） ，感受可定制化数字系统的强大之处。

一、机构简介

八次方照明科技（厦门）有限公司成立于2020年，是一家面向中高端客户提供专业照明设备的企业。公司目前的主营业务有照明设备的生产、销售、安装等，生产包括吸顶灯、球场灯、点光源、轨道灯系列、标识、造型灯、吊线灯、天花软膜、户外系列、地脚灯、配件、灯带线条灯、石膏灯系列、磁吸系列、明装射灯、嵌入式系列等产品。

二、业务痛点

第一，传统模式处理订单效率低易出错。

• 下单：手动生成订单报价单后，截图发给供应商，常常会因操作不当造成信息不准确；报价单格式不统一，手动编辑、效率低下。
• 分批发货： Excel 记录发货信息，容易错漏。如果客户丢漏件，无法及时准确地查询到订单发货记录

第二，纸质化管理思想老旧，影响公司形象。

公司定位中高端客户群体，传统纸质化的沟通和管理模式，与“以用户为中心”的互联网思维背道而驰。

第三，订单进度不易追踪且无监管。

Excel 只能单表展示数据信息，很难实现多表关联，无法系统全面地了解订单最新进展。

三、实施过程

第一，订单管理：自动管理订单，生产进度实时跟进。

客户下单后，自动配对库存，方便设计查看库存情况；订单的各个环节都能收款，与财务部门紧密结合。

第二，采购管理：匹配BOM单，自动生成采购安排单。

• 在系统创建产品结构清单（BOM）后，下单大产品（1个产品由2-3个部分组成）时，自动下单采购对应3个组成部分；

• 库存不足的，系统自动生成采购安排单；如果产品尚有库存，系统会自动填写免采数量，采购只需安排应该采购的部分即可。

第三，供应商管理：自动创建采购单，通知供应商备货

系统根据不同产品不同供应商，会自动创建对应采购单、对应当月对账单；

采购单创建后，系统会发起自动化流程通知供应商备货，按照要求发货至客户或仓库。

第四，库存管理：自动生成入库明细，发货自动通知。

货到仓库后，可以修改采购明细中的本次入库数，就会自动生成入库明细，无需创建新的入库单，以免选错产品；

库管会自动通知销售，进行发货安排，修改本次发货数量，自动生成发货单；

仓库发货后，尾款收取基本订单完结。

四、项目成果

第一，员工各司其职，工作效率大大提升。

以前员工要身兼多职，比如销售（设计）要亲自对接客户、生产、仓储等，当客户询问发货时间时，需先电话沟通生产部门，了解生产进度，然后再沟通仓储部门，了解物流情况等。现在只要登陆系统，就能直接看到整个订单的状态，员工可以集中精力做好本职工作。

第二，内部管理规范有效 ，优化了整个项目流程。

系统直接挂钩员工绩效。若发现项目环节出问题，可直接和相应负责人沟通，并予以相应的绩效惩罚，避免之前扯皮、推诿等现象的发生。

第三，多维度统计分析，决策更科学有效。

系统仪表盘为不同角色人员设置不同权限，实现快捷操作及数据自动化统计，保证不同角色人员在各自的职责范围内操作系统，实现各环节工作流程的紧密配合。

• 销售设计：直接进入产品表就能知悉现有产品、库存情况等，还能直观地查看每日待跟进的客户、未安排生产的产品、进行中的订单等。

• 采购人员：自动统计本月新增xx采购单、待发的客户数、待发回仓数等，一目了然地了解每笔采购单的进度。

• 管理层：可根据年度&季度业务情况分析，制定接下来的工作目标；辅助判断生产工厂的交付能力，如果一直处于超期状态，会及时更换厂家。

五、客户寄语

八次方照明科技（厦门）有限公司 联合创始人 ——阮巧巧：

“从新手小白到自己手动搭建表格，伙伴云让我受益很大，它让我又掌握了一个新技能；而且它的灵活性极高，可以按照我们的业务需求进行定制化开发。我认为，八次方照明未来至少5年都离不开它，希望伙伴云在接下来的拓客、售后、项目可视化等管理上，帮助我们上一个新台阶。”