项目协作如何更高效？可以借助哪些项目协作工具？

1. 即时通讯工具，用于实时交流和沟通，其中又可分内外部沟通、客户沟通等等；

2. 项目管理工具，用于规划、组织和跟踪团队的工作进度和任务分配，根据使用团队的同又可分为软件项目、通用项目、工程项目等等；

3. 文档协作工具，用于团队共享、编辑和管理文档和文件；

4. 视频会议工具，用于团队成员之间进行远程视频会议和屏幕共享；

5. 云存储工具，用于共享和存储文件和数据；

6. 代码协作工具，用于团队共同开发、管理和协作代码项目；

不同的团队协作工具有不同的特点和优势，根据具体的协作需求选择适合的工具可以提高团队的效率和协作效果。

不管是几个人的小型项目团队还是几百人、上千人组成的大型项目团队，基本都是按照以下流程进行的：

项目的启动阶段：合理制定目标；项目明确任务到人；

项目的计划：任务分工明确；分清项目的优先级别

项目的实施：注重团队管理工作；加强沟通协作；修改或调整工作计划；

项目检测与控制过程：借助项目管理工具监控进度；

项目的收尾：具备基本的数据分析能力，进行总结复盘

整体思路就是: 明确事->找对人->排计划->定机制->收好尾。

注意：以上5个过程不是只运行一次就结束，而是循环的用于项目各环节。

一、项目启动阶段

制定好项目目标后，开启所有工作的第一步，明确项目干系人，项目目标和项目关键负责人等基础是必不可少的。

1、合理制定目标

项目启动规划期，制定合理的目标对整个团队来说很重要。
一个项目的好与坏，首先要看所定目标是否合理性。合适的目标对每个人、企业都有好处，员工不会有太大的压力，就会安心努力地工作。

SMART是一个目标设定原则，它能够帮助我们设定理想的项目目标。

具体性（S）：想要实现的目标，且越具体越好。
可衡量性（M）：可衡量性指项目指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的。
可实现性（A）：在目标设定时，我们都想要充分发挥自己的想象力（毕竟太过保守的目标不具备突破性），但也需要注意不要太过放飞自我，设定不切实际的目标。
相关性（R）：指绩效指标是与工作的其它目标是相关联的；绩效指标是与本职工作相关联的；
时限性（T）：注重完成绩效指标的特定期限。

另外，目标要靠人来执行，执行过程中会有各种各样的评价，严格地说就是考核和监督。这里，就得需要OKR管理工具的协助了。

OKR（Objectives and Key Results）即目标与关键成果法。

目标（Objectives）：是对驱动组织朝期望方向前进的定性追求的描述。主要回答“我们想做什么”的问题。

关键结果(Key Results简称KR)：用来衡量目标是否达成，主要回答“我应该怎么做”的问题。

在制定OKR时，为每个KR设置对应信心指数。信心指数代表着对完成这个KR的把握，设置为10（最大值）即对完成目标有绝对的把握，设置为1（最小值）即对完成目标毫无把握，在OKR执行过程中可以根据实际情况修改信心指数。

2、项目明确任务到人

在制作项目计划之前，让所有人参加讨论，对主要的工作量进行分工，每个人明确知道自己的工作任务和时间。
如果你控制的项目和人数比较少，比如10个人之内，跟你在同一地点，最好每天清晨花上10分钟开个早会，确认一下前一天进度。

人多的话，每天写工作日志，每周工作总结，项目经理及时确认进度。

对项目过程遇到的各种问题进行整理多分享多总结。

在纠偏改正阶段，都可以使用项目管理思维——PDCA循环的原则，进行正向的反馈与循环……

• Plan--计划，确定方针和目标，确定活动计划；

• Do--执行，实地去做，实现计划中的内容；

• Check--检查，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题；

• Action--行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题放到下一个PDCA循环。

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二、项目计划阶段

这一阶段，项目经理要定义好项目范围，确定可利用资源，了解时间轴，确定关键里程碑，组建团队，制定初步计划，并按实际情况调整、分派任务、设置进度等工作内容。

作为项目的主导，项目经理要确保这些分配给个人的任务是符合成员能力，可测量的，能够实时监控任务进度的。

1、任务分工明确，公开透明

把公司项目公开，有利于资源的共享，让他人都知道你在做什么，对于任务分工也能更明确，尽量避免出现一人同时参与多个项目的情况。

2、项目进度，实时提醒

如果项目启动了、项目验收超期了、项目需求变更了、项目付款延期了等，选择相关项目负责人，伙伴云系统会通过企业微信自动给相关人发送提醒。

如果出差在路上或者公事外出，项目经理或项目负责人也可以在手机端直接创建新任务，并为任务指派执行人，被指派人在被添加为责任人后，即可收到任务通知，随时可获取任务信息。

