如何实现ERP业务收益

如何实现ERP业务收益

在选择ERP时，公司通常会在业务潜在改进方面看到无限的可能性。但是，在此过程中的某个地方，许多项目都达不到期望，而ERP业务收益却使高管的期望无法实现。

实际上，在我们的2019年ERP报告中，许多公司都报告了与报告，竞争优势和技术增强相关的优势带来的低收益实现。

根据我们的经验，低收益实现通常是由于未能在项目早期定义预期收益并使公司与共同目标保持一致而造成的。换句话说，在许多软件选择过程中，组织一致性并不是许多公司的优先事项。很多时候，公司迫切需要快速找到可以解决其痛点的新ERP系统，从而使他们看不到其业务目标。

尽管专注于收益实现并非易事，但我们发现了几种策略可以帮助公司从其ERP项目中实现巨大收益。这些策略在选择ERP之前或之中启动时最有效。

内容

1.  实现业务利益的8条策略

2.  ERP软件如何改善流程集成

3.  ERP软件如何提高您的竞争优势

4.  ERP软件如何改善客户体验

5.  ERP软件如何提高运营效率

6.  ERP软件如何提高法规遵从性

7.  ERP软件如何提高商业智能

8.  结论

实现业务收益的8种策略

1.了解您的当前状态

通过解决当前流程中的痛点，您可以实现许多业务收益。这就是为什么我们在开始选择ERP之前帮助客户绘制当前状态的原因。

在过程映射中，重要的是要捕获适当数量的细节。例如，您需要记录当前流程需要多长时间，以便在上线后评估改进情况。

当您确定痛点时，您会发现改善的机会。现在是时候开始思考如何修复损坏的流程和创新平庸的流程了。

2.概述预期收益和投资回报率

与客户一起进行ERP项目时，我们通常帮助他们阐明总体业务目标，以便他们确定ERP软件如何支持这些目标。这就引发了有关业务收益的讨论-技术可以带来哪些收益来支持公司的整体战略？

能够以任何特定方式回答此问题的唯一方法是根据在映射当前状态时发现的改进机会来设计未来状态流程。我们建议您根据业务目标和痛点来设计未来的状态流程。

尽管业务流程再造是一项耗时和资源密集的工作，但它使您可以量化预期的业务收益。例如，它使您能够量化当前状态流程和未来状态流程之间的时间和成本差异。

估算了所有预期的业务收益后，就可以记录您的发现了。记录业务收益最有效的工具之一是ERP业务案例。该工具不仅仅是将项目证明给执行人员的一种手段。它还可用于设置关键绩效指标（KPI）并在整个项目中进行跟踪并发布。

成功使用KPI的第一步是了解一个核心概念：每个KPI都是一个指标，但并非每个指标都是一个KPI。本质上，KPI是最能定义流程或功能成功与否的指标。

例如，我们有一个客户将其关键设备的预防性维护定义为以下比率的百分比：（每台机器执行的预防小时数）/（机器制造商建议的小时数）。他们的得分高于95％，并且制定了简洁而有意义的KPI，可以帮助他们预测关键机械的未来性能。

除了KPI，业务案例还应该关注估计成本以及预期ROI。尽管您可以在不关注特定ERP供应商的情况下估算ROI，但是许多公司在评估了多个企业系统后将重新计算预期ROI 。但最终，您的投资回报率将更多地取决于项目的执行，而不是您选择的ERP供应商。

实际上，您的投资回报率在很大程度上取决于业务案例的质量。最有效的业务案例概述了新系统改善业务的特定，可衡量的方法。

相反，我们看到许多公司通过指出其遗留系统存在的问题（例如缺乏可扩展性或供应商的生存能力下降）来证明他们购买ERP的合理性。

尽管这些是实施新系统的正当理由，但它们必须伴随着更加雄心勃勃的目标。您不仅要保持现状，还想创新！

3.确保组织一致性

您的公司不仅需要明确定义的业务目标和项目目标，还需要了解它们如何联系在一起。公司中的每个人都需要这种理解，特别是高管。

为了获得这种理解，我们建议您使用业务案例来获得高管的支持，然后成立高管指导委员会。该委员会应高度参与项目，尤其是在公司内部传达项目目标并使过程所有者对实现这些目标负责的时候。

