变更管理的5个沟通技巧

变更管理的5个沟通技巧

您如何定义业务转型成功？这是否意味着您的项目既按时又按预算进行，还是意味着更多？

仅仅因为您遵守预算和时间表并不意味着您的项目成功了。如果每个人在项目过程中都朝着相同的目标努力并继续这样做，那么这是成功项目的更多特征。换句话说，组织一致性既可以实现成功，也可以表示成功。

组织一致性是我们在博客中经常提到的主题。今天，我们将讨论一种实现这种一致性的关键策略：变更管理沟通。

如何与员工沟通以确保业务转型成功

1.建立项目团队

当涉及许多利益相关者的大型项目时，组建项目团队至关重要。该项目团队的一部分应包括组织变更管理团队，负责确定员工的变更准备情况并制定变更管理计划。

我们建议在变更管理团队中指定变更代理人为主要影响者，负责执行变更管理计划的许多沟通活动。

2.尽早沟通

当员工了解该项目是改善公司及其个人工作的机会时，获得员工的支持就容易得多。因此，您的变更管理团队和主管应在变更发生之前就进行沟通。

例如，变更有多重要，员工将受到怎样的影响？为什么需要进行更改，并且将获得哪些改进？

3.倾听员工的担忧

我们发现自上而下和自下而上的沟通都有助于确保在ERP实施或业务转型之前进行组织调整。

自下而上的沟通尤为重要，因为最终用户可能拥有高级领导者所没有的见解。最终用户具有这种洞察力，因为他们是执行业务流程的人。

除了洞察力之外，最终用户也会有担忧。这些不应掉以轻心，因为当员工知道自己的担忧已得到认真考虑时，他们会更加积极地响应变化。

我们与之合作的每个客户都有几名员工，他们最初拒绝更改，但是一旦他们有机会表达他们的疑虑，他们就会对项目给予支持。这种沟通通常是一对一进行的，但有时通过“市政厅”会议得以促进。

4.管理项目期间的问题升级

项目进行后，自下而上的沟通不应停止。实际上，如果最终用户不了解如何与他人交流问题，那么没有交流层次结构的项目可能会因无关紧要的问题而脱轨。

例如，假设在资产管理公司的系统软件升级期间，在测试环境中发现了计算错误。最终用户将问题上报给首席风险官（CRO）。但是，CRO并不精通技术，因此他误认为该错误会影响实时操作。然后，他关闭了交易部门以调查此问题。这个决定可能会花费公司数百万美元。

5.在项目期间共享关键信息

正如项目启动后自下而上的沟通应该继续一样，自上而下的沟通也应该这样。

要传达的相关信息可能包括有关即将到来的里程碑的详细信息或来自先前里程碑的发现。例如，公司从项目的第一阶段就实现了哪些商业利益？

关于项目目标的持续沟通对于维持员工敬业度也至关重要。随着项目挑战的出现，买入费用自然会发生波动，因此重复重要消息以传达为何获得收益值得暂时付出的代价很重要。

员工如何看待变化？

有效的沟通需要了解员工的看法。通常，员工将变更视为负面的东西。

如果您的变更管理方法要成功，他们必须让典型的最终用户满意。从这个角度来看，改变似乎是旨在削减人员的削减成本的措施。此外，新职责似乎令人生畏，并使您感到不足。

考虑到这些担忧，制定全面的变更管理计划非常重要，该计划应着重于员工沟通。我们发现沟通不畅只会加剧员工的恐惧感。

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