ERP系统提供的无纸化环境的风险

ERP系统提供的无纸化环境的风险

ERP实施中最常见的好处之一是减少了用于管理信息流的纸质表格。容易吧？您只需将数据输入ERP系统，然后享受电子处理的速度和环境效益。实际上，您需要考虑此更改对您的组织意味着什么，并制定相应的计划，以免出现意外。

以下是一些经验教训，可以帮助您的员工为这一看似简单的过程更改做好准备：

评估当前信息流。如果涉及审核和签名（用于报销费用或要求时间休假），则是批准/拒绝请求的目的，还是实际上仅是为了了解请求？如果电子通知已足够，您可能有机会删除一些官僚任务。与通过批准的方式路由标准事务和在缺勤期间管理委派相比，处理特殊的有问题的请求所需的时间和精力更少。创建一个明确标记信息的命名约定。与浏览带有标签的包含各种纸张的部分的物理文件夹相比，搜索含糊不清的有意义的菜单选项非常令人沮丧。了解纸质表格可能会减少问责制。假设您有一个主管，对于他们不太喜欢的小时工，他们在处理加薪时很慢。很容易隐藏在“我已将表格发送给HR和薪资，我不确定它在哪里。”之后，员工随即发送HR和薪资以寻找表格，通常循环回主管以确定何时（以及是否）该表格是实际提交的。电子化意味着主管可以跟踪请求并直接向员工报告，这还要求主管了解处理截止日期和薪资周期。员工和主管均具有学习曲线，以了解可通过集成电子系统获得的新信息。预期角色会发生变化。行政助理，人力资源和薪金职位可能会花费大量时间来管理纸质表格。如果简化了流程，则它们可能不再是请求的“守门人”。如果角色受到重大影响，则可能需要对新任务进行重新培训。例如，先前已批准和跟踪表格的职员可以以他们在电子流程中支持新用户的角色来应用有关规则和流程的知识。理解无纸化并不会否定跟踪和报告的需要。纸质表格通常会触发手动输入跟踪系统（通常旨在生成简单的报告）。考虑一下请假的时间，以及员工想知道自己的假期平衡的频率。如何提供这些信息？电子处理可以增加自助服务，这需要教育和培训。如果员工多年来一直在寻求某人的答案，那么您将需要故意打破应要求提供信息的习惯。

为了充分利用ERP系统的优势，您必须了解和管理从纸面系统过渡到支持ERP的电子交易路径时所涉及的更改。

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