您的ERP软件选择项目：降低错误选择的风险

您的ERP软件选择项目：降低错误选择的风险

ERP软件选择：弄错了的风险

选择企业软件解决方案是一项主要的业务决策和资本支出。决定将一两个小时的研究（如果有的话）用于阅读一些在线评论，然后使用公司的信用卡进行购买，并不是那种决定。

与文字处理软件不同，企业软件通常支持关键的业务流程。企业系统可以是用于订购和管理组织所购买的所有供应品和原材料的系统，也可以是管理公司所有客户的销售和账单的软件，也可以是运行公司网站和电子商务平台的系统。这类系统- 企业资源计划（ERP），供应链管理（SCM），客户关系管理（CRM）及其他—通常还涉及多个部门的许多用户。如果做出的选择不尽理想，最终将带来不便的不仅是一两个员工，而是数百甚至数千名员工。另外，这些类型的软件系统很昂贵。初始购买成本（如果以软件即服务[SaaS]的形式提供解决方案，则为每月订购费用），以及在组织中实施该系统的单独成本通常都是相当可观的。即使对于财大气粗的公司而言，企业软件也代表着巨大的资本支出。

一旦安装并完全实施，典型的企业软件解决方案在升级或更换之前的使用寿命为两到五年甚至更长。这意味着一旦做出选择决定，您的组织将不得不接受该决定一段时间。最后，企业软件解决方案的选择会影响您组织的业务战略和目标。通常，这些目标中的一个或多个是选择和购买新软件的推动力。因此，不用说，为您的企业选择企业软件系统涉及许多重大风险。如果出现问题，后果可能很严重。

正确计划软件选择，以减轻做出错误决定的风险

除了选择最能完成您所需功能的软件之外，遵循结构良好的软件选择项目的下一个主要原因可能是，这样做可以大大降低选择不合适的企业软件解决方案的风险。 。请注意，这并不是要避免一个糟糕的解决方案，而是一个不适合您的要求的解决方案。实际上，当今市场上几乎所有的企业软件解决方案在设计和质量上都是不错的。问题在于，软件选择不是一种“一刀切”的方法，甚至不是一种“一刀切”的方法。即使一家公司的规模相当且在同一行业中运营，但对一家公司而言效果最佳的解决方案可能无法很好地满足您公司的需求。这就是为什么要进行正式的甄选项目才值得。大多数选拔项目并不只涉及一个人，例如首席执行官（CEO）或信息技术（IT）经理。一个适当的选择项目通常需要一组决策者。您可能需要包括IT员工，高层管理人员以及每组利益相关者或团队的代表，这些代表将构成最终选择的软件的用户。

要避免的最明显的风险是选择不完全满足组织要求的解决方案。拥有一支各自具有独特观点或专业领域的团队可以极大地降低这种风险。每个团队都将寻找解决方案以解决其特定的业务需求，从而增加确定您希望软件解决方案支持的所有需求的可能性。在选择过程中尽早执行收集业务需求的工作也至关重要。就像在杂货店购物时列出需要的食物清单一样，清楚地了解正在考虑的软件解决方案所需的功能是确保最终选择的解决方案能够覆盖所有食品的关键您的业务需求。尽管还需要考虑其他因素，例如部署模型以及用户界面是否易于学习和操作，但是如果所选解决方案无法完成您需要做的所有事情，那么这几乎无关紧要。拥有无法满足某些需求的新软件的风险会导致多种问题。首先，如果未满足的需求很关键，则可能需要昂贵的修复程序，例如支付要添加到解决方案中的自定义程序的费用，购买第三方补丁程序，甚至必须购买一些其他软件来实现缺少的功能。其次，让至少一部分用户的需求未得到满足会破坏采用率，并在团队中造成摩擦。不管您相信与否，用户采用率是软件选择项目成功的关键因素。当软件不能满足用户的期望时，他们可能不使用它，或者只有在别无选择时才使用它。而是，他们可以寻求解决方法或手动执行相同的任务。这不仅减慢了生产速度并降低了准确性，还降低了公司购买软件的投资回报率。选择不完全满足要求可能导致的最后一个问题是无法满足业务的一个或多个目标。这可能最终会损害竞争力，并且肯定不会赢得管理层的任何评价。

