自动化会计流程及其好处的最佳技巧

自动化会计流程及其好处的最佳技巧

每一项新技术的出现都会使公司面临新的挑战和变化。自动化正在动摇公司内部几乎每个流程和部门，包括会计在内。作为业务主管，您需要紧跟所有新技术的发展，并意识到它们的可能性以及它们可能对您的运营产生的影响。

但是，自动化和人工智能（AI）在公司的会计流程中究竟如何发挥作用？实施如此重大且通常昂贵的变更所带来的收益真的值得吗？最重要的是，随着这项新技术的兴起，我们是否需要重新审视会计行业的相关性？

为什么要使会计自动化？

自动化是一种限制公司日常运营中的手动流程数量的方法。这正是自动记帐的功能。从自由职业者，小型企业到跨国公司，每家公司都必须保持准确的账目，这些账目在各个方面均符合法律的要求。因此，从您开展业务的那一刻起，您就自动受到会计自动化的影响，并可以从中受益。

但是，自动化和AI可以专门处理什么以优化我们的业务流程？好吧，实际上他们似乎可以应付很多事情。从采购到供应商，再到预算管理。

1.自动化您从供应商的采购流程

在从供应商处购买服务和商品方面，许多活动都受到严格的记录保持和监控。自动化可以处理许多此类活动，同时还要进行跟进和记录保存。例如，自动化可以：

根据库存水平和客户采购生成采购订单；记录订购产品的收据并相应地调整库存水平；将采购订单转换为发票；自动将发票和相关数据集成到所使用的会计软件中；管理已缴税款。

2.自动化您的销售流程

您的销售团队还必须处理一些与会计相关的活动。您的团队需要高效，以处理全面跟进的要求，并更好地为您的客户投入时间。自动记帐可用于：

创建估算和建议；将估算和建议转换为采购订单；将采购订单转换为客户发票；自动将发票和相关数据集成到所使用的会计软件中；保证发票数字化的法律一致性；管理税收。

3.简化和自动化薪资管理

工资是不可避免的经常性活动。由于工资单通常使用相同的设置，因此仅在较长或较短的时间内，员工离职或到来或对扣除额进行调整时，只进行最小的更改，对它进行自动化可能对您的公司非常有利。自动工资单可用于：

将付款处理的详细信息保存在正确的会计记录中；计算总工资；计算源头的扣除额； 计算工人的净工资；更新与应计工资和扣减相关的金额。

4.设置并自动跟踪预算

无论您是一种预算类型还是采用了三种预算模型（运营，改进和项目），自动化会计都可以通过多种方式支持您的活动，例如：

自动将银行转账整合到链接的费用或收入记录中；实时监控现金流量。

您可以轻松地将预算与损益表进行比较。

自动会计的好处

显然，公司不愿实施企业资源计划（ERP）软件包来管理其会计和财务流程的原因很多。尤其是，由于使用此类软件存在潜在的安全风险，因此公司犹豫不决，而且还没有显示出其优势。与集成ERP计划相关的成本也是许多经理的障碍。因此，重要的是要探索使会计和财务流程自动化的好处以及来龙去脉。

1.限制失误

没有人是完美的。所有人类都会犯错误，所有过程都有其缺陷。自动化任务消除了与通过手动管理创建的多个条目和重复项相关的风险。因此，它可以确保呈现给决策者的定制报告中包含的数据的质量和完整性。

2.获得时间

我们不能经常说，时间就是金钱。但这也是激励团队的好方法。避免赋予他们重复的任务，而应该给他们分配顾问或直接交付角色，这将变得更加有趣，并使他们能够处理AI或自动化无法管理的重要任务。重新安排同事的工作优先级可以为公司带来增值，然后可以更频繁地从员工的技能和知识中获利。

例如，您可以过帐销售发票或将其从前景中批准。

3.集中数据

通过自动进行数据集成和存储管理消除了多个数据库中的多个数据条目后，您将可以直接访问数据的精确而完整的概述。ERP具有处理数据并在根据用户情况和需求进行调整的自定义报告中生成相关且准确的信息的能力，可以帮助您增强决策能力。

4.加强协作

利益相关者和团队需要能够进行沟通，以确保公司的效率和效力。自动化和采用ERP可以通过为个人和团队提供多种交互方式来促进改进的协作。孤立地工作永远不会有利可图，并且能够利用信息的自由流通对业务管理的各个方面都是有益的。此外，用户将能够实时跟踪其分配的帐户，从而极大地限制了同事和不同部门之间来回浪费的时间。该软件包还使您可以将访问配置文件归因于每个人，这些人可以响应他们的需求并保证数据安全。此外，您还可以添加一个移动应用程序，该应用程序可以跟随用户的到来。

5.优化业务流程

业务流程或价值链必须满足用户的需求。在这方面，自动化和采用ERP可以帮助您改善业务流程。自动化可以处理付款，从而保证按时并按照现行规则付款。电子发票和快速付款可提高供应商的知名度，确保改善财务管理，并改善运营预算管理。

6.降低成本

降低成本是您应该使会计流程自动化的最令人信服的原因，尽管降低成本的确与我们上面提到的其他优势息息相关。实际上，在优化流程时减少开支是完全正常的：团队高效协作，何时可以保证法律合规以及何时可以迅速解决错误。会计功能将得到加速和优化，从而减少与手动处理这些活动相关的管理成本。

放心您的会计师！

在数字化转型时代，我们必须期望专业会朝着更新的模式发展。但是，能够自动化流程并将AI集成到公司中的ERP绝不是会计专业的终结。实际上，情况恰恰相反，会计师将能够为自己配备新技能，从而使他们能够利用自动化和定制报告所腾出的时间做出更好的决策。他们将能够专注于分析并提供宝贵的建议。会计师绝对不是过去的事情！它们只是在不断发展，这是一件了不起的事情。对于所有关心财务管理质量的明智公司而言，会计师将继续是必不可少的资产。

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