电子采购系统：采购订单处理步骤

电子采购系统：采购订单处理步骤

采购订单（PO）在控制企业采购中起着重要作用。在本文中，我们将定义什么是采购订单，描述其中包含的信息，突出显示使用PO的主要优势，并解释采购订单流程中的关键步骤。

什么是采购订单？

一个订单就是命令的正式确认。它是从购买者发送到授权购买的卖方的文档。

采购订单包含哪些信息？

尽管某些信息可能会有所不同，但采购订单通常包括购买商品或服务的公司名称，日期，商品或服务的描述和数量，价格，邮寄地址，付款信息，发票地址和采购订单号。

公司为什么使用采购订单？

使用采购订单有以下几个原因：

他们设定了明确的期望 –采购订单使购买者能够向供应商明确他们的确切需求。这不仅可以确保您下车正确，而且在订单未按预期交付的情况下，双方都可以将其用作正式检查。他们帮助管理订单 –许多企业指定某些人来管理库存，通常包括处理收到的订单。这些人通常从事采购，财务或运营。采购订单为这些人提供了有关进货或未交货的正式文件，使他们能够更有效地跟踪和管理订单。它们有助于预算 -创建采购订单后，购买者可以立即将这些成本计入公司预算。清楚地记录正在花多少钱以及去往何处，将使企业受益。它们具有法律约束力 –我们经常被问到采购订单是否具有法律约束力。在没有正式合同的情况下，采购订单只有在卖方接受后才能作为具有法律约束力的文件。它们是审计追踪的关键部分 –审计师一直在寻找财务差异。他们对进来的商品和服务以及付款会特别感兴趣。发出，处理和记录采购订单是使审核员满意的好方法。

上面的好处是针对购买者的，但是PO对于卖方来说也是重要的文件。供应商将它们用于订单履行和付款处理。

企业是否总是需要采购订单？

企业是否需要采购订单取决于几个因素，但总的来说，将商品保持在应付账款中是一种良好的商业惯例。

在当今世界，通信以光速发生。通过电话，电子邮件甚至短信发送订单。放弃对订单的正式确认意味着您或您的供应商可能会忘记重要的订单明细。

一些机构不要求某些物品的采购订单。我们将使用其网站上列出的一所小型私立大学的要求进行说明。无需采购订单即可用于以下费用：

部门间收费（书店，印刷室等）。这些费用将按月计费。报销差旅费。而是使用检查请求表。续订年度会员资格和订阅。而是需要费用报销请求。从大学的指定供应商在线订购办公用品。

在所有其他情况下，大学均明确规定，他们可以拒绝未经授权的采购订单付款。

采购订单流程是什么？

以下是采购订单流程中的步骤。请注意，采购订单流程是更广泛的采购流程的一部分，该流程包括从确定商品或服务的需要到付款的所有内容。在此处阅读有关整个采购过程的博客文章。

步骤1：采购员创建采购申请 –采购订单流程以采购申请开始，采购申请是由采购员创建并提交给控制财务部门的文档。考虑一下这是过程的一部分，在此过程中您会竖起大拇指购买所需的商品和服务。您实际上并没有订购任何东西，而已获得批准。批准者可以选择批准，拒绝或标记您的请求以进行进一步讨论。采购申请和采购订单之间的主要区别在于，采购申请与许可有关，而采购订单与采购有关。阅读我们关于采购申请与采购订单的博客文章，以详细了解这两个文档。步骤2：买方发出采购订单 –采购部门或采购部门批准了采购申请后，便向供应商发出采购订单。本质上，PO会下订单。通常使用电子采购系统创建采购订单，该系统使企业能够跟踪PO并以电子方式提交。步骤3：供应商批准，拒绝或提交PO供讨论 –供应商将彻底检查采购订单，并密切注意数量，价格，到期总金额以及条款和条件。一旦供应商批准了采购订单（通常通过电子邮件或使用电子采购软件），他们便准备要交付的商品或服务。如果他们没有正在购买的物品，或者订单还有其他问题，则将其标记并发送回购买者以进行进一步讨论。步骤4：买方记录采购订单 –采购订单过程的最后一步是由买方记录采购订单。如前所述，在进行审核时，提交采购订单是一个好习惯。

一旦完成采购订单流程中的这些步骤，就将交付货物或服务并进行检查。此后，卖方向买方开具发票，付款，交易完成。

采购订单与发票有何不同？

虽然它们看起来很相似，但采购订单和发票却大不相同。发票要求付款，并从卖方发送给买方。它们包括与采购订单中相同的信息，以及发票号，供应商联系信息，提早付款的任何贷方或折扣，付款时间表以及应付给卖方的总金额。

这两个文档之间的主要区别在于，采购订单会提示创建发票。采购订单从买方发送到卖方，而发票从卖方发送到买方。此外，当发票要求付款时，采购订单正式从供应商处“订购”商品或服务。

为什么要自动化采购订单流程？

采购订单流程很重要，但是在没有电子采购系统的情况下，无疑是手动的，而且很耗时。使用电子采购系统，整个过程变得更加高效。这就是您应该自动执行此过程的原因：

所有采购文件都集中在一个位置，可以从任何地方访问 –使用电子采购解决方案可以轻松地查询采购申请和采购订单。您可以随时在任何地方访问所需的任何详细信息。自动化的供应商目录使采购申请更加容易 –您可以使用我们的自动化供应商目录，使用标准化表格在线创建采购申请。无需翻阅过时的纸质供应商商品或服务目录书。在线目录使您可以轻松地从首选供应商处以合适的价格找到所需的商品。您还可以存储物品以节省更多费用，并使购买更加方便。批准发生得更快 –使用自动化系统可以更快，更轻松地批准购买申请。您可以将它们直接发送给系统批准负责人。设置批准工作流程就像单击按钮一样简单。一旦指定该人为批准人，他们将立即开始接收自动批准请求，这会触发创建采购订单。可以随时管理批准-不再需要暂停订单。采购订单易于创建和共享 –与采购申请一样，也可以通过电子采购软件轻松管理采购订单。您不再需要担心采购订单的格式，因为它都是预先填充的。最重要的是，您可以将它们以任何格式发送给供应商。更好地了解支出 –借助电子采购系统，您可以访问洞察力和分析，可以帮助您更有效地管理业务支出。在批准采购申请之前，您可以查看其影响，一旦发送采购订单，预算就会自动更新。一目了然地查看订单状态–能够在一处查看所有订单的状态是自动化采购订单流程的巨大好处。您可以轻松地查看PO流程中的重要时刻，例如哪些采购申请已被批准或拒绝，以及哪些采购订单已发送。

采购订单流程对于企业而言是重要的过程。开发和维护专业的PO流程非常适合建立最佳的供应商关系，保持审核跟踪并遵守预算以及其他可贵的收益。自动化可以帮助简化沟通并最大程度地降低财务风险。

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