确保顺利实施企业ERP软件的5种最佳做法

确保顺利实施企业ERP软件的5种最佳做法

您的组织已经进行了几个月（可能是几年）的准备，现在您已进入企业软件选择和实施项目的最后阶段。到目前为止，无论软件选择团队执行项目的成功程度如何，如果您组织的服务提供商不能正确执行工作，项目都可能崩溃！

作为参与公司IT采购决策的利益相关者，您需要确保所选的服务提供商将是适合您公司需求的服务提供商。进行这项工作会花费大量时间和金钱，这已经不是什么秘密了，您将想尽一切可能确保从旧系统到新系统的平稳过渡。您将如何管理变更，解决冲突并保持实施与评估和选择一样顺利？除了选择合适的服务提供商之外，这里还有五个最佳实践，它们将有助于确保成功且无缝地实施。

企业ERP软件实施最佳实践＃1：正确规划

软件实施计划应涵盖实施的所有步骤，其中包括使软件在组织环境中正常运行所涉及的所有过程。实施项目计划通常包括以下基本步骤：•    进行业务需求评估，以确保满足您的所有业务需求•    将您的业务流程映射到系统的功能和技术要求•    分析正确安装软件的要求•    实际软件安装•    配置和定制安装后对软件的维护•    运行和测试软件以确保其正常运行•    进行必要的更改以纠正在测试阶段发现的所有问题•    与组织内必要的软件/系统进行系统集成•    用户培训以获得新的系统启动的所有用户的速度•    交付的软件，也被称为“上线”阶段•    变化随着时间的推移，以反映该公司的过程中的变化  确保您的实施计划包括每个里程碑的特定交付物，每个步骤的范围的明确定义，每个步骤所需的资源以及在计划开始拖延后可以采取的应急计划。请记住，您的实施计划必须超出上线日期。随着组织的不断变化，流程必须随之发展。以下是实施计划中需要仔细考虑的一些方面：

资料转换

优先考虑数据转换并正确进行转换是任何企业软件实施中最重要的部分。因此，应在实施过程的早期开始将数据从旧软件系统转换为新软件系统。如果要使用良好，干净的数据启动新系统，则应尽早开始清理和修复数据的过程。如果转换了不正确的数据，则错误的数据可能会对整个组织产生负面的多米诺骨牌效应。应该进行测试以确保将准确的数据传输到新系统的数据库中。在这里拥有真实的组织数据非常重要，而不是仅用于测试的虚假数据，以确保新系统流程的正常运行。结构化的转化过程也很重要，

业务中断

即使是最成功的实施方案，也可能会破坏公司的业务并导致生产率下降，从而暂时影响利润。而且许多组织没有内部资源或带宽来自行处理ERP实施的复杂性，因此仅靠手头的资源尝试实施会导致严重的运营中断，从而对底线产生重大影响。在开始之前，请确保您的实施计划切合实际，并且已对分配的资源进行了适当的培训。另外，请确保已为实施所影响的现有业务流程制定了应急计划。

训练

培训对于组织软件实施的成功至关重要。每个系统用户都必须接受充分的教育，以便他们了解如何将新系统集成到公司的整体运营中。必须培训所有用户以充分利用系统的功能-否则，首先获得所有新功能的目的是什么？适当的培训可确保顺利实施并从您的新系统中获得最大收益，而随之而来的事实是，不对所有相关人员进行教育和培训将保证实施方面的问题。

企业ERP软件实施最佳实践2：持续监控

监测应纳入实施项目的所有阶段。随着实施的进行，对每个里程碑进行仔细的审核将帮助您确保服务提供商提供合同中指定的所有产品和服务，并且实施按预期进行。服务提供商应与您的IT人员和系统管理员紧密合作，以确保快速处理技术问题，并与您的关键业务人员或系统的主要或“超级”用户紧密合作，以确保功能和用户体验符合预期。您也可以从第三方中寻求实施监控服务。从实施开始到新系统100％投入运行之前，您的组织应监视实施并评估其结果以提高效率和盈利能力。在其他问题中，如果无法正确监控实施进度，也可能导致范围爬行（请参阅最佳实践＃4）。另一个监视最佳实践是分阶段部署组织的新软件系统，以便检查系统和使用该系统的员工的性能，最重要的是，检查两者的协作方式。

企业ERP软件实施最佳实践3：更新利益相关者

自从项目开始（几个月前）以来，您的利益相关者就已经参与了该项目，因此在实施阶段不要让他们陷入困境。确保您的项目发起人和拥护者，利益相关者（例如主题专家（SME）和意见领袖）以及服务提供商在整个实施过程中密切合作，以使每个人都在同一页面上。管理和维护不善的项目通常是实施失败的一个因素-通信对于软件实施项目的成功至关重要。因此，有必要在整个实施过程中定期向利益相关者提供详细的情况介绍和进度报告。

企业ERP软件实施最佳实践4：防止示波器蠕变

当对实现范围的更改无法控制时，突然该项目花费的时间更长，所涉及的工作和资源比您最初计划的要多得多，那么您就在应对范围的蔓延。如果在您的软件实施过程中发生范围蠕变，通常是因为未正确定义，记录或控制实施项目。这很容易发生-任务更改，未实现可交付成果，并且在我们不知道之前，我们上线的时间表就落地了。范围的蔓延可能是不可避免的，因为事情永远不会完全按计划进行（时间框架是企业软件实现中最常提及的挑战之一）；但是，提供集中且定义明确的范围并包括适当资源（人力和预算资源）的项目计划将有助于使您的实施项目保持正轨，并减少范围变更的数量。

企业ERP软件实施最佳实践5：协商其他产品或服务

切记：在软件选择过程中，参与原始谈判的人员与实施该软件的人员不同。理想情况下，您的目标应该是将付款与实现过程中的里程碑联系在一起；但是，准备在需要时就附加产品或服务的成本进行谈判。尽管大多数合同在许可协议以及持续的支持和维护要求方面都表述得很明显，但他们通常很少说要满足什么服务水平才能完成实施。如果您不确定，请让服务提供商草拟一份服务水平协议（SLA）或工作说明书（SOW），并将其作为附录附在合同中。

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