为什么选择企业ERP软件时需要公正的软件建议？

为什么选择企业ERP软件时需要公正的软件建议？

简介—顾问的优势

软件选择有点像DIY上门维修：有些工作无需专业背景和培训即可解决，而另一些则最好交给专业人员。选择文字处理软件可能等同于更换浴室水龙头-按照基本说明进行操作，就可以了。

选择大多数种类的企业软件，例如企业资源计划（ERP）系统或商务智能（BI）解决方案，与进行大型维修或翻新工作相比更具可比性。需要一些专门的工具，以及对要遵循的规则和程序的充分了解，以及对如何应用和修改这些程序以适应各种情况的经验。如果没有适当的工具以及该领域的某些先验知识和经验，您可能不应该自己尝试翻新厨房，而为您自己的组织选择企业软件也是如此。鉴于选择企业软件的复杂性以及该软件对支持您的日常运营的重要性，因此最好采用某种形式的专业建议和指导来进行选择项目。您仍在领导整个项目的决策，但专家们会在这里提供正确的工具和经验，以便您在第一时间正确完成项目。

顾问的帮助范围可能取决于您公司的特定需求。例如，您可以自己进行大部分研究，并使用软件选择工具来辅助该过程，例如定制的RFP模板，以向众多供应商索要全面的建议。或者，您也可以聘请专业人士在自己完成此过程时提供提示和指导。对于复杂的选择项目，这些项目涉及重大的IT检修或合并了多个部门或位置的需求，聘请顾问公司为您管理项目（当然，需要您团队的大量投入）可以使流程平稳高效地运行。无论您选择哪种级别的协助，与公正的专家合作都是很明智的，这些专家已经成功地进行了多次软件选择项目。

为什么成功选择企业ERP软件至关重要

要继续我们的上门维修类比，选择错误的文字处理或其他个人计算软件类似于购买错误的水龙头-这样做很不方便，但最主要的是要回到商店的退货台。然而，选择错误的企业软件，更像是自己安装新屋顶，而无需事先使用适当的工具来安装它-您可能会在第一次下雨时得到非常不愉快且代价高昂的惊喜！选择一个将支撑业务功能的许多基本方面的企业软件产品非常重要，并且需要做出一些关键的决策。这就是为什么应该以非情感性的，数据驱动的方式来选择适合您公司的软件的过程。避免仅选择流行品牌，最便宜的解决方案或类似公司的同事的个人推荐，这是“重要的选择”。不是因为这种选择将不是一个好的产品，而是因为该软件产品可能无法满足您公司的需求。在某些情况下，它甚至可能不是正确的软件类别。您需要会计平台，还是您的公司将从更全面的ERP解决方案中受益？也许您的公司希望受益于“大数据”加入该小组，但是您是否需要BI解决方案，分析解决方案或业务绩效管理（BPerfM）软件？由于软件选择非常复杂，因此可以说，做出快速，刻板的决定会很快导致麻烦。选择与您的要求不完全匹配的企业软件解决方案很可能会导致大量的金钱，时间和用户沮丧。它甚至可能拖累增长或竞争力。企业软件是一项非常大的资本投资，应具有几年的使用寿命。因此，正确是一个重要的决定。

“但是我已经有人在为技术工作提供薪水了”

许多较大的公司都有内部的IT团队。如果您愿意，为什么不简单地将企业软件选择项目交给他们呢？这个想法不是一个坏主意-IT专家将理解系统要求，并且应该可以确定哪种类型的部署模型（即，在内部，基于云的混合云）最有意义。但是请记住，在您的组织将要购买的企业ERP软件方面，您的IT团队将不是唯一的利益相关者。您的会计人员会使用该软件吗？如果是这样，它可以做他们需要的所有事情吗？您的人力资源（HR）部门会使用它吗？如果是，它是否提供该部门可能要求所有公司用户拥有的自助服务功能？您的销售人员将如何使用新软件找到帮助？这是功能集，用户体验（UX）设计甚至直观且可配置的仪表板等考虑因素发挥作用的地方。对于一组用户来说可能有效的方法可能会使另一组用户困惑不解。企业软件通常会跨越各种孤岛。其目的是整合多个部门的职能。在某些情况下，您的供应商甚至客户也可能会使用它（例如电子商务平台或面向客户的社交媒体渠道）。这就是为什么尽管由IT人员领导选拔团队可能很有意义，但该团队也应该由代表各个最终用户组的其他利益相关者组成。