当高管交流项目目标如何与业务目标联系在一起时，业务收益就变得更加可实现。例如，公司实施ERP软件的一个与业务相关的常见原因是为了改善其数据洞察力。当主管解释技术如何实现此业务目标时，您的团队更有可能选择合适的软件并迁移合适的数据。此外，您的员工更有可能遵循提高数据准确性的程序。

4.制定现实的项目计划

我们数十名软件专家见证案例中的主要教训之一是，不切实际的期望通常是导致低收益实现和ERP失败的主要原因之一。

许多公司不正确地估计有效实施ERP系统所需的时间，预算和资源，而ERP顾问，系统集成商和VAR也是如此。

避免这种陷阱的最佳方法是利用独立的顾问来帮助定义一个切合实际的项目计划。我们帮助客户制定切合实际的项目计划的方法之一是通过与其他类似公司进行基准测试。

我们还确保公司在其项目计划中包括被忽略的活动，例如变更管理和业务流程管理。这些活动有助于公司实现更多的业务收益。

5.专注于变更管理

如果最终用户不准备使用新软件，您将无法实现业务收益。这就是为什么必须尽早与员工进行沟通和培训的原因。

我们使用组织准备情况评估来帮助客户在项目早期识别变更的阻力，以便他们可以主动解决。组织准备就绪评估导致制定了变更管理计划，该计划减少了变更阻力，并帮助员工了解其个人流程如何支持项目目标。

6.两次考虑改变目标

必须从项目目标的角度来查看每个变更单，自定义或范围调整的请求。如果无法在这些目标的参数范围内证明其合理性，则必须调整目标或请求。在大多数情况下，您应该调整请求。

例如，您不想将目标从“标准化所有站点的所有会计和财务功能”更改为“确保A / P可以访问批准的供应商列表”。毕竟，所有时间，金钱和精力在实施ERP系统时，您至少应该尝试最大程度地提高ROI。

当您开始承受内部压力来定制系统时，请以您的业务案例和ERP项目计划为指南。

7.持续衡量收益的实现

找出整个项目中预期收益与实际收益之间的差距，可以帮助管理人员了解他们的擅长之处以及如何改进。

根本原因分析可以确定这些利益差距的原因。常见的根本原因是最终用户使用变通办法，因为他们不了解使用新技术的重要性。在这种情况下，后续的最终用户培训和增强的沟通可以弥合利益差距。

许多公司将KPI所有者指定为负责衡量收益，确定根本原因和实施纠正措施的人员。理想的KPI所有者熟悉要衡量的流程，在流程中取得成功，并具有解决落后绩效的能力。通常，部门经理是监督各自部门绩效指标的理想人选。

除了职能级别的所有权外，组织级别的汇总KPI的执行者所有权对于实现绩效的整体视图和推动问责制也是必要的。

衡量上线后的收益也很重要。尽管ERP项目团队很可能会感到疲倦并准备继续生活，但成功的ERP项目永远不会结束。

8.持续改进

如果您的公司将业务流程管理作为ERP项目的一部分，您可能会明白持续改进的重要性。

业务流程管理是一个持续不断的流程，在上线后会一直持续下去，因此您的ERP系统也应继续发展。这可以确保您的人员，流程和技术之间的长期一致性。

如果您已实施了可扩展的ERP解决方案，则应该可以实现长期调整。但是，这并不容易。

我们帮助客户确保长期一致的方法之一是创建一个专注于持续改进的ERP卓越中心。

既然您知道了如何最大程度地实现收益，那么您可能想知道应该期望哪种收益。本文的其余部分将讨论一些常见的ERP业务收益，并提供有关如何实现这些收益的建议。

ERP软件如何改善流程集成

在任何公司内部，必然存在组织孤岛。无论您的公司是数据孤岛还是文化孤岛，实施ERP软件都可能是突破这些隔离障碍的最佳方法之一。实际上，许多公司都在追求ERP项目，以更好地集成孤立的功能，例如客户服务，生产，会计和销售。

