ERP软件选择过程的8个最佳实践

ERP软件选择过程的8个最佳实践

为您的公司选择正确的ERP软件可以带来许多业务收益。但是，要获得这些好处，就必须了解软件选择过程的最佳做法。

根据我们的2019年ERP报告，只有8％的受访者对他们选择的ERP供应商不满意。供应商的满意度通常表示公司选择的系统可以带来可衡量的ERP业务收益。

显然，成功选择的秘密正在如野火般蔓延。如果您还没有听到，我们在这里为您概述了它们。

内容

1.  不要假设您需要新的ERP系统

2.  不要忘记您现有的ERP供应商

3.  专注于业务流程管理

4.  考虑多个标准

5.  设定现实的期望

6.  不要忘了你的千禧一代员工

7.  认真管理ERP供应商

8.  聘请独立的ERP顾问

以下是我们为客户评估数百种ERP系统的经验中的八种最佳实践：

1.不要假设您需要新的ERP系统

如果您的业务策略或业务流程存在缺陷，那么即使是最先进的ERP系统也将毫无用处。

例如，如果您想改善客户体验，则不一定需要新的ERP系统。实际上，可能存在更具成本效益和较低风险的选择，例如改善流程，重新设计组织结构或巩固全球供应链。

当您不认为自己需要新的ERP软件时，您更有可能会寻找针对ERP的特定理由，因为您并未假定这是显而易见的选择。高管在决定投资于ERP时确实需要特定的理由。

因此，将ERP作为一种选择，而不是一项强制性要求。然后，您将被激励概述您希望获得的特定利益。换句话说，您将可以很好地开发引人注目的业务案例。

业务案例不仅应概述业务收益，而且还应概述成本。这些可能包括隐性成本，例如内部项目资源，数据转换和上线后立即失去的生产力。

尽管您可能希望控制成本，但现实一点更重要，因为这将确保按时按预算进行项目。一个企业转型是在那里你得到你所支付这些情形之一的，所以你应该保卫你需要花费，而不是感到内疚的。

2.不要忘记您现有的ERP供应商

我们会定期与不希望与当前ERP解决方案有任何关系的客户合作。在许多情况下，最终用户给人的印象是旧系统无法正常工作。

这种感觉的原因通常与软件本身无关。通常，不满与以下事实有关：系统实施不力，员工没有得到适当的培训或业务流程中断。

在最终用户说服您投资新系统之前，您可能需要考虑一些原因来坚持使用现有的ERP供应商：

升级您的ERP软件可以立即改善业务。

大多数ERP供应商在任何一年中都进行了多项增强，因此，即使您仅落后升级一年，您就可能会错过可能解决当前痛点的关键功能。

多家软件供应商已获得其他企业或点解决方案。

多年来，ERP供应商通过收购实现了增长，因此您当前的供应商可能在其产品组合中拥有您不知道的产品。除了核心的ERP软件产品外，许多供应商还在购买和集成先进的解决方案，这些解决方案可以扩展您当前企业系统的功能。

与替换相比，升级可以节省更多成本。

保留客户的成本要比失去客户低，因此您的供应商可能愿意在软件许可，维护和升级的成本上做出许多让步。升级可以降低成本的另一个原因是因为您的员工熟悉当前的系统，因此您可能会节省培训成本。

将您当前的ERP供应商视为可行的选择，可以提供更多的谈判杠杆。

竞争您业务的其他供应商将知道您不必转换解决方案即可从现代ERP系统中受益。因此，他们更有可能降低其与可行的现有企业竞争的成本。他们还了解，与您当前的供应商呆在一起可能节省的成本很诱人，因此他们也可能节省成本。

3.专注于业务流程管理

一些公司选择具有最流畅的ERP演示和最酷功能的供应商。但是，当他们开始实施时，他们很快意识到该解决方案无法满足他们的业务需求。

然后，通常会发生以下两种情况之一：1）公司改变了业务运作方式，使其流程在ERP系统中正常工作-这通常意味着失去了赋予其竞争优势的流程，或者2）公司定制了适合自己的软件其过程极其昂贵且耗时–更不用说这些过程可能存在缺陷。

保持竞争优势和最小化定制是许多公司通过定义业务目标，协调利益相关者和绘制业务流程来开始选择的两个原因。

流程映射还为改善您的运营并确定新ERP系统的业务需求提供了机会。

什么是业务需求？这里有些例子：

处理多种货币的能力跟踪进行中的工作的能力根据客户分配的合同定义折扣的能力

收集软件需求可能很耗时，尤其是当您有多个业务部门和多个全球位置时。我们建议收集每个地点的ERP需求，同时确定哪些需求在各个地点之间可以保持一致，哪些应该是唯一的。

