业务解决方案，改进业务报告程序

业务解决方案，改进业务报告程序

在我们的业务延迟和为企业提供的解决方案系列的第五部分中，我们将重点关注生成和分发报告。

注意：报告分发可以分为两类；计划的报告（根据周期性定期计划生成和分发的报告）和触发的报告（仅在存在某些业务条件时生成和分发的报告）。

例子：

以下是组织在日常业务中通常需要的所有报告示例。如果手动运行（即，如果员工有责任运行和分发报告），则该流程将包含不必要的延迟。

每天早上9点需要生成每日“打开客户服务电话”报告，并将其通过电子邮件发送给客户服务经理和销售经理。需要每天生成“过期活动”报告，并每天早晨通过电子邮件发送给每个有过期活动的销售人员。每周一次，应为管道中预期销售额少于$ 50,000的任何销售人员生成报告。该报告通过电子邮件发送给销售经理需要每天生成“项目管理”报告，并通过电子邮件发送给组织内的100多名员工。每周一次，任何拥有逾10,000美元逾期应收款的客户应收到一份汇总发票，其中列出了所有逾期付款。每当将新订单输入到系统中时，都应将“订单确认”报告发送给相应的客户。

业务影响：

一个组织有一个或多个人的工作（很幸运）主要是在这个时候，他们的工作包括为经理或主管运行无数报告。专门的商业软件，自动报告分发应用程序（和/或商业报告应用程序的附加模块）相当广泛，并且通常价格很便宜。但是，标准报表分发应用程序失败的地方在于无法自行确定是否应生成报告，以及（如果需要）自定义报告应查找的数据以及应将报告发送给谁。

但是，让我们从上一个列表的第一个示例“ Open Service Calls”报告开始。显然，运行此类报告并交付给适当的收件人的任务不是对“人力”的充分利用。因此，人们希望大多数需要运行此类报告的组织都可以自动生成和分发报告。即使这样，仍然存在一些隐藏的延迟。

例如，如果没有未接电话怎么办？结果通常是空白报告，该报告将发送给适当的收件人。这对于生成空白报告的人和该报告的接收者来说都是一个小麻烦和浪费时间。

但是“人力”并不是唯一受到报告延迟影响的资源。系统处理时间也是如此。考虑需要通过电子邮件发送给100个人的“项目管理”报告。确实可以很好地利用系统资源来生成和通过电子邮件发送100个相同的报告吗？这些报告将如何影响组织的电子邮件服务器的处理速度？众所周知，报告非常“耗费资源”，运行（和/或通过电子邮件发送）100个报告的结果无疑会对系统性能产生不利影响。

但是，报表生成和分发的最大延迟是无法自发的。根据定义，“报告分发”受时间表的约束；报告可能安排为每隔几个小时运行一次，每天一次，甚至每周一次。不幸的是，保证创建报告的业务条件可以随时发生。

例如，销售经理可能会在每个星期一上午9点收到一份名为“过期报价”的报告。如果机会要在星期二关闭，但不是这样，则销售经理要到下星期一才知道；六天后。到了发现逾期销售的时间时，现在做任何事情都为时已晚。

除非有人积极关注业务状况，否则保证报告的条件和该报告的计划运行可能相隔数小时，数天甚至数周。这是报告的主要延迟。在生成和审阅报告时，导致信息出现在报告上的条件可能早就发生了，以至于组织无法（或至少非常困难）明智地采取行动并做出响应在这种情况下。

必须检测关键信息并尽快采取措施。

一些组织尝试通过非常频繁地运行报告（例如每10或20分钟）来解决此延迟问题。但是，谁能负担得起如此频繁运行报表对系统处理的影响呢？而且（更重要的是），谁想向销售经理解释说，以防万一最近有一些业务活动需要他们注意，他们今天已经收到24份空白报告？

当今的部门经理和行政人员不想收到更多报告，他们希望收到更有意义的报告。那就是“异常管理报告”起作用的地方。

异常管理报告是一种方法，可以经常监视需要报告的条件。当确实存在这些条件时（直到那时），才会生成并传递包含相关信息的相应报告。这种方法结合了异常管理（请参阅延迟＃2）和冗余任务执行（请参阅延迟＃1）的优点。

这种方法不仅大大减少了关键业务数据出现和响应之间的等待时间，而且还释放了组织的“人力”资源来执行更重要的任务。

减少生成和分发报告的延迟：

减少生成和分发报告中的延迟的最佳方法是通过业务流程自动化，但是有许多不同的业务解决方案可用。因此，第一步是确定您要解决的延迟。您可以减少以下原因导致的延迟：

手动提交的报告分发同一报告的多个副本（影响服务器性能）分发没有数据的报告分发不及时的报告根据数据库条件触发报告

您会注意到，前面的延迟被分为三组。每个小组可以通过不同类型的自动化解决。（某些自动化解决方案可解决所有三种延迟。）

实施解决方案以解决手动提交的报告的延迟非常简单，因为最初所需的只是一个报告分发系统。此类系统允许按定期计划（例如每天或每周）计划生成和分发报告。提供报告软件的供应商通常会提供附加模块，这些模块可自动安排报告的计划和分发。

减少与生成和分发同一份报告的多个副本相关的延迟的能力更具挑战性。大多数人认为，如果25个人需要接收同一份报告，则该报告需要生成和分发25次。不必一定如此。

有两种非常有效的方法可以将同一份报告分发给多个人。通过Internet（Web浏览器）和FTP（文件传输协议）。一些报表分发自动化系统具有将报表发布（或“推送”）到网站的能力。因此，如果您有25个人需要接收相同的报告，则可以让自动化解决方案将该报告的一份副本发布到一个集中的网站，并将所有25个人引导到该网站以查看（并选择下载）相应的报告。

FTP'ing也可以类似的方式使用。自动化可以将报告的一份副本通过FTP发送到集中式服务器，适当的接收者可以在该服务器上下载它。另一种选择是使Automation FTP将报告的单独副本复制到每个收件人的首选位置。无论使用Internet还是FTP，电子邮件也可以用于通知报告收件人其报告可用-甚至提供URL链接，指导收件人在何处访问相应的报告。

通过Internet或FTP分发报告的优点之一是，它们使报告接收者可以在线查看报告。在许多情况下，完全减少或消除了收件人实际打印报告的需求。

报告延迟的最后一个区域是最难实现的，但同时它也提供了最大的价值，因为它极大地提高了所报告数据的质量。这种情况下的延迟源于组织无法在需要时仅根据需要关注的信息来生成报告。称为“触发报告”或“自动异常报告”，这是基于业务数据某些条件存在而生成和分发报告的能力。

提供此功能的自动化消除了空白报告的问题，因为只有在适当条件下才可以生成报告。提供此功能的自动化还消除了“可报告数据”的存在与相应报告的生成和分发之间的大部分滞后时间。

而且，提供此功能的自动化可以仅限于根据非常具体的数据（例如，在其重新订购级别的10％之内的库存项目）或非常具体的阈值（例如，支持代表超过6个的支持代表）生成报告高优先级通话）。

但是请记住，支持此类方案的自动化仅与组织识别这些方案的能力一样有价值。

在考虑使用触发报告时，组织必须首先考虑哪些报告将从更敏感的时间中受益，然后考虑哪些业务条件应触发相应的报告。一旦组织确定了这些项目，就很容易证明触发式报告自动化解决方案的投资回报。

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