当不同部门和工作地点使用不同的技术和过程来输入和分析数据时，通常会创建筒仓。这种不一致会导致不规范，不可靠的数据孤岛。

但是，实施集成的ERP系统可使来自任何部门的共享数据立即在所有部门和位置之间同步。例如，如果销售部门签订了销售500单位的合同，则ERP软件可以将此信息传达给制造商，以确保可以检查库存和安排工作。

筒仓不仅是数据方面的问题，而且还可能减慢ERP项目的速度。如果您的公司处于孤立状态，则不同的部门，工作组和地点可能会遇到关键活动，例如概述对整个公司有意义的业务收益。

因此，至关重要的是在选择ERP之前就开始打破组织孤岛。尽管ERP软件将有助于进一步消除孤岛，但您在业务流程管理过程中奠定的基础至关重要。

以下是开始打破组织孤岛的三个技巧：

1.标准化流程

您公司的不同位置将具有不同的  业务流程，其中一些流程需要进行标准化。其他过程应本地化以适合每个单独实体的需求。

当一家公司想要保持其竞争优势时，在标准化流程和本地化流程之间寻求适当的平衡至关重要，而竞争优势可能会因地理位置而略有不同。

通常，标准化对于许多业务流程（尤其是财务流程）是有益的。

2.整合您的流程

我们建议一种用于业务流程管理的方法，称为价值流映射。这种方法可帮助我们的客户描绘功能之间的相互作用，并消除非增值过程。

在改进流程时，您应该让各个部门的员工参与进来，以了解流程之间的上下游依存关系。

3.确保员工的支持

当员工了解这些过程如何使他们个人以及整个公司受益时，他们更有可能采用消除孤岛的过程。

因此，向员工传达跨部门协作的价值非常重要。这种ERP通信应以全面的组织变更管理  计划为基础。

ERP软件如何提高您的竞争优势

大多数现代ERP软件在制造，商业智能和分析等领域都具有创新功能。但是，如果您的主要目标是简单地替换当前系统，则此功能可能会被削弱。

如何确保您从ERP软件中获得竞争优势？答案是业务流程再造。

在选择ERP之前进行业务流程重组是最有效的。这样可确保您不会盲目地采用ERP供应商的行业最佳实践，而仅在能提高您的竞争优势的地方采用它们。

在许多情况下，行业最佳实践可能会降低您的竞争优势，因为实施类似系统的竞争对手可能会使用相同的最佳实践。

在改善流程的同时，重要的是要在与客户和收入相关的业务流程中寻找效率低下的问题，以找到提高竞争优势的机会。

记录了将来的状态并收集了ERP要求后，就可以开始联系ERP供应商。在帮助客户评估供应商时，我们确保客户有明确的目标和优先级，以便他们知道在系统中寻找什么。

例如，如果客户知道客户体验转型是当务之急，那么他们将专注于ERP供应商的CRM和高级需求计划功能。

如果您希望通过ERP软件提高竞争优势，那么将重点放在CRM功能和其他与客户体验相关的功能上就很重要。实际上，竞争优势是一种高级商业利益，通常可以通过更具体的商业利益（例如改善客户体验）来实现。

ERP软件如何改善客户体验

良好的客户关系不仅仅会发生。它们是参与过程的几个阶段的战略流程的副产品。这些过程中的每一个都应由集成的ERP系统管理。

ERP系统可以通过以下五种方式改善客户体验：

1.客户管理

管理客户关系是订单到现金流程的重要组成部分。处理客户关系的最佳方法，特别是对于中型和大型公司而言，是寻找一个 结合了主数据管理（MDM）和客户关系管理（CRM）的  ERP供应商。

