通过维护ERP系统降低风险

通过维护ERP系统降低风险

春天来了，对我们许多人而言，这意味着将注意力转移到我们不得不推迟的维护工作上。对我而言，这意味着要开车逾期换油。

让我们仔细看看我们驾驶的汽车。一辆汽车的平均成本约为34,342美元，而新车的平均维护成本约为每年1,200美元。考虑到我们每年在方向盘上花费近300个小时，大多数驾驶员都将日常汽车维护视为安全问题。

现在，从您在车辆上进行的投资变成公司在其企业资源计划（ERP）解决方案中进行的投资。实施ERP的成本取决于多个因素，例如部署选项，用户数量和自定义。对于那些选择本地部署的公司，年度支持和维护成本会增加实施的总成本。维护的行业平均值是软件许可成本的15-20％。当需要进行预算审查时，有时会质疑该维护成本的行项目：真的有必要吗？我们使用该软件已有七年了，它仍然可以正常运行。公司从维护中获得什么价值？我们几乎无需致电支持。

保持竞争力以保持竞争力

对于许多组织而言，实施ERP解决方案是一项昂贵且耗时的项目，但是在系统上线后不应停止对该系统的工作。与任何设备一样，ERP系统的效率可能会遇到问题，或者随着时间的流逝可能会下降。维护合同可确保您的公司可以访问Service Pack和修补程序以及升级。正如您不会考虑跳过换油一样，您也不应放弃对核心业务APP的定期更新。

不仅软件会受到维护的影响，而且硬件也会受到影响。服务器通常需要更新以确保软件继续兼容。可能必须更换服务器，这需要访问许可证密钥才能传输软件。如果不进行维护，您的操作可能会陷入其流程中；随着业务需求的变化，您的系统可能无法随之变化。这种错位可能会加速更换ERP系统的需求，这可能超过取消维护所节省的成本。

没有持续的维护，系统可能会变得效率低下，从而导致用户感到沮丧。这种挫败感使员工不得不采用标准流程之外的各种变通方法，通常会抵消年度维护成本。对于许多组织来说，ERP系统是一项重大投资，任何回归都会对投资回报产生负面影响，并破坏预期的业务收益。

新法规又如何呢？新法规可能需要更新ERP系统以符合法规要求？没有支持，通过定制和变通方法进行合规的额外成本可能远远超过年度维护成本，更不用说潜在的风险和违规成本。

保护记录系统

过时的解决方案还会使您的公司面临安全问题的风险。网络犯罪分子正在将目标从个人转移到大小企业。ERP系统可能是目标，因为它们通常充当技术支柱，是唯一的真理来源。供应商提供的安全补丁程序是大多数维护合同的一部分，如果不这样做，可能会使您的关键数据容易受到网络攻击。

许多主张取消维护的人指出，这些补丁中有许多是为了解决已经存在一段时间的模糊安全漏洞。关于这一论点，我指出了WannaCry勒索软件攻击，该攻击在2017年5月使超过23万台计算机瘫痪。WannaCry利用Windows服务器消息块（SMB）协议实现中的一个弱点。尽管存在已知故障，但该协议在许多商用计算机上仍然很普遍。微软于2017年3月推出了一个安全补丁来解决该漏洞，但是当WannaCry开始传播时，许多组织尚未安装该补丁。组织必须对安全补丁的应用保持警惕，以保护流经其系统的信息。网络犯罪分子将利用其可能存在的所有差距；

释放用户的全部功能

维护不仅对于系统安全很重要，而且在克服“遗忘曲线”方面也很重要。1885年，德国心理学家赫尔曼·埃宾格豪斯（Hermann Ebbinghaus）提出了遗忘曲线，随后的研究证明，在没有尝试保存遗忘曲线的情况下，学习会随着时间的流逝而丢失。偶尔花一些时间重新检查信息会大大降低遗忘曲线的影响。您的维护协议为您的组织提供了一种解决这种知识损失的方法。

定期使用系统会积累专业知识，但同时也会导致APP损坏-用户可能会忘记系统可以做的全部工作，或者用户更改组织中的角色，而新用户会占用他们的空间。新用户通常由先前的用户进行培训，而遗忘曲线的效果会滴落到没有经过全面培训的新用户身上。

以类似的方式，随着业务需求的变化，员工可能需要接受有关以前未使用的功能的额外培训，以满足这些需求。维护是实现这一宝贵学习的途径，它可以访问支持人员以及网络研讨会和培训手册。

维护的另一个好处是与用户社区的连接。许多软件供应商举行客户会议或拥有在线论坛，用户可以在其中共享最佳实践，并从彼此和产品专家那里了解最新功能。您的ERP反映了您独特的业务流程，当您调整系统以满足您的需求时，征求有关如何改进工作流程的建议可能会有所帮助。您所在行业的同行可以提供从自己的经验中学到的指导和经验教训。

平衡风险与回报

大多数人每隔七年就要换汽车，所以普通驾驶员在日常维护上花费汽车成本的24％。ERP系统的平均寿命为10-15年，平均维护费用较低。尽管这种比较不是一成不变的，但它给了我们一些思考的空间。

许多制造商，特别是食品和饮料制造商，利润微薄。降低成本是许多公司实施ERP的原因之一。提高生产率并始终保持最佳性能是收益。尽管维护似乎是一个容易质疑的支出，但这样的举动可能会侵蚀这些潜在收益的全部范围。取消对该核心业务APP的维护不应成为另一种削减成本的途径。削弱您的生产收益的风险超过了微薄的经济回报。

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