从Excel切换到ERP系统

从Excel切换到ERP系统

Excel通常是灾难性错误的原因，而ERP系统根本不会发生这种错误。切换到ERP提供了一个完全集成的系统，该系统可以自动化业务流程并可以分析您的数据。但是，从Excel切换到ERP时，要考虑许多不同的方面。

对于新企业来说，开始使用Excel之类的软件是很常见的。除此之外，我们经常看到制造商经常拥有一个ERP系统，但仍使用Excel来覆盖他们的ERP系统没有的领域。Excel曾经一度是手动编写信息的最佳选择，但它却获得了极大的普及，但它仍然被广泛使用，即使是那些将从Excel转换为ERP受益的组织也是如此。

不幸的是，许多公司在真正应该做的时候都没有做出改变。当然，Excel是熟悉且简单的，但是它附带了许多问题。首先，电子表格往往无法避免人类的愚蠢，因此电子表格中的错误非常普遍。根据报告，88％的电子表格包含错误。这种错误大流行的证据已在其他地方重现；同时也发现，在具有150行或更多行的所有电子表格中，有90％包含错误。

当您考虑到据Microsoft称，全球有近十亿Office用户，并且2019年几乎所有财务报告中都使用Excel时，这尤其令人震惊。这些错误不仅会导致预算计算错误和资产负债表不正确，还会导致财务决策不力。在摩根大通伦敦鲸鱼交易丑闻中，一个结构不良的电子表格被引述为造成其60亿美元交易损失的原因。这个问题如此普遍，以至于建立了诸如欧洲电子表格风险利益集团这样的组织来防止此类错误。

更不用说顽固地承受Excel带来的效率不足。如果要在Excel中编写所有报价，则可能必须根据这些报价手动创建销售订单。必须逐张创建每个报告，而管理库存的唯一方法是如果有人进入并每次手动更新您的信息。电子表格的问题在于它们与组织的其余部分隔离，这使得协作变得困难。数据无法轻松地整合到系统中，即使存在，仍然存在重复输入数据，扭曲结果的风险。使用Excel之类的程序，还会因意外删除文件或系统崩溃而丢失文件的风险。

为什么要考虑从Excel切换到ERP？

ERP系统使您可以实时跟踪信息，而无需多个电子表格。这使您可以自动创建销售订单。现在，您可以轻松地搜索数据，并在部门之间高效共享数据。您也不必再因浪费时间而犯错，例如重复输入或丢失数据。ERP使您可以通过实时仪表板全面了解业务流程。

大多数企业每天都会获取大量与业务相关的数据。ERP系统可以有效地使用这些数据来提供对公司绩效的关键见解，并改善您的决策能力，从而改善您的业务流程。

公司还必须确保其利润不会受到其财务流程的危害。ERP可以提供集成的财务工作流，该工作流可以自动从组织的各个领域收集账单数据。这保证了所有财务活动的集中流程，包括月末，发票，供应商付款和薪资。

ERP还可以将您的员工绩效与项目成本和时间表进行比较。这是通过一个全面的工作流系统完成的，该系统可为您的团队随时提供所需的信息，以确保他们从事的任何项目都按目标完成，包括资源带宽和可计费费用。此信息使您知道合适的人在正确的时间进行正确的项目。

从Excel到ERP：迁移过程

选择供应商是迁移过程的第一步。但是，也许最困难的部分是准备组织迁移到新系统。如此巨大的变化需要对现有数据流程进行大量重新评估。考虑一下您公司当前收集的信息，如何使用该信息以及哪些其他有价值的信息。

在检查数据过程的同时，还应考虑历史数据并考虑其使用方式。您多久使用一次？有什么可以摆脱的吗？如果选择某个日期，并且仅从该日期之后开始传输文件，则可以简化流程，节省时间和精力。如有必要，您始终可以选择稍后再添加数据。

在过渡阶段需要做出的另一项重大决定是，发送给新财务系统的数据是否应该一次全部转移，还是应该进行更逐步的过渡。在大多数情况下，企业会从稳定的过程中获利，但有时需要快速过渡。例如，有时数据会定期使用，即使在过渡期间也需要整体访问。

最终，必须考虑您的特定业务流程。这是重要的一步，因为它使您了解组织实际需要哪种系统。这将帮助您评估安装ERP时必须考虑的选项，包括开箱即用和自定义功能。例如，某些ERP系统优先考虑某些功能（例如营销），这可能不适用于已经外包其营销任务的公司。针对许多不同类型的组织量身定制了许多不同的ERP系统，因此这只是寻找适合您的系统的一种情况。

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