选择新的ERP系统？避免这些内部陷阱

选择新的ERP系统？避免这些内部陷阱

在评估和选择企业资源计划（ERP）软件系统时，ERP软件的购买者和最终用户在内部面临若干挑战，这意味着它们自己组织内的障碍。这些问题一旦发生，通常会在软件评估和选择过程的早期就遇到。幸运的是，稍作计划和/或使用一些组织工具可以帮助公司最大程度地减少这些风险或完全避免它们。为了使下一个ERP选择项目取得成功，需要避免的4个内部陷阱是：1.对ERP系统没有明确的目的。2.未正确评估您的要求。3.忽略为您的ERP选择提供足够的支持。4.低估了成功的软件选择项目所需的时间和资源。让我们从第一个开始：

1.对ERP系统没有明确的目的。

这看起来似乎很明显，但是在开始搜索之前，最好先回顾一下为什么现在正在寻找ERP解决方案。答案可能会影响您如何进行选择项目。假设您的情况是第一个–您的公司是一家小型企业，并且您得出的结论是，与更大的参与者竞争时，ERP解决方案可能会带来很多好处，甚至可能会带来一些好处。您是否因为快速增长而在看ERP？如果是这样，您是否期望持续增长？或者您的公司规模可能保持不变？如果是后者，您是否希望能够提高运营效率，收集用于决策的数据等？所有这些原因都很好，但是它们需要不同类型的解决方案。在此阶段要问自己的第二个主要问题是，您希望从实施ERP解决方案中得到什么？同样，这听起来可能是非常基础的，尤其是如果您已经开始进行一些研究并且知道采用企业软件的主要好处。但是基本功能是这个问题的核心。您主要是想简化销售和订购流程吗？您是需要管理耗材，设备，质量控制和供应链的制造商吗？您是否需要专心于财务和会计，或完全专注于其他方面？实际上有数百种不同的ERP解决方案当前在市场上，其中许多专门用于某些类型的企业或特定行业，等等。此外，还有与ERP相关的解决方案，可以管理从客户关系到招聘和雇用才华横溢的员工的所有事务。还有一些更适合不同公司规模的解决方案。如果您是一家小型企业，正在考虑首次投资于ERP软件，那么您可能会面临与已经拥有ERP系统一段时间并正在考虑升级或准备迁移至大型企业的大公司不同的情况。不同的解决方案。因为您选择ERP的原因揭示了哪些功能最适合您的需求，所以您对需求的了解程度以及获得ERP的原因都会影响您在选择软件时应关注的领域。无法为您的ERP确定明确的目标可能意味着最终获得了一个功能强大的系统，但却无法涵盖您特定公司所需或可能真正受益的功能。

2.未正确评估您的要求。

即使您的组织与竞争对手或同一业务部门中的其他类型的公司有许多相似之处，您的公司在功能，目标以及技术需求方面仍然是独一无二的。例如，也许您的组织是一家员工人数很少的服务提供商，因为各种功能都是外包或分包的。您的公司的需求将不同于提供类似服务但拥有大量内部员工的竞争对手。或假设您的组织是从事很多电子商务的零售商，其中包括国际运输商品。专注于电子商务的零售商将与实体零售商几乎完全专门针对本地客户并提供送货上门服务的要求不同。这些示例说明了一点，就是花一点时间来定义和记录需求可能意味着您的公司最终获得了ERP解决方案，尽管该解决方案运行良好，但仅能满足您的某些需求，而且还包含许多其他需求您可能永远不会使用的功能。当前，有许多专门针对特定类型企业的ERP解决方案。因此，假设您的业务大量涉及分销，供应链，批发等。您可以将选择限制为要分发的ERP，具有供应链管理功能的ERP等。但是请注意，即使在专门的解决方案类别中，从一个解决方案到下一个解决方案也将存在重大差异。您不能仅仅依靠标签。您仍然需要正确评估自己的需求。如何开始？最好的方法之一是使用您感兴趣的ERP软件包类型中包含的功能特性主列表，并选择公司需要和期望的功能。

