什么是永续盘存系统？

什么是永续盘存系统？

什么是永续盘存？

永续盘存是一种连续的会计惯例，可实时记录库存变化，而无需实物盘存，因此账簿库存可准确显示实际存货。仓库使用输入设备（例如销售点（POS）系统和扫描仪）记录永久库存。

永续盘存方法越来越多地用于仓库和零售行业。使用永续盘存，可以将多报（也称为幻影存货）和缺失的存货低估保持在最低水平。对于使用物料需求计划（MRP）系统进行生产的公司来说，永久库存也是一项要求。

什么是永续盘存系统？

永续盘存系统是一种程序，可以根据您的电子记录（而不是实物盘存）连续估算您的存货。该系统从物理计数的基线开始，并根据进货和出货量进行更新。

Max Muller ＆Associates LLC总裁兼“库存管理基本要素”的作者Max Muller说：“永久库存管理系统可以实时跟踪。它使用软件来遵循规则，使系统保持最新，并且运行良好。我建议您进行3D计数，在此您可以经常计算横截面，以便随着时间的推移考虑整个横截面。您可以考虑将其永久保留，但是它需要由软件驱动并遵循规则或进行更改。”

库存管理软件和流程允许实时更新库存数量。通常，这意味着员工使用条形码扫描仪来记录发生的销售，购买或退货。员工将这些信息输入到不断调整的数据库中，该数据库可跟踪每个更改。自动或永久更新库存是为系统赋予名称并使其与定期方法区别开来的原因。

近年来，库存管理软件的进步以及将其与其他业务系统集成的能力使永续库存成为许多企业更实用，更强大的选择。此外，基于云的库存管理系统通常是实时的，这是永久库存系统的关键要素。

通过访问实时数据，销售人员可以提供准确的运输信息，管理期望并提供直接影响您声誉的更好的客户体验。将库存软件与营销系统集成在一起可以为团队提供当前正在销售和不销售的快照。营销人员可以在历史趋势的背景下设置当前信息，以了解客户的行为并定位公司以满足预期的客户需求。

什么是定期库存系统？

在定期盘存制，也称为非连续系统，是公司用来说明其产品的方法。根据指定的会计期间，定期库存不会保持货物，采购，销售及其相关成本的连续统计。

该系统由公司会计工作，将所有购买记录到购买帐户中。然后，公司对实际库存进行计数，会计将采购中的任何余额转移到库存帐户中。接下来，会计调整库存帐户以匹配期末库存的成本。定期系统的标志是商品的实物计数。由于公司不跟踪唯一交易，因此此数字至关重要。无论公司是每周，每月，每季度还是每年执行此库存，都将启动记录对帐。

在定期系统中，公司不会在不进行滚动计算的基础上直接计算实际库存后的销售成本（COGS），也不会在每次交易后不断更新成本。由于他们将所有采购都借记到采购帐户中，因此他们没有在定期系统中保留库存帐户。期间结束后，公司会将采购帐户总计添加到库存的期初余额中。然后，公司还可以计算新期间可供出售的商品成本。

永续库存定期库存系统

永久和定期系统需要关于员工如何记录库存的不同工具和程序，尽管它们可以互补。在永久性系统中，员工始终跟踪产品。在定期系统中，员工仅按指定的时间间隔记录产品。

显然，永久性系统比周期性系统更为复杂，因为有更多记录可供软件和员工维护。Muller建议：“在考虑要使用的系统时，基本原理是相同的-无论采用哪种方法。即使使用最先进的软件，如果基本系统之间存在断开连接，您也只会加快错误的处理速度。您将根据产品的性质，易腐性和物理处理方式来决定系统，无论产品大小，以及消耗多少空间。产品的性质还取决于您的公司如何收货和库存。有些商品是统一的：它们的零件很小，被分解成单独的垃圾箱。”

穆勒分享了一个例子：“几年前，我在一家没有冷冻鸡肉经验的公司工作过。他们将鸡检入时将它们从热码头上卸下。结果，尽管它仍然可以食用且安全，但煮熟后变得非常难看。他们学会了将库存带入冰箱，然后对他们的库存进行检入。他们必须根据产品的需求调整程序和系统。”

永久系统和周期性系统之间的其他差异：

更新帐户：在永久性系统中，总账和库存账本的更新在每笔交易中都是连续的。在定期系统中，仅在存在物理计数时才对总帐进行更新，而不基于交易。计算销售成本（COGS）：在永久性系统下，软件系统保持交易的运行状况，因此始终能够提供COGS。定期盘存系统在进行实物盘存后，在会计期间结束时一次性计算COGS。在会计期间结束之前无法计算精确的销货成本。记录交易：在永久性系统中，无法手动维护记录，因为可能要跟踪成千上万笔交易。永久库存系统需要软件。但是，定期系统不需要软件。您可以在定期库存系统中手动跟踪库存。周期盘点：周期盘点是指企业对部分库存进行计数，目的是在一个时间周期内完成整个库存。他们不会一次计算整个库存，但是会根据所计算的内容进行少量调整。企业也称为抽样，仅在永久性系统中使用周期计数。他们不使用定期盘点系统下的周期盘点，因为它们无法设置基准。记录购买：在永久系统中，您将购买记录在原材料库存帐户或商品帐户中。在定期系统中，您将采购登录到采购资产帐户，而不添加任何单位计数信息。执行调查：在永久系统中，交易非常详细。这样，您可以轻松地调查与库存相关的错误。在定期系统中，这些调查更为复杂，因为系统会在较高级别上聚合数据。很难使用此数据来查明过程中的错误。

