优先考虑ERP要求的5条提示

优先考虑ERP要求的5条提示

当您的组织决定实施新的ERP系统时，对于员工来说可能是令人兴奋的时刻。即将出现的希望是，将用更好，更高级的系统代替当前系统中的繁琐变通方法或功能差距。

您宣布ERP项目后，您的员工就有可能开始制作愿望清单。这些愿望清单将继续增长，直到有人（可能是项目管理人员）提醒团队项目约束。

任何组织变更管理方面的经验丰富的人都会告诉您，对新的ERP实施的兴奋是成功采用用户的关键因素。虽然由于预算或时间限制而拒绝员工的愿望清单可能会减少兴奋感，但您还必须控制项目范围。

那么，您如何在确保项目可行性和员工敬业度的同时实施新的ERP解决方案？答案是在选择 ERP之前优先考虑ERP需求。

优先考虑ERP软件需求听起来像是一项简单的任务，但是当企业的所有部门都认为其功能需求最为重要时，您可能会陷入僵局。幸运的是，可以使用几种策略来帮助您的团队达成共识并确保成功的ERP项目：

1.明确项目目标和范围

您可能熟悉“项目管理三角”或“三重约束”，其中范围，时间和成本描绘在三角形的每个角上，质量在中心。通常，在ERP项目开始之前，所有这三个约束都已确定。尽管随着项目的进行很容易量化时间和成本，但是范围可以算是无足轻重的-尤其是在满足业务需求时。

正是由于这种范围的模糊性，项目启动才是重要的。在所有团队成员（业务用户，分析师，ERP顾问，利益相关者等）在场的情况下，您应明确定义项目的业务目标并确定绝对超出范围的项目。

由于支持的终止，项目的目标可能很简单，例如从旧系统中移出，或者可能需要大修电子商务经验以现代化客户服务。无论您的目标是什么，请确保所有团队成员都理解它，因为这将最大程度地减少ERP需求收集过程中产生的非关键业务需求量。

2.定义基准业务流程

识别将受到ERP项目影响的业务流程有助于您定义项目范围。除了确定这些流程之外，您的团队还应记录它们在当前系统中的存在情况。这将有助于建立保持业务运营所需的最低要求的列表。

在记录业务流程时，ERP项目团队应专注于业务需求，不要将当前的系统限制与真正的需求相混淆。现在不是定义未来状态流程的时间，而只是听取员工的需求。

3.改善流程

如果您需要提高效率，打破孤岛或获得另一个重要的业务收益，那么业务流程再造就是您的新最好朋友。我们建议在考虑标准ERP功能之前进行业务流程再造。为什么以前呢？这是因为不应将具有竞争优势的功能区域（例如客户服务或供应链管理）标准化。

一旦改善了使公司与竞争对手区分开来的流程，就可以开始考虑ERP功能。这将帮助您确定如何改进可能需要标准化的流程。这些可能是与财务或人力资源相关的过程。

尽管不应该对差异化流程进行标准化，但这并不是说标准化流程无法带来竞争优势。实际上，ERP供应商花费了无数的金钱和时间来完善系统功能，以满足最广泛需求的功能，以吸引最广泛的客户群。利用为您的行业推荐的流程可以帮助您保持竞争力。

4.执行适合差距分析

现在，您正在查看ERP功能，您可以执行适合差距分析。这可以帮助您确定新系统在哪里适合您公司的要求，哪些地方不适合您的公司。基本上，对于收集到的每个需求，您应该确定长清单上的每个ERP系统是否可以自然地满足需求（适合）或需要进行修改（差距）。

当被优先考虑时，被认为是“合适”且易于配置的需求通常是不费吹灰之力的。涉及一些额外工作的拟合需求（例如数据转换）也可以被优先考虑，因为这些通常对于项目团队来说是轻而易举的事。

但是，差距要求应放在优先级列表中较低的位置。漏洞列表很长，因此优先级排序很困难，因此您可能希望遍历erp需求列表，以确定系统是否可以以不同于预期的方式支持这些需求。

如果还有任何剩余的差距，您可以通过进行成本分析来证明这些差距的合理性。调整差距时，请牢记以下几个问题：

如果不满足此要求，会对业务产生什么影响？额外的劳动力需求？美元丢了？客户满意度有何影响？合规问题？这会影响项目时间表吗？需要几个小时？项目是否有适当的资源来完成工作？

基于此分析，可以将成本与每个缺口需求相关联，以确定是否可以将其保留为较低优先级。

5.分类业务需求

既然所有有效需求都已摆在桌面上，并且差距已经得到证明，项目团队可以将每个需求分为以下三类之一：必须拥有，增值和拥有。

一定有

属于这一要求的任何要求都是至关重要的。将需求归类为必备条件，表示没有它，企业将无法运营。

在成本分析过程中确定的此需求的美元金额应从项目预算中减去，因为它假定可以满足此需求。当需求属于此类时，请继续从总体预算中扣除，因为看到美元数量减少将有助于团队了解哪些需求确实是优先事项。

增值

增值要求不是关键任务。但是，属于此类的要求可以极大地增强业务。

例如，假设您的项目任务是简单地用新的ERP软件替换旧系统。因此，您不会设计当前系统中尚不存在的新业务流程。如果当前系统无法在在线订单发货后向客户发送电子邮件，则该要求从技术上讲不在项目范围内，也不是必须满足的要求。

考虑到电子邮件确认在电子商务行业中是非常标准的，因此，如果您在该行业中运营，满足此要求可能会为您的公司增加很多价值。这就是为什么这是增值要求的一个示例。

很高兴有

在项目的后期阶段通常会解决被认为是“很好”的需求。这些类型的需求既不是关键任务，也不是为企业增加大量价值的需求。

例如，业务用户可能希望能够请求一个报告，该报告标识每个供应商的延迟交货量。尽管该数据在系统中随时可用，但用户需要提供摘要视图的报告。这将被认为是一个不错的要求。

在对需求进行分类时，我们建议将项目预算，时间表和范围放在首位。另外，确保所有部门和利益相关者之间的协作也很重要，因此您对业务应优先考虑的事项具有全面的了解。

哪种ERP系统最适合您的公司？

回答此问题的唯一方法是优先考虑您的业务需求。这就要求组织围绕项目目标，明确定义的范围，以及（通常）流程改进进行协调。

的ERP顾问是业务流程再造和软件选择方面的专家。我们可以帮助您的公司找到既满足您的最高优先级要求又满足一些增值和完善要求的ERP软件解决方案。

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