无纸化并改善业务流程自动化

无纸化并改善业务流程自动化

文档管理软件（DMS）位于中央位置，可以从您的桌面直接访问。扫描文档然后将其编入索引，以便您可以按所需的任何方式搜索文档。例如，如果要存储已签署的合同，则可能要为销售订单号，客户名称和购买的产品建立索引。这将帮助您立即在电话上找到与客户的合同副本。大多数DMS系统都内置了索引编制选项，但是您始终可以选择自定义索引编制提示，以满足公司的特定要求。

DMS通过使文档中的任何短语都可搜索，使可访问性更进一步。如果您要查找的字段未编入索引，则可以键入您知道的信息，DMS会搜索文本以找到它。这种搜索方法没有索引的速度快，但功能非常强大。

很多时候找不到文件是因为组织中的其他人将文件放在他们的个人文件柜中，或更糟糕的是，他们坐在桌子上的一团糟中。以电子方式存储文档时，多个用户可以同时访问它们。该文档永远不会丢失，因为最终版本是在线的。

对于拥有大量文书工作来管理和组织所有工作的公司而言，文档管理系统是一个巨大的优势。通过将所有内容存储在一个中央位置并使所有内容易于搜索，它从本质上消除了猜测的麻烦。

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