即使GAAP标准说永久性或周期性系统都适用于任何业务，但每个系统都更适合于不同规模的组织。总体而言，永久系统更适合于具有较高销量或多个零售地点的公司，因为它是一个更及时的系统。定期系统可能会阻碍此类组织的决策。定期系统更适合不受缓慢库存更新影响的企业。这些包括新兴业务，提供服务的业务或销量低且易于追踪的公司。员工在长期制度下挣扎的公司，例如在季节性帮助下工作的公司，也将从维护定期制度中受益。随着业务的增长，他们总是可以制定永久库存。

并非所有人都同意，当您没有很多产品时，使用定期系统是明智的。Muller回应了这一观点：“定期库存系统非常糟糕。在年度库存期间，您要出去计数。物品的纸张寿命与实际寿命（货架数）不匹配的可能性非常大。因此，您断开了连接。如果您每年仅清点一次，则不知道断开连接的时间。在产品寿命的开始和结束之间存在许多问题，无法在周期性系统中发现错误。问题发生后不久，我们应该可以回去查找物品，以帮助改善库存。公司会更正记录并纠正不平衡并继续前进，这是及时的快照。然后，这些问题将几乎立即恢复。不过出于会计目的，除非您有成熟的周期计数程序，否则执行此练习很重要。审核员将采用成熟的周期盘点程序作为年度盘点。”

永续盘存的优缺点

永久库存允许更多实时库存跟踪，使其优于其他方法。但是，该系统需要一致的记录保存和监视，并且设置成本比其他方法昂贵。

永久库存可以通过以下方式为您节省金钱：

无需定期关闭设施以进行实物盘点，扫描条形码中的数据可帮助您预测库存，您可以对所有交易进行核算，从而对您的产品提供完全的责任。

即使永续盘存优越，也不是完美的。尽管有一个恒定的，自动的产品跟踪系统，但仍有许多方法会失去积极的库存控制。

使用永久库存的缺点包括：

您仍然必须执行年度清单来同步数据，您必须输入每笔交易，这需要更一致的记录保存和监控，永久库存系统比其他方法具有更高的设置成本，因为它们需要软件和培训。

谁使用永续盘存系统？

拥有大量库存的大型企业倾向于永久性库存系统。永续盘存系统对于寻求可扩展性的新兴和中小型企业也非常理想。

大型企业很难执行周期系统所需的周期计数。此外，拥有多个零售地点的组织可能会发现，如果有定期更新的产品数据库，则更容易控制库存。例如，某工具零售商的客户正在寻找一种特定类型的扳手，这种扳手很少被要求和出售。它在本地有六个位置。使用永久性系统，它可以实时了解哪个站点可能有一个库存，因此客户可以快速拿起扳手，而不必从商店到商店寻找它。

其他需要永久库存的业务包括专门从事直接运输的业务，制造商直接向客户发货，或专门从事贸易和分销的业务。在这些企业中，库存始终在移动。而且，不断有回报和交流。要了解在给定时间可用的库存，需要不断更新或采用永久系统。

什么时候使用永续盘存系统？

永续盘存系统对于始终需要了解利润率和获利能力的人们很有帮助。拥有许多产品的大型企业或希望随着时间的推移扩展新兴企业的能力的公司将使用永续盘存系统。

专家认为，永续盘存系统是未来的发展趋势，尤其是对于产品公司而言，因为这种系统越来越便宜，甚至对于小型企业而言，也变得易于获取和使用。穆勒解释说：“这个行业的未来趋向于更实时地识别产品，并改善与产品中和产品上的变送器有关的一切。实际上，这些是自动识别形式。存放在哪里都无所谓，您可以找到它。”

在永久库存系统中，每次公司进行销售或购买新库存时，软件会将更改记录到销售收入帐户中。记录销售的过程可确保会计记录反映受影响帐户中的准确余额。该软件还记录收取的价格。要在永久系统中记录交易，您必须知道售价，购买价格和受影响的帐户。售价是客户为商品支付的价格。购买价格是与产品相关的成本，包括运输，接收和存储成本。

一个典型的日记帐分录将显示为每个交易借记的软件是哪个帐户，以及将哪个帐户记入贷方的软件。

在永续盘存系统下如何跟踪库存？

永久库存系统会在交易（例如销售或收据）发生时通过更新产品数据库来跟踪货物。每个产品都分配有跟踪代码，例如条形码或RFID代码，以区分产品，跟踪其数量，位置和任何其他相关细节。

当新产品进入企业时，员工（连同其详细信息）将它们扫描到计算机系统中。没有计算机的库存系统，将很难手动跟踪企业中的每笔交易，尤其是在销售许多产品的公司中。例如，一家零售大盒子商店有数千种产品。它的供应链每天提供其他货物的交付，然后员工将其扫描到他们的数据库中。如果产品是新产品，则员工在最初扫描产品时必须添加产品的详细信息。该附加信息包括说明，产品代码或SKU，以及客户在商店中找到它的位置。如果商店已经装运了产品，则此扫描将更新库存中的数量。当客户购买其中一种产品时，数据库会在数量上少列出一种产品。

该系统取决于正确的库存控制程序，例如，系统需要确保员工迅速扫描任何新库存。核对数据库的实际数量很少，但这是必需的，因为随着时间的流逝，真实的库存数量可能会因盗窃，丢失或损坏而出现偏差。

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