虽然MDM和CRM可以一起使用，但它们也可以是两个具有不同目的的不同模块。

MDM模块可以确保内部利益相关者能够收集，容纳和检索一致且可靠的客户信息。该信息可以包括关键数据，例如订单历史记录，公司历史记录，信用信息，位置，关键联系人，年收入等。可以将其视为有关该客户的所有相关数据的目录。

许多公司在实施MDM模块时面临的挑战是从每个客户那里收集所有必要的数据。该信息可能已经以某种形式存在，但可能分散在各种位置和格式中。

如果信息分散，则必须识别该信息并将其整合为一个资源。整合后，该信息将通过集成提供给所有内部利益相关者和模块。

在MDM编译有关客户的总体数据的同时，CRM解决方案使销售人员可以跟踪潜在客户和客户的互动，以发现机会。对于拥有少量客户的公司而言，几乎不可能手动跟踪每个交互。

只有CRM系统才能整合趋势，机会，偏好和财务数据。这使公司可以更好地计划收入预测和预算。

我们的许多客户都在寻求更好的数据见解，以用于改善客户体验。我们经常引导这些客户进行业务流程重组，以确保他们的流程与他们的数字战略保持一致  。

2.订单管理和履行

订单管理系统（OMS）允许公司在每个阶段跟踪每个客户订单的状态。通过了解何时输入订单以及如何以及何时执行订单，公司可以更好地管理客户关系。

OMS还可以帮助公司管理不同的运输方式，仓储和多种货币。在  ERP选型时，一定要寻找一个系统，可以。。。

改善客户关系–通过更好的订购流程，更快的交货和更准确的发票可以大大提高客户体验。体验越丰富，客户下订单时的信心就越大。如果确实发生订单问题，OMS可使工作人员快速识别并纠正问题。最大化营运资金和现金流–  OMS减少错误，提高订单履行速度并实现更准确的开票。因此，公司可以改善现金流和增加营运资金。增强供应链效率– OMS可以提供有关库存，工作流，定价和市场趋势的宝贵见解。这可以提高组织效率并促进主动决策。从供应链的角度来看，OMS可以通过减少库存和了解始终可以从其他可靠的供应商处快速采购产品和材料来帮助降低成本。改善员工管理–通过允许客户以连接到ERP解决方案的方式在线下订单，公司可以更好地管理其员工。自动化的订购过程会将客户的请求集中到操作中，在操作中分配资源以确保操作人员正确。以这种方式处理订单可使公司更好地满足客户期望。

3.信用管理

将信用管理组件集成到您的ERP系统中可以提高透明度，从而帮助您遵守每个客户认可的一组条款。如果没有将这样的信用管理策略和整体信用理念整合到集成的  ERP解决方案中，公司可能会通过将信用条款扩展到可能无法付款的客户而使自己承担更大的风险。

尽管许多公司错误地将未付债务的责任完全由客户承担，但事实恰恰相反。公司内部通常缺乏明确的信贷政策，导致发票过期或未付。

就像栅栏可以造就更好的邻居一样，ERP系统中纳入明确而可行的信贷政策也可以提高客户参与度。

4.发票和应收帐款

在向客户提交发票时，与手工提交相比，优先使用技术并结合某种形式的自动化。自动化可以实现更好的跟踪，并帮助公司更有效地获得报酬。

可靠的ERP解决方案应结合某种形式的发票自动化，最好是通过将发票直接提交到ERP软件的方法。这有助于消除错误和延迟付款。

ERP解决方案可以提供全面的应收帐款报告，跟踪发票提交和最终付款的进度。此功能可以帮助公司在到达客户之前就很好地识别和消除可能的发票错误。

5.付款和现金申请

从订单到收款流程，几乎没有其他部分比客户付款和现金申请需要更多的关注。这两个过程对每个企业的健康至关重要。利用可以管理这两个领域的ERP软件，对于确保按时付款和将付款准确地应用到客户帐户将大有帮助。

