自动文件管理：放弃您的手动文件系统

自动文件管理：放弃您的手动文件系统

当我们都从小就开始上学时，我们得到了关于保持活页夹整齐美观的相同演讲。

我们所有人都必须去当地的办公用品商店，购买色彩艳丽的主题分隔线，并通过将每张纸放在适当的位置上来开始新的一年。

但是，如果有人在年底看到相同的活页夹，他们会看到一个爆炸性的纸筐来代替曾经整洁的Filofax。

ERP –管理文件的新方法

就像那些上学的日子一样，当任何公司都面临着手动归档系统中的文档管理问题时，同样的混乱局面可能会因轻微的失误和翻译中丢失的论文而出现。

值得庆幸的是，ERP通过其文档控制模块为该手动系统提供了解决方案。

迁移到自动化文件控制系统

使用文档控制，用户可以查看，批准和跟踪整个文档过程中进行的所有更改，维护公用的安全存储库，并确保所有文档在指定的时间内完成。

在文件管理中，您只需创建一个库，在其上放置安全性，然后开始添加文档。因为一个全面的ERP解决方案（意味着从ERP到MES以及从电子商务到Quality的所有模块都已集成），所以文件管理始终使用相同的工作流程系统。这使您可以建立类似于在采购订单（PO）批准过程中看到的文档过程。

因此，如果您厌倦了手动管理文件并厌倦了网络上丢失的文档，那么迁移到使用文件管理的过程将非常轻松。为所有不同类别的文档创建库之后，您将需要在每个库上分配适当的安全性，并开始计划如何使工作流程适合您的个人文档样式。

建立文档工作流程

建立文档工作流程的第一步是确定您希望参与哪些团队成员。这将包括任何检查语法和内容准确性的审阅者，实际的文档编写者以及从参与编写过程的每个步骤中都会受益的其他所有人。

例如，如果您要制造定制零件，则可能希望让工程师参与前几个阶段，以确保将所有信息从他们的各种技术文档翻译成用户友好的版本。然后，您可能不想让他们参与评估语法，拼写和内容流的最终编辑阶段。这可以通过在特定文档流程中将特定团队成员（来自ERP中已经建立的员工和用户）添加到他们各自的步骤中来完成。

下一步将是确定您希望工作流如何运行。您是要按顺序完成流程的每个步骤，还是要一次全部开始所有操作？每个人在某个步骤中都会遇到相同的问题-您是否要每个人都同时开始查看文档，还是希望他们一次编辑一个文档？在文件管理中，您可以选择顺序或广播路线。

工作流中的顺序库和元素允许按顺序完成所有操作。过程的一部分不能无序完成，每个人一次只能处理一个文档。广播选项使每个人都可以同时查看文档并对其进行编辑，而没有特定的顺序。在更高的级别上，广播通常不会在工作流过程的每个步骤（工作流元素）中使用，因为这可能会引起混乱，而这正是您想要发生的最后一件事。

文件控制通讯

与每个参与此过程的人员一起，文档控制工作流中还增加了通信，以便您可以中继更改，跟踪所有更改的历史记录并共享意见。这可以通过将各种清单项目设置为工作流元素的每个成员的特定任务来完成，也可以通过提交元素中涉及的每个团队成员可以看到的响应来完成。

工作流结构的另一个优点是，不再需要通过电子邮件传递文档，而是可以将其附加到工作流中，该工作流将自动发送给文档团队的每个成员。

结论–自动文档管理是文档工作流程的未来

人为失误的日子已经过去，导致团队成员摆脱电子邮件线程或网络上的安全性而阻塞或为错误的员工授予对文档的访问权限的日子已经一去不复返了。

版权声明：本文内容由网络用户投稿，版权归原作者所有，本站不拥有其著作权，亦不承担相应法律责任。如果您发现本站中有涉嫌抄袭或描述失实的内容，请联系我们jiasou666@gmail.com 处理，核实后本网站将在24小时内删除侵权内容。