做出错误的软件选择决策的后果

最终选择无法满足您的某些要求的企业软件解决方案的后果之一是令用户和客户感到失望。让人们感到失望（他们的需求未得到满足）会破坏他们对组织的信心。如果用户失去信心，这可能意味着员工敬业度和保留率会出现更多问题，还可能导致采用率降低。当用户无法采用新软件时，这会导致生产率降低。毕竟，升级系统的主要好处之一就是提高了效率和生产率。但是为了提高效率，必须首先使用该工具。此外，请记住，并非所有新软件解决方案的用户都一定是员工。例如，请考虑外部利益相关者，例如合作伙伴或供应商。根据所考虑的软件类型，这些涉众也可能会例行与将要安装的新系统进行交互。对于这些利益相关者，采用率和信心也很重要。例如，某供应商发现某些新软件难以理解或缺少某些重要功能。该供应商可能会选择简单地通过电话或电子邮件与您的组织打交道。可能不错，但是最终会围绕新软件运行，并且可能为您的某些员工带来更多工作和更多错误。另一组外部利益相关者可能是如此明显，以至于您甚至可能忽略了他们。这些是您的当前客户和潜在客户。通常，这两个群体可能会以不太直接的方式体验企业软件的性能，但这仍然很重要。例如，假设运营您公司网站或电子商务系统的系统不能完全胜任该任务。对于客户和潜在客户而言，这可能会导致响应时间变慢或冻结，或者仅仅是一个“笨拙”的网站，其中许多人发现很难导航。失去对这个小组的信心可能最终对所有人产生最大的影响。

管理层也是另一个必须保持信心的团体。在大中型组织中，软件购买过程的细节可能留给下属处理，显然希望这些下层雇员做出合适的选择。对于大多数管理人员来说，试图向执行团队解释如何选择不满足所有要求的软件解决方案并不是一件好事。

正确的软件选择方法可以最大程度地降低风险

选拔团队组成后，第一步通常是对组织的要求进行仔细评估。这意味着收集需求，与各利益相关者群体进行磋商，并参考所陈述的目标和目标，以确保团队制定的需求组合能够支持这些目标。在这一点上，进行某种差距分析通常是一个好习惯，以验证选择软件的正确方向。差距可以指两件事之一。大多数情况下，这意味着公司要求与现有系统之间的差异。这通常是进行软件选择过程的主要原因。但是，可能存在第二种差距：当前系统与市场上的差距。这通常归结为升级技术以增加新效率，降低成本，增加正常运行时间，增强安全性或达到某些性能目标。虽然选择软件来解决需求上的明显差距可能不是很普遍，但这仍然是企业软件销售的主要推动力。想一想当今企业对“数字革命”的所有关注。适应您行业中的现代技术，最终可能是在组织的市场领域保持竞争力并满足客户期望的要求。通过确保您的评估和选择团队包括合适的人员（利益相关者，管理团队的成员，IT专家等），您可以确保在需求收集和差距分析过程中不会遗漏任何重要内容。这确实可以帮助避免做出错误决定的风险。进行一些管理层支持也很重要。能够向执行团队展示差距分析可以使团队中的多个成员选择软件，并且还可以帮助降低仅从上方实施购买决策的风险。准备好完整的需求集并确定了需求的优先级之后，就可以开始评估可用的解决方案了。您的团队很可能会发现在任何给定的软件类别中都有数个甚至数十个竞争解决方案。如果您的要求是透彻的，那么可以帮助您将潜在的软件解决方案的范围缩小到少于五个。这就是您的短名单。

一旦您的选择项目团队将重点放在清单上，工作的一部分将是了解供应商，而不仅是入围的软件解决方案。请记住，您的公司不仅仅是与产品建立多年的关系。与该产品的供应商也将建立多年的合作关系。确保选择的供应商具有已建立的跟踪记录，一些可以提供参考的满意客户以及知识渊博且反应迅速的客户/技术支持人员是选择决定中的重要考虑因素。获得优质的产品却没有服务的支持是另一个巨大的风险，在选择项目的这一阶段，通过进行额外的审查可以轻松避免这种风险。最后，要注意的另一个重大风险是最终购买的软件解决方案的购买和服务合同上的交易不利。许多软件供应商将就价格进行谈判，这可以为您的组织长期节省大量资金，还可以帮助支付购买软件后与实施相关的一些成本。（实施几乎总是一个独特的过程和单独的费用，通常不是由企业软件供应商而是由实施专家来处理。）如果卖方根本不就购买价格进行谈判，这通常发生在较小的组织（即购买的用户许可证较少）或已经很好地代表了卖方软件的业务类别的客户中，在其他方面仍有谈判的余地。例如，供应商可能会提供折扣或延期的服务合同，或者可能会承诺在发布要购买的解决方案的下一个主要版本时降低升级成本。

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