您的日历有多满，资源有多紧张？

管理成功的软件选择过程通常非常耗时。正确完成后，将需要花费几周到几个月的时间。同样，请记住，您购买的软件将对您的组织多年来是至关重要的项目，员工每天都会使用该软件来执行其工作。另外，不可忽视的是，购买和实施的东西要花费数千到数十万美元。这不是一个只花一两天思考的决定，而是一个需要大量时间和精力的决定。

如果您不确定自己或您组成内部选拔小组的人员将有足够的时间和资源来完成此任务，请确保获得一些外部帮助或指导。即使您的团队确实有时间和资源来适当地处理选择项目，也可以使用工具进行需求收集和/或软件解决方案比较，以确保使用全面公正的数据来处理这些阶段。例如，使用全面的RFP / RFI模板是一种根据要评估的软件类型提供的功能来评估公司的特定需求的好方法。完成后，该模板还使您可以轻松地比较（按功能）从您联系的软件供应商那里收到的竞争性建议。

软件实施专家并不总是软件选择专家

软件选择顾问分为两大类。首先，有实施服务提供者，通常将提供选择服务作为第一步。当然，实现是在软件选择的最后。一旦您的组织确定了从哪个特定供应商处购买哪种软件解决方案，就签署了购买合同，并交付了软件-即开始实施。实施包括在整个组织内启动的选定解决方案和使最终用户迅速学会使用新解决方案的方法。实施是其自己的类别，与其他评估业务需求，然后评估和选择适合购买的软件的过程自然地分开。更重要的是，成为实施专家不会使您成为软件选择专家。实施公司为您提供软件选择方面的建议的主要缺点是，在大多数情况下，实施人员只能使用少数几个不同的软件供应商的产品。他们没有实施任何当前供应商提供的任何类型的企业软件。这通常意味着他们将考虑从他们知道如何实施的一小套软件解决方案中仅推荐一个或两个选择。与实施公司的工作不同，您的内部选择团队或与您协商的外部顾问应研究广泛的软件选择，花时间将公司的特殊要求与最适合您的供应商解决方案相匹配。

独立软件咨询公司

外部软件选择的其他广泛类别是公正的软件顾问。这类协助的范围可能从单个顾问或小型团队一直到大型软件咨询和研究服务公司。此类提供商的主要优势在于，他们可以自由选择可能非常适合您组织需求的商业软件解决方案。它们不仅仅局限于少数特定的软件供应商。

研究不同的软件顾问或咨询公司时，必须确保这种公正性。您应该确定供应商没有与任何特定供应商绑定或从中获得任何佣金。如果真是这样，那么显然他们并不是真正公正的。如果他们确实保持任何这种关系，就必须积极应对。

您应该雇用您可以负担的最大的咨询公司吗？

一些最大，最著名的软件研究和咨询公司提供了高水平的信息和可靠的数据。如果您或您自己的内部软件选择团队在评估和选择企业软件时已经知识渊博且经验丰富，那就很好。可能归结为只是梳理当前的市场和技术状况，赶上供应商当前提供的产品，并使其与您的公司和各个利益相关者的需求相匹配。对于那些有经验的人来说，这是做事的适当方法。这些大公司通常不会在单个功能以及每个功能的供应商支持级别上进行详细分类。他们通常也不会提供对公司需求的评估或分析，因此这些需求可以与所有竞争供应商的需求相匹配。您的团队已经对您所需的功能和特性有了很好的了解。最大的服务公司，例如国际公认的会计和商业咨询公司，通常能够为其最佳客户提供详细且高度专注的服务。这些咨询服务可能会与审计和专业会计服务，战略业务咨询以及此类公司根据合同提供的许多其他服务捆绑在一起。但请注意，这些公司的费用可能与他们的声誉和历史声誉相称，最终可能会花费几乎与您最终购买的企业软件相同的成本。如果您的公司是《财富》 500强公司，那可能就是开展业务的方式。但是，对于大多数企业客户（尤其是中小型公司）来说，这不是一个现实的选择。对于通常没有足够的知识和经验的内部支持来进行软件选择的这种规模的公司，提供深入了解软件功能的公正咨询公司是最佳选择。

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