尽管付款过程听起来很简单，但对许多公司来说却是一个挑战。即使在实施新系统之后，优化的过程也可能难以维护。这是因为员工经常抵制新流程并坚持旧的做事方式。我们采用  变更管理  技术来帮助客户缓解这一挑战。

以下三种方式可确保您的新ERP软件改善客户体验：

1.了解如何在公司之间共享数据

如果销售和市场部门处于“循环中”，则它们缺少可用于吸引客户和促进销售的关键指标。

我们建议与主要利益相关者合作，以确保他们提供所需数据的输入，并可以设计出充分利用这些数据的方法。

2.确保数据不仅专注于现有客户，而且还关注潜在客户

现代的ERP系统使您可以跟踪潜在客户如何通过各种平台与公司互动。使用此信息，您可以推断出这种参与如何促成销售。

在理想情况下，这些信息不会被困在市场部门中，而是可以通过集成的ERP系统在整个公司范围内获得。这种数据可见性将使您的公司能够改进流程，以最好地满足客户需求。

3.跟踪和交流使公司与众不同的指标

重要的是，不仅要根据指标如何影响您的公司，而且还要如何影响客户来查看指标。

例如，诸如时间和生产成本或客户服务响应时间之类的指标会直接影响客户。与客户沟通这些指标应该是您的营销，销售和客户服务团队的优先考虑。

ERP软件如何提高运营效率

许多公司都存在效率低下的业务流程和遗留系统的大杂烩。新的  ERP软件  通常可以解决这些问题，但前提是您必须在选择ERP之前定义并改进流程。

定义您的未来状态以及性能指标和过渡计划，将确保您实现与运营效率相关的业务收益。

以下是公司因ERP项目而经常提高效率的几个例子：

1.数据输入

ERP软件可以自动进行数据输入。这是有益的，因为手动输入数据不仅要花费大量时间，而且会使公司面临其他几种效率低下的风险。其中包括数据不一致，数据孤岛和提供及时合规报告的困难。

2.库存周期时间

如果库存过多，ERP软件可以帮助您更准确地预测需求。这可以帮助最大化资源和现金流。

3.客户关系管理

当您实施集成的ERP系统时，许多功能都组合到一个平台中。这意味着员工花费更少的时间为客户研究问题，更少的时间在系统之间切换，以及更少的时间查找发票和付款。

总体而言，手动任务的自动化和低效流程的改进可以节省大量的人工成本。

此外，效率可以提高员工士气。尽管考虑到员工担心他们将被自动解雇的担忧似乎具有讽刺意味，但这实际上很有意义。

实际上，许多公司并没有因为自动化而减少人员数量，而是将员工重新分配给了更高级别的任务。换句话说，平凡的任务变得更快，更容易，使员工有更多时间专注于更具吸引力的工作。

尽管衡量员工士气可能比大多数企业收益要困难一些，但您始终可以衡量自己的离职率和缺勤率，以了解员工的工作满意度。这两个领域的减少都等于节省了成本。更不用说快乐的员工效率更高，从而带来额外的效率提升。

ERP软件如何提高法规遵从性

尽管萨班斯-奥克斯利法案（SOX）和法规遵从性通常是CIO想到的最后一件事，但当您需要对业务运营和系统进行第一次审核时，这一点就变得非常重要。因此，设计可促进合规性的流程并找到可支持这些流程的ERP系统非常重要。