这对于追求数字政府举措的公共部门组织而言尤其具有挑战性，因为通常缺乏流程文档并且部落知识是常态。

业务流程管理不仅需要收集需求，还需要对需求进行优先级排序。对需求进行优先级排序很重要，因为没有ERP系统可以满足所有业务需求。

在对需求进行优先级排序时，您应该让所有部门的员工参与其中，以根据业务价值确定最重要的需求：

必须具备–在收入，策略和合规性方面提供重大的业务改进，并维持“保持常亮”的业务基本功能。增值–有益于改善业务流程，但不是关键。物超所值–使员工的工作更轻松，但不一定会显着改善业务流程。

4.考虑多个标准

在选择项目时，除业务需求之外，还应考虑其他几个标准：

组织一致性

您应该考虑使用新的ERP系统的主要原因是为了帮助您实现业务目标。这应该是选择过程的重点。

技术适合

了解支持任何潜在的ERP解决方案将需要哪些服务器，数据库，PC等非常重要。

IT策略

潜在ERP系统的技术如何与您IT部门内的技术和基础架构保持一致？

成本

降低成本符合供应商销售代表的最大利益，这是验证其估计的工作。它是否包括年度支持费和实施成本？

供应商生存能力与服务水平

一方面，最好与知名供应商开展业务，您知道该供应商将来会为您提供支持。另一方面，与规模较小的ERP供应商开展业务很有价值，后者可能比大型公司提供更好的服务。

参考文献

供应商的客户可以作为评估供应商的产品，支持和服务的重要参考。确保进行尽职调查，阅读案例研究，并向与您有类似业务需求的客户索取参考。

5.设定现实的期望

您的新ERP系统应为您的公司提供长达十年的支持，因此通过设定切合实际的期望来降低风险非常重要。

就时间安排而言，请记住，ERP项目很少像软件销售代表所说的那样花很少的时间。为了获得更实际的估计，我们建议制定一个ERP项目计划，其中应包括供应商通常无法提供的活动。这些活动可能包括被忽略的项目，例如业务流程设计，配置和定制的最终用户培训。

ERP实施计划应始终包括培训，沟通和对成功项目至关重要的其他组织方面。例如，在选择ERP之前进行组织准备状态评估将帮助您识别阻力所在，并确定必要的变更管理活动。

设定切合实际的期望的另一方面是减轻风险。我们都听说过技术故障使《财富》 500强公司的运输中断了数周之久。各种规模的公司始终都会发生这种情况。此外，时间和成本超支是常见的情况，如我们的2019年ERP报告所示。

鉴于这个严峻的现实，制定包括ERP意外事故的风险管理计划非常重要。

对供应商的销售炒作切合实际也可以帮助您避免ERP故障。例如，研究ERP解决方案时，您听过以下陈述之一？

“我们在您的行业中拥有最大的市场份额，因此我们非常适合您。”“与其他ERP解决方案相比，我们的软件更便宜，更易于实施。”“整个行业都在朝着我们的解决方案方向发展，所以您也应该这样做。”

帮助客户管理销售宣传。我们向客户询问诸如的问题：

您的业务需求与同行或竞争对手的需求有何不同？将ERP完全实施为业务解决方案，而不仅仅是软件，实际上需要花费多少时间和金钱？您打算用ERP解决方案做什么？

这些问题可帮助客户在销售炒作与现实之间进行区分。这很重要，因为我们知道销售炒作的强大程度。实际上，肠道直觉是大多数人的常见决策机制。

例如，一些高管根据竞争对手的选择来选择软件。其他高管曾与特定供应商有过合作经验，并且偏爱该供应商。

将事实与虚构事实分开，将商业原理与情感分开，通常需要第三方的独立评估，例如。

6.不要忘了你的千禧一代员工

您是否曾经考虑过哪个雇员（非决策者）将对您的ERP软件选择产生最大的影响？可能不是您所期望的。

美国劳动力中最大的一代是千禧一代。根据您所在的行业，他们可能占您劳动力的35％。当然，如果  您在制定IT决策时重视用户体验，那么这一代人的喜好和倾向会极大地影响您的ERP软件选择  。

在选择ERP时，用户体验是一个重要的考虑因素，因为跨部门和跨代的最终用户将使用新软件。你有很多人可取。

尽管人们通常不会取悦于人，但是当涉及到ERP软件时，规则会改变。您的评估标准应将用户体验与功能要求和总拥有成本（TCO）同等重要。不考虑用户体验的风险包括员工士气低落，系统使用率低和流程效率低下。