3、多个项目时，分清优先级

当面对多个项目时，以什么顺序去做是很重要的，哪个项目要优先启动，哪个项目要暂时搁置，对项目影响都很大，多项目的管理者要清楚地知道哪个项目是最紧迫的。

一般来说，将影响别人的任务优先级设置为更高，避免团队其他成员”Waiting for you“。

在时间管理上，还有一种流传甚广的时间管理方式，叫时间四象限，它根据紧急和重要性把工作分为以下四个“象限”：

如何理解四象限法则？

优先解决第一象限，重点投资第二象限，防止陷入三四象限。
一旦我们能够清晰地将生活中所要做的事情，按照优先矩阵进行分类，我们的时间管理也将变得事半功倍。事情多的时候一定要分清轻重缓急，不然容易顾此失彼。

从这个层面上来说，伙伴云表格就是一款非常好的时间管理工具。

在伙伴云，项目负责人通过设置项目优先级和项目开始/截止时间、实际完成时间、预期/实际工时...就能自动监测任务完成情况。点开每一个任务即可看到任务详情及任务执行进度，了解任务整体完成情况。

三、项目的实施阶段

项目在执行阶段会出现这样或那样的问题，确保工作的顺利推进是整个过程的核心。项目经理需要特别关注以下三个方面：

1、注重团队管理工作
管理好团队是确保工作有序进行的重要手段，不仅要让团队具有凝聚力，同时也需要对工作进行正确的决策与剖析；

2、加强沟通协作
一个项目会涉及到多部门多环节，无论是本团队内，还是跨部门合作，项目经理都应该加强沟通协作，确保团队流程顺利。

3、修改或调整工作计划
修改调整计划也是项目执行过程中必不可少的一环，围绕项目目标与资源，根据实际情况来调整或更改，可让项目实施少走弯路高效推进。

四、项目监控阶段

监控环节是项目是控制成本、资源和质量监督，预计项目的进展。俗话说万事开头难，项目开始时可能不会立马有大进展，但之后要开始监督团队工作，甚至要落实到个人，这样有益于提前发现问题，规避风险。

必要时，也可以借助项目管理类的工具。比如看板视图、日历视图、甘特图、燃尽图等。

以看板视图为例。伙伴云的看板视图，就可以直观反映项目进度的健康程度。

当任务安排给成员之后，我们通过看板视图就可以实时跟踪每个成员的任务进展情况，如：哪些任务还没开始做，哪些任务正在进行，哪些任务已经完成，以及每个任务消耗的时间等。

伙伴云-看板视图

除此以外，还可以把工作写进“日历”，按天、周、月安排日程。点击事项即可查看详情，一眼get待办清单，更有利于团队协作。

除了项目的可视化，还有严格的权限管理，分工更有序，信息也更安全。
项目经理可以根据观测到的结果，预测项目结束的时间，判断是否能如期完成；若不能完成，查找原因并采取措施解决问题。

五、项目收尾阶段

一个项目的收尾，除了汇报工作外，还需要对项目结果进行分析和记录，写下复盘总结是项目收尾阶段最关键的事项。只有对项目完成的效果进行全面细致地分析，才能将经验内化。

做复盘的时候，有几点注意事项：

1、必须是团队一起复盘
2、复盘过程别扯责任问题
3、复盘重在优化，能落地很关键
4、复盘总结最好有可量化的数据

伙伴云仪表盘，只需简单的配置就可以生成项目的统计分析报表，自动获取月验收项目数、交接项目数、任务完成情况等不同维度的分析结果、趋势等，数据一目了然，辅助团队进行决策。

以上就是整个项目管理和协作的全部流程了！

不过，掌握方法与工具，只是迈出成功管理项目的第一步，项目最后成功与否取决于您的毅力，是否坚持不懈的实践-总结-再实践！

最后，再次安利下伙伴云这款“全家桶式”项目管理工具，涵盖OKR、项目管理系统、看板视图、日历视图、数据分析仪表盘......现成的模版，学习门槛极低，项目经理们可以根据需要随意搭建成你想要的样子，非常适合项目管理和协作。