您需要了解的有关软件评估RFP的6件事

您需要了解的有关软件评估RFP的6件事

1.什么是软件购买的投标请求（RFP）模板？

公司在选择新的企业软件解决方案时需要做的第一件事就是确定需要哪些软件功能。这使公司能够从供应商处收集有关合适解决方案的正确信息。

软件RFP评估模板（有时也称为信息请求（RFI））是收集信息以确定软件解决方案是否满足公司软件要求的最常用方法之一。将软件解决方案的要求概述发送给潜在的软件供应商，然后通过在列表中指明他们为每种软件功能提供的支持级别来填写该解决方案。响应将告诉您每个供应商的软件解决方案将如何满足您企业的特定要求。

2.为什么我的软件评估和选择项目需要RFP？

RFP并不是评估软件的严格要求，而是一种有效，轻松地找出您需要了解的潜在软件供应商产品的好方法。完整的软件RFI模板是进行比较的良好基础，因为您发送相同的文档以从多个供应商处收集信息。

RFP帮助您：

明确确定组织对软件解决方案的特定要求消除任何不符合公司要求的软件解决方案缩小潜在软件解决方案的列表，以找到最能满足公司特定需求的解决方案确定在评估潜在解决方案时应考虑的任何其他信息（例如将来版本，任何合作伙伴公司或附加解决方案中将引入的功能）消除来自供应商的营销炒作，并零碎对您的业务至关重要

3.在软件选择过程的哪个阶段，我需要使用RFP？

RFP应该在流程的早期使用，而不是第一步。第一步（也是最重要的一步）是建立明确的目的，以获取企业软件解决方案或更改现有软件解决方案，并使所有关键利益相关者参与其中。完成软件尽职调查后，您将清楚了解收购或升级企业软件系统的原因，并且已经聘请了合适的人员，现在应该整理一些简短的软件解决方案清单，以期非常适合您的公司。

您将在这里利用RFP模板。比较所有可能的供应商解决方案需要花费时间，并且很难知道哪些解决方案符合您的要求。与潜在供应商达成RFP是收集可以分析和比较的初始信息的一种好方法，可以将一长串软件供应商缩小到少数。获得供应商简短列表后，下一步是在列表中找到有关解决方案的更多信息，包括设置每个入围软件解决方案的演示，以便您可以看到对公司在实践中最重要的特性和功能。

4. RFP包含哪些信息？

RFP列出了特定类型的企业软件的功能，例如企业资源计划（ERP），人力资本管理（HCM），供应链管理（SCM），商业智能（BI）或客户关系管理（CRM）。RFP通常是从RFP模板创建的，该模板是特定软件类别或行业中软件功能的综合列表。通过添加，删除或修改模板中列出的特定功能，公司可以根据其特定需求定制RFP。

您也可以使用RFP来优先考虑每个功能的重要性。稍后在比较每个解决方案对这些要求的支持时可能会有所帮助。5. RFP需要多详细？没有固定的规则，但一般来说，RFP越详细越好。当试图找到最适合您公司的解决方案时，您的要求越多，您将获得更多的信息作为决策依据。全面的RFP模板（包括特定软件类型的所有潜在功能）使确定公司需求的工作比从头开始或使用不包含详细功能列表的高级模板要容易得多。在相关功能的分组或“模块”中组织需求的模板，对于确保以适当的详细程度反映公司的需求特别有用。放弃详细的RFP意味着您将无法完全或准确地评估供应商为公司所需功能提供的支持水平。反过来，您冒着购买不适合您公司的解决方案的风险。6.对于不同的软件类型，我是否需要不同的RFP模板？是的，致力于使软件选择过程更加轻松的公司可以以合理的价格获得这样的模板。最有用的软件RFP模板带有全面的功能列表，您可以缩小范围以仅包括所需的功能。能够对需求进行优先级排序并指出每个功能是否是必需的，这也很有用。了解哪些功能是必备功能，可以轻松地立即比较解决方案。提供的支持级别的类别也可能会有所帮助，以便供应商可以指明如何支持每种功能–开箱即用的完整支持，部分支持，作为附件，修改或第三种支持这样，您就知道在虚线上签名时会得到什么。例如，技术评估中心（TEC）的软件功能RFP模板适用于最常见的企业软件类别，包括ERP，数据管理和商业智能（BI），人力资源，客户关系管理（CRM），小型企业软件和会计以及供应链管理（SCM）。便捷，全面且易于自定义的电子表格中列出了成千上万的潜在功能，这些功能使用户可以对每种功能进行优先级排序，并确定所需的供应商支持水平。RFP模板-如何开始信息收集可能很艰巨，但是RFP模板可以节省您的时间和麻烦。充分利用您的RFP模板很容易。一个需要：1.确定您的业务需要的软件类型（例如，ERP，CRM，SCM，BI等）。2.下载免费的RFP模板样本，以查看TEC RFP模板可用的功能和细节。3.根据您公司的特定要求定制RFP模板，以从供应商那里收集所需的信息。收到供应商的回复后，您可以比较他们对公司需求的支持，并列出供应商的简短列表。然后与TEC的软件选择专家交谈，以了解他们如何帮助您进行供应商演示，要求供应商提供更多信息以及进行价格谈判。常见问题如何编写软件建议书（RFP）模板？每个软件选择项目都是唯一的，但总的来说，这是成功获得成功所需的组件：项目概述您的组织简介和背景信息最终需求清单/ RFP评估标准时间线/时间表编写自己的RFP并非易事-评估软件解决方案可能涉及3,000多个标准，这就是为什么以全面的模板作为起点很有意义的原因。如何评估RFP当潜在的供应商将他们的回复发送给您的信息请求（RFI）或RFP时，现在是评估它们的任务。这是使用RFP或RFI模板的另一个好处：您的软件选择团队可以更轻松地并排比较供应商的响应，因为供应商将遵循相同的组织框架。在评估结果时，请考虑项目首次启动时提出的核心原则（即必备功能和特性）。这些必不可少的功能才能真正确定组织的最高利益。注意事项包括：拟议产品的整体功能该系统的易用性该系统将如何适合您当前的业务流程？解决方案的灵活性或可扩展性如何？在解决了这些问题之后，还有一个数字评分系统，一些企业发现它可以作为有用的指南，通常看起来像这样：5分=完全满足组织的指定要求4分=符合，但有一些差距（但避免妥协）3分=达成并有些妥协2分=部分达到，需要折中1分=不符合要求公司在选择软件时如何使用RFP模板？当涉及到提高软件选择项目的速度，效率和完整性时，RFP模板显然是有益的。它们的主要优点之一是它的专用性：对于几乎所有行业而言，都有一个适用于软件的RFP模板。提案请求模板的示例包括用于多种ERP软件的模板（例如，用于离散制造的ERP，用于批发和分销的ERP，用于医疗保健的ERP等），用于商业智能（BI）和数据管理的RFP模板，用于客户关系管理（CRM），供应链管理（SCM），会计系统等等。因此，针对您组织计划购买的软件类别的行业特定RFP模板对于希望实施新软件的企业而言是有用的资源。列出的特性和功能将使您能够准确反映组织的特定要求，并将重点放在真正需要考虑的方面。使用RFP模板还可以作为发送给供应商的有用清单，以确定他们的解决方案与您的要求的匹配程度。那些与您的特定要求高度吻合的产品将有资格组成供应商演示的简短清单。

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