千禧一代的影响力并不仅限于其规模，其独特的特征也为其力量做出了贡献。千禧一代是“数字原住民”，这意味着他们从来没有了解过数字技术。这种独特的特征使他们对不符合他们期望的技术提出了批评。

例如，千禧一代期望软件是直观的，就像他们最喜欢的社交媒体平台一样。他们对社交媒体的熟悉也使他们期望可以促进协作的软件功能。

如果您要衡量员工的更具体需求，则可以进行匿名调查，以鼓励员工提供诚实的答案。

决定实施现代ERP软件是满足千禧一代员工需求的第一步。但是，许多公司避免使用ERP项目，因为它们的遗留应用程序“适合目的”，并且迁移成本似乎很高。

其中一些公司采取耗时的解决方法来取悦千禧一代。他们构建了新的前端应用程序，以改善其软件的可用性，同时忽略了整个ERP软件解决方案的低效率。

要满足千禧一代员工的需求，不仅需要仔细选择软件，而且还需要关注组织变更管理。这应该在选择过程中以沟通的形式开始。

即使您为千禧一代选择了最佳的ERP系统，除非您在实施之前与他们进行沟通，否则他们仍然会拒绝。这个ERP沟通应包括项目目标和潜在的工艺细节上的变化。

7.认真管理ERP供应商

不要让供应商控制选择过程。如果您的供应商表现出以下任一行为，则将其视为危险信号：

坚持以自己的方式进行演示和评估过程，而不是贵公司的首选方式通过要求评估者上次或稍后演示来控制评估过程的节奏和速度绕过与选拔团队的合作，并尝试直接与高管合作通过批评您的项目团队的方法来产生怀疑担心他们没有足够的时间准备或不同意选拔过程，因而犯规

当ERP供应商认为它们处于竞争劣势时，这些模式通常更为常见。

以下方法在分散供应商控制选择过程的尝试中可能非常有效：

确保供应商了解您的业务

我们建议向您的长名单上的所有供应商发送信息请求（RFI）。您还应该向供应商提供演示脚本，以确保他们的演示集中于其解决方案如何满足您公司的要求。

允许供应商访问您公司的主要员工

尽管许多销售代表希望与您的执行团队建立牢固的关系，但他们也应与您的主题专家互动。如果没有建立这种关系，关键员工可能会拒绝参与选择过程。

评估供应商响应度

您选择的ERP软件应该来自能够倾听并响应公司需求的供应商。如果供应商在销售过程中做出响应，则他们很可能在实施过程中做出响应，这在参与中尤其重要。

记住你是客户，而不是他们

无论销售代表表示什么心痛，重要的是要保持坚定，对您的评估过程充满信心并要求他们以功绩来赢得您的业务。要求供应商针对您的业务需求演示其ERP系统，而不是简单地展示其罐装销售演示，您期望并不高。

教练高管与供应商打交道

至少有一个供应商很可能会在过程中的某个时候绕过您，直接去找公司中更高的人。您的执行团队在接到电话时应接受有关如何处理代表的培训。这可能意味着将查询重定向到ERP项目团队。

如有必要，让供应商行走

如果供应商认为成功的机会很小，那么他们可能会放弃交易。您的公司应允许供应商自我取消资格。毕竟，如果供应商对其产品的竞争能力没有信心，这是一个不好的信号。

积极谈判

一些供应商在首次向您显示价格标签时会吹嘘其折扣率。不要上当！总有办法协商更低的许可费和更好的维护条款。将您的ERP谈判不仅集中在短期成本上，还要集中在长期成本上，例如将来的许可证，附加模块和长期维护。

明确定义范围

确保您了解供应商在实施过程中应负责什么，而不负责。例如，谁负责ERP数据迁移和最终用户培训？

寻找最佳实施者

听起来很奇怪，软件公司并不总是自己软件的最佳实施者。实际上，您通常可以通过雇用增值经销商（VAR）以较低的成本找到更好的实施者。

8.聘请独立的ERP顾问

不幸的是，许多ERP顾问都太过迅速，无法根据偏见，ERP供应商的回扣和对各种软件解决方案的了解来提出建议。

另一方面，独立的ERP顾问为选择过程带来了中立的观点。

除了独立之外，顾问还应具有您所在行业的经验。行业特定经验对您的公司有很多好处。例如，它使顾问可以确定应该对您的哪些过程进行标准化以及应该对哪些进行区分。

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