幸运的是，大多数ERP系统都预先配置了最佳实践，可以满足各种行业的监管需求。但是，仅ERP系统将无法确保合规性。您的公司还需要专注于业务流程管理。

以下是确保您的ERP系统满足合规性需求的三个技巧：

1.映射流程时考虑合规性

必须以确保满足财务监督，职责分工和其他合规性需求的方式定义业务流程。

我们已经看到太多的公司将SOX和法规遵从性视为事后的想法，只是在系统已投入生产后才让审核员提出危险信号。

大多数现代ERP软件解决方案都非常灵活，并且可以通过几种不同的方式执行业务功能，这一事实进一步加剧了这一挑战。这些流程中的一些将符合您的合规性需求，而另一些则不符合。

2.专注于变更管理

与普遍的看法相反，ERP系统不能总是强制合规。尽管它们可以使执行职责分离，财务监督和批准工作流变得更加容易，但是它们并不能消除所有可能的漏洞。

幸运的是，有几种变更管理活动可以帮助员工了解合规性需求并帮助执行新流程。

根据我们提供的变更管理指南，我们的客户发现他们的业务流程更加高效和合规。

3.让审计师参与整个项目

就像主管和员工需要支持该项目一样，您的内部和外部审计师也需要接受。

例如，审核员应在项目的测试和用户接受阶段验证关键过程控制。此外，审核员应执行正式的合规性审核，作为后期福利实现审核的一部分。

ERP软件如何提高商业智能

许多ERP系统通过收集数据并将其组织到可行的分析中来提供商业智能。这种商业智能可以提供对公司财务状况的更好见解，并帮助您做出明智的决定。这不仅导致资本增加，而且可以创建可见度和信任度的公司文化。

我们建议您寻找能够确保数据完整性并增加部门之间数据可见性的商业智能功能。

您如何充分利用商业智能？以下是五个技巧：

1.制定数据迁移策略

许多公司只专注于将旧数据从其旧系统迁移到新的ERP系统。但是，确保新系统中的数据支持新的商业智能功能非常重要。没有强大的ERP数据迁移策略，这是不可能的。

制定数据迁移策略可帮助您识别和查找遗留系统中不存在的基本数据。例如，您的旧系统可能没有支持高级需求计划所需格式的历史销售信息。

2.了解不同的利益相关者需要什么见解

在决定要从旧系统迁移哪些数据时，我们建议重点关注与业务和技术相关的数据。

这很重要，因为CIO与其他高管通常对商业智能的看法大相径庭。尽管CIO更加关注内部支持类型的指标，例如平均系统停机时间，但CFO和COO更加关注库存水平和其他更多由业务驱动的指标。

3.专注于业务流程再造

仅仅因为商务智能功能提供了更多的可能性，并不意味着这些功能本身就可以提供实际的结果。实际上，业务流程再造  是推动数据洞察力的真正关键。

业务流程的重新设计非常重要，因为它可以确保流程的设计可以确保正确的数据被捕获和利用。

尽管实时数据可以帮助您优化供应链管理，但只有在正确的数据流向正确的人时，它才能这样做。

4.专注于变更管理（再次）

这需要重复第三次，因为它是如此重要。在商业智能方面，变更管理非常重要，因为员工需要采用新流程来启用新数据洞察力。

例如，如果您希望数据能够带来更好的客户洞察力，则需要为接触客户体验的员工做好准备，以利用这些洞察力。

5.仔细评估ERP供应商

了解您的ERP系统是否具有强大的商业智能功能非常重要。

一些ERP供应商具有轻量级的报表功能，这些功能已被他们真正的商业智能工具所取代。其他供应商具有通过螺栓连接实现的强大功能。不过，其他人具有内置的商业智能。

您期望新的ERP软件带来什么好处？

我们的大多数客户都在追求ERP项目，以解决效率低下的业务流程，技术效率低下和客户服务不佳的问题。在经历有机增长或通过收购实现增长的公司中，这些挑战尤为普遍。

无论您的公司面临什么挑战，确定这些挑战是否需要实施ERP都是很重要的。换句话说，您应该量化预期的业务收益，以确定它们是否超过成本。您还应该在整个项目中设置KPI并衡量业务收益，以不断确保项目将提供高投资回报率。

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