3.忽略为您的ERP选择提供足够的支持。

在开始之前和选择阶段，您必须确保在组织中拥有合适的人员，并支持软件选择计划和过程。确保您具有此买入级别需要付出一些努力。为什么买进很重要？如果一组或多组利益相关者（例如您组织的经理/执行人员，IT员工或将每天使用ERP系统的最终用户）不相信ERP是必要或正在考虑的特定ERP解决方案是正确的选择，因此对成功实施的期望和可能性有所降低。要记住的一件事是，不同利益相关者群体对于新软件系统通常会有不同的议程。对于最终用户，通常是关于易用性，设计良好且相对直观的GUI（图形用户界面）以及对他们的日常活动有用的功能。对于外部用户（例如可能与您的ERP的某些组件进行交互的供应商，或者甚至是处理HR组件以提交其职位空缺候选人的求职者），考虑的内容略有不同。从本质上讲，不需要对这些用户进行培训。不应期望外部用户或客户花时间“弄清楚”他们如何使用他们将访问的系统部分。使用不透明或冗余的界面来挫败客户就是要引起问题。当然，由于在选择团队中包括这样的外部用户是不切实际的，因此可能有必要指定内部资源（例如与多个外部供应商打交道的HR经理或采购专家）来充当“代表”对于这些外部用户。他或她能否快速，轻松地浏览界面？是否需要多次输入相同的信息，或者是否正在使用许多自动填充功能？第三类利益相关者（高管和财务团队）可能会与两组最终用户（内部和外部）有不同的议程。尽管他们中的许多人也将成为最终用户，但他们首先需要知道该ERP系统将带来良好的投资回报。ERP系统是一笔巨额的资本支出，是日常运营的主要组成部分，管理团队将不愿以静观其变的态度或仅仅冒险就冒险。这是适当选择工具（例如RFP模板和软件比较报告）的另一个领域可以派上用场。通过使用诸如此类的工具来演示有关确切需要哪些需求以及特定系统的ERP特性和功能在多大程度上满足了您公司的需求的事实，从而提高准确性，效率和生产率，就可以证明其价值。建议投资的具体方式。最后要考虑的小组是IT经理和员工。对于IT部门而言，所考虑的ERP解决方案是内部部署还是基于云的解决方案当然是其中的关键部分。如果甄选团队完成了其“家庭作业”并充分考虑了您组织的需求，那么这方面将已经符合IT团队的期望。除此之外，IT团队可能会关注供应商支持级别，实施计划以及所涉及的日常日常故障排除的详细信息。对于购买/升级软件解决方案的决定以及有关要评估/选择的软件类型的决定，获得适当支持的主要技巧在于早期参与。确保在需求收集过程中进行了广泛的内部访谈。从本质上讲，应该向每个利益相关者组的至少一位代表（最好是几位）询问他们希望在ERP中看到什么。除了功能清单外，请务必询问压力点和当前的挫败感。在内部需求收集阶段记录反馈并参考这些说明。寻找出现的共同主题，并确保在解决这些问题上特别重视。除了从适当的用户组和管理层获得支持之外，还需要检查负责选择工作的一方。甄选项目本身不应该是单打独斗。即使在较小的公司中，招募由各个部门/公司职能部门的人员组成的团队仍然非常有益。这不仅可以确保不会因盲目而忽略盲点，而且在过程中遇到阻力时也会自然而然地赢得冠军。例如，在选择团队中配备高管，而不是IT经理或最终用户，将对与其余管理团队保持平衡有很大帮助。

4.低估了成功的软件选择项目所需的时间和资源。

企业软件的选择职责通常落在以下两个群体之一中：IT高管/经理和公司高管。IT管理人员可能比其他经理，执行人员或C级员工更清楚选择成功的软件所需要的复杂性和时间，但是这两组人都因每天要处理许多其他紧迫的任务而受阻。由于负责选择和评估软件的人员戴着很多帽子，并且有时没有完全意识到进行正确评估和选择所需的时间，因此，软件选择项目所花费的时间通常比计划的要长得多，并最终花费大量的时间，这不足为奇比最初计划的要多得多的资源。显而易见的事实是软件选择并不容易。阅读几篇文章，一篇或两篇在线评论，以及向软件供应商索取一些文献资料，都无法使您有很好的机会来选择适合您公司需求的正确软件。这样做的原因是企业软件永远无法“一刀切”。如果只是简单地决定您需要企业资源计划（ERP）解决方案或客户关系管理（CRM）系统，比较价格并签署购买协议。实际上，在特定的垂直或软件类型中通常有数十到数百个解决方案，所有解决方案都提供不同的功能和特性，部署模型，集成可能性和支持，更不用说它们通常针对不同的公司规模和地理区域而量身定制。如果您的选择团队仅根据价格比较选择的ERP系统是为中型制造商设计的，而您的公司提供金融服务，该怎么办？或者，如果该软件是为像您这样的企业设计的，但该软件是为在一个国家/地区运营的公司而设计的，而您的企业是全球性的，该怎么办？或者，也许您是在基于云的解决方案上出售的，但实际上，它并不适合您公司打算保留的旧系统。企业软件与业务流程和功能密切相关。根据公司所需的软件类型，这些过程可能涉及许多不同的部门。例如，仅仅因为您的财务人员青睐某个特定系统，并不意味着您的销售人员会发现它特别有用甚至易于采用。用户采用率是选择项目成功的关键因素！当大量员工继续使用“旧方法”进行工作时，会浪费大量时间和金钱，因为新软件无法满足他们的需求或使用起来不必要地复杂。因此，如何确保节省时间并加快选择过程，而又不会造成速度方面的重大错误呢？节省时间的一种方法是使用在线软件评估和选择应用程序，它可以帮助企业软件购买者更快，更经济地进行合理，合理的软件选择。这个功能强大的工具可以从数以千计的选拔项目中收集广泛，不断更新的研究成果，为您提供基于事实的情况，说明几乎任何企业软件解决方案与公司的独特需求之间的契合度。

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