什么是RFP模板，它如何帮助您选择软件？

什么是RFP模板，它如何帮助您选择软件？

选择软件的“购物清单”的好处

对于我们许多人来说，这是一种熟悉的体验-您在杂货店购物一些物品，回家后立即意识到您忘了买牛奶！如果您曾经遇到过这种情况，每当您要购买两个或三个以上商品时，您就有机会记下一份清单。

情况与企业软件相似，除了“项目”（软件功能）可能成千上万，而缺少对公司业务流程重要的功能可能造成的代价是昂贵且不便。这就是为什么使用建议书（RFP）文档具有实际意义的原因。可以从头开始创建一个模板，但是大多数人将使用全面的模板作为起点，这使得确定需要哪些特性和功能变得更加容易。给定类别的软件的完整RFP模板很像本地超市中所有可用项目的详细分类，因此您可以扫描选择并核对下次购物时需要的项目。

从自我评估开始

开始软件选择项目时的第一步是什么？您猜对了：最终选择了哪种软件来评估您的组织需要什么。在许多情况下，其范围仅限于简单地确定所需的企业软件的类型。例如，销售部门大声疾呼寻求一种新的客户关系管理（CRM）解决方案，或者您已经被告知该是时候寻找新的供应链管理（SCM）系统或最新的企业资源计划了（ ERP）软件等等。但是，远远没有足够的信息！就超市类推而言，这就像在烘烤饼干之前在清单上写“烘烤用品”一样。ERP，CRM，SCM和所有其他类型的企业软件都是商业软件的类别。您需要深入了解功能和功能级别。现实情况是，选择软件非常复杂，但是选择的丰富性意味着更有可能存在某个供应商，其产品与您的公司非常接近甚至完全符合您的需求。客户产品的需求至少与技术进步一样，推动了企业软件中新产品和供应商的激增。

如何不忽略要求

尤其是随着组织的发展壮大，包括具有专门职能的各个部门，要牢记每个人的需求清单变得越来越困难。TEC的博客文章经常谈论在选择软件时要考虑所有利益相关者的需求，而这恰恰意味着这一点。特别是对于涵盖范围广泛的业务流程的软件类别，例如ERP，确保您对公司需求有广泛的了解非常重要。例如，您的会计部门可能确切地知道新ERP的需求，但是如果该系统也将服务于公司的其他领域（它肯定会），则您需要从每个方面获悉需求。地区。再次，让我们回想一下“超市主列表”的类比。如果您眼前有一份可能需要包括在购物清单中的所有物品的完整清单，那么您和您的同事很有可能会看到一些东西，然后说：“哦，是的！我们当然需要这个项目，否则，如果我们缺少它，这项工作将被搁置。” 想象一下要买面粉和糖来烤饼干，只是意识到您有一个搅拌碗，但没有饼干。看到给定类型的软件可能包含的所有可能的功能（按功能类别分类），可以快速轻松地检查每个涉众需要什么。一切都不会被意外忽略。

避免过度购买

缺少某些重要要求的另一面是购买功能或功能远远超出所需的解决方案。当然，有时这是不可避免的。当前的企业软件类别假定有一定的基本需求水平，这有时可能意味着一家规模仍然很小的公司，或者在某些方面与其他业务部门的其他公司有些不同的公司可能最终会具有某些他们不会使用的功能的解决方案。这不一定很糟糕，但是如果您开始发现与您的业务不相关的多个功能领域，则可能是您专注于错误的软件类别。当然，购买一个解决方案涵盖的功能比您当前所需的功能更多，这不一定是错误的。在某些情况下，背后可能会有蓄意的业务决策。该计划可能是扩大公司的技术足迹，或者可能是与竞争要求增加某些新功能的需求保持同步。但关键是，这背后有一个深思熟虑的策略。这与购买超出所需数量的价格不同，这是因为并未事先确定哪种软件最适合。避免这种情况的一种简单方法是从主列表开始工作，换句话说，这是一个全面的RFP模板，该模板阐明了组织正在考虑的软件类别中涵盖哪些功能领域。

突破营销炒作

它是罕见的软件供应商，会告诉潜在的公司客户：“我们的软件不适合您。” 当然，作为一个类别，这是一个不同的故事。当您的公司确实需要ERP时，大多数供应商都不会尝试向您出售SCM软件。但是，假设他们以符合您要求的正确软件类别销售产品，则他们很可能会说服您提供最佳选择。在某些方面，它实际上可能是顶级软件，但在当前情况下可能不适用于您的特定公司。企业软件中没有“千篇一律”的东西，也没有两家公司是完全一样的。您可以确保供应商明确满足您公司的要求（不仅是您类别中的公司，通常规模大致相同的公司），唯一的方法是向供应商提供详细的RFP。当前的企业软件很少（如果有的话）质量较差或完全错过了其直接竞争对手所涵盖的主要功能类别。因此，事实可能会支持您可能会遇到的炒作。然而，问题的症结不是供应商的产品是否按照它声称的做得好，而是它的行为是否与贵公司需要该软件执行的工作密切相关。您的需求与特定供应商的软件功能之间的契合度越好，整个选择和实施过程就越顺利。

如何制作全面的RFP模板

可以创建自己的综合RFP模板-但就复杂性和时间要求而言，这是一项非常艰巨的任务。这是因为典型的企业软件类别可以包含3,000或更多条件。例如，让我们看一下专为时尚企业设计的TEC的ERP软件RFP模板。（是的，有针对不同业务类别的特定ERP产品。）

时装公司RFP的ERP基于一个模型，该模型包含十个单独的功能区域：财务，人力资源，制造管理，库存管理，预测，预订和分配，采购管理，销售管理和产品技术。这些功能区域基于独立软件分析师对每个ERP供应商为该行业企业客户提供的产品的检查。在这十个类别中，您会发现数十个，有时甚至数百个不同的软件功能（条件）。此模板中的功能总数高达3,739。当然，这并不是时尚用的ERP软件所独有的。有用于各种制造业，服务业，教育和公共部门代理，医疗保健，零售商店等的ERP产品。基本功能区域大部分都被保留下来，因为它们通常是ERP固有的。但是在每个类别中，您会发现有意义的功能可用于某些类别的业务，而不适用于其他类别的业务。这些功能如何收集？分析师检查了当前供应商提供的该类别中几乎所有的企业软件产品。如您所想，这是一个相当大的专家团队的全职工作。TEC RFP模板中包含的列表反映了该软件类型中可能包含的所有内容。当然，并非每个供应商都会提供所有功能，这就是为什么评估您的需求然后将其与其他供应商所提供的功能进行匹配很重要的原因。这些RFP模板使您可以根据自己组织的要求查看功能的完整列表。您还可以根据需要确定它们的优先级，甚至删除与您的业务无关的内容。与供应商交流时，此易于定制的模板非常有用。他们将收到一份详细的文档，详细说明您组织的需求。然后，每个供应商将响应那些陈述的需求，而不是使用标准的营销演示。模板中的特异性级别使评估来自不同供应商的投标变得容易。尽管您可能找不到100％逼真地符合功能需求的提案，但您很快就能分离出紧密匹配的内容，并且可以消除任何明显超出目标的内容。能够快速浏览提案以获得整体兼容性可以节省大量时间和金钱。

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