文件管理软件简介

文件管理软件简介

有许多软件包和解决方案专用于解决如何在数字环境中有效地管理文档的问题。一些提供了一组简单的功能来满足一个或两个特定需求，而另一些提供了更全面的工具，将文档管理与其他功能结合在一起，作为更广泛的软件套件的一部分。由于存在这些差异，因此比较文档管理软件对于希望采用最具成本效益和最实用平台的组织至关重要。价格需要与其他因素一起考虑，例如软件的部署方式以及与之兼容的系统。

例如，某些解决方案可以本地安装在计算机或内部服务器上，而其他解决方案则只能在云中运行。也有一些提供这两种方法的混合，从而增加了灵活性。

以下对文档管理软件的介绍仅简要介绍了当前可用的一些最受欢迎的解决方案。

要考虑的文档管理功能

选择下一个文档管理服务时，应考虑某些功能。让我们仔细看看最重要的一些：

功能性

坚实的文档管理系统应包含以下基本功能

·         维护电子文档的存储

·         提供确保这些文件安全的方法

·         能够将文档放入定义的工作流程中

·         提供全面的审核数据

·         符合法规要求

积分

任何文档管理软件都有两个主要的集成点-将文档放入软件中，并在必要时检索文档。您应该检查您的潜在文档管理解决方案与主要ERP和会计系统的集成程度，并特别注意当前使用的所有其他系统。如果您的ERP和文档管理系统集成在一起，则通过从ERP解决方案中向下钻取，可以更轻松地查看和处理文档。这将节省您的时间，同时还提供对财务交易的准确审计跟踪。

您的软件还应该与您当前的硬件（例如扫描仪和打印机）兼容。

正在搜寻

快速交付文档是客户的首要任务，客户自然会青睐那些不强迫他们等待的企业。快速的文档管理过程的重要一步是搜索文档或文件时快速获得结果。此外，重要的是要有不同的搜索选项，例如全文搜索，这可以帮助您查找意外放置在错误文件夹中的文档。您还可以搜索文档中嵌入的文本。

可移植性

您可能需要为迁移会计解决方案做好准备。为此，您必须确保文档管理产品足够灵活以便随身携带。

经验

这很简单，但是很容易被遗忘。我们始终建议您选择一个在为像您这样的公司提供解决方案方面有良好记录的软件提供商。在做出决定之前，请务必仔细阅读评论和客户推荐。

客制化

随着公司的发展，其要求可能会发生变化。也许您需要处理更多的文件？始终确保所选的文档管理服务具有足够的可伸缩性，可以处理所需的所有文档，并且它们可以是任何大小或类型。

多用户访问

允许多个人一次访问文档不仅可以提高工作效率，而且对于实现需要团队协作的项目也很重要。通过选择允许多用户访问的软件，您通常还可以访问一些工具，这些工具可以限制谁可以访问或编辑文件以减轻数据被盗的风险。

文件格式兼容性

文档管理解决方案应支持最基本的文件格式，例如JPEG，PDF，TIFF，Excel和Word。这意味着共享文件既简单又方便。

移动访问

您的文档管理解决方案应该能够被智能手机和桌子访问，以便您可以随时远程访问和使用您的软件。

自托管还是云托管文档管理？

通常，文档管理服务倾向于以两种方式托管，即自行托管或云托管。使用自托管的文档管理程序，所有软件都存储在组织内自己的服务器上。您可以存储系统可以容纳的尽可能多的文件。费用通常是一次性的，取决于用户数量。通常，您可以为持续的支持和软件升级支付年度可选费用。

另一方面，基于云的文档管理系统由第三方提供商托管，并且只要您具有Internet连接就可以在任何地方访问。提供商无需额外费用即可处理所有软件升级和维护。

自托管系统可让您完全控制，而无需依赖其他任何人来保持系统运行。与基于云的解决方案不同，如果您无法访问Internet，则仍可访问文档。但是，自托管系统由于前期费用大（CapEx）以及软件更新的年度支出而往往更加昂贵。备份文件和文档的责任就在您身上，因为您的文件不会像基于云的软件那样自动保存。

另一方面，基于云的系统没有很大的前期成本。它也不需要任何IT团队来安装和维护软件。基于云的解决方案还意味着您将受到提供商的支配–如果他们的数据中心出现故障，则可能无法访问您的文件。但是，如今云解决方案的停机时间很少见。

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