什么是库存管理流程？流程说明

什么是库存管理流程？流程说明

从事采购工作意味着应对涵盖许多不同但相互关联的任务的责任。这些任务中最重要，通常也是最复杂的一项是供应链管理，其中包括库存管理流程（IMP）。您在记录，跟踪和管理库存时选择的方法对各种各样的关键业务流程产生巨大影响。从原材料之类的生产要素到办公用品和营销材料等间接但重要的项目，您的实物库存中的所有项目都有机会根据其管理方式来提高或减少利润。

随之而来的是，有效的库存管理对于健康，竞争成功的企业至关重要。幸运的是，通过努力全面了解库存管理流程，应用正确的库存管理技术以及投资库存管理软件等有用工具，您可以优化库存流程以实现最佳效率，生产力和盈利能力。

了解库存管理流程

依赖于任何种类的实物库存项目的任何企业（也就是说，大多数企业）都需要一种可靠的方法来记录，分析和管理这些项目的库存。通过创建和实施有效的库存管理流程（有时也称为库存流程管理或IPM），可以以最大的工作流程效率/效率，最佳的投资回报率（ROI）和最小的支出来实现这些目标。

优化库存管理是成本控制中非常重要的一部分，并且可以通过影响现金流，供应商管理/战略采购以及与供应商和客户之间的关系，对供应链管理产生强大的影响。

核心库存管理技术包括：

库存控制，这是减少总库存管理成本，同时优化公司满足客户需求的能力以及自身的获利能力和竞争力的目标的总称。全球许多企业将这个术语与库存管理互换使用。库存审查，它将可用的库存水平与未来的估计需求进行比较。传统上，库存检查是物理的和手动的，因此容易出现人为错误，既费时又费力。但是，自动化技术通过允许库存管理者设置最低库存水平并根据需要自动重新订购商品，正在迅速改变这一标准。周期盘点，在此期间，根据重复计划对库存的特定部分进行盘点（通常使用实际盘点数）。周期盘点也称为周期盘点，可确保在给定的会计期间（通常为一年）中对每个物料进行至少一次盘点。ABC分析，一种比较分析方法，根据价值和数量将库存分为A，B和C组。“ A”类货物的可用数量少但价值高。“ B”类商品具有中等价值和可用性。“ C”类商品的价值低，但可用数量高。

这种方法可以对使用情况进行精确而详细的分析，并且可以更轻松地维护缓冲库存，而不会因不必要的库存膨胀而浪费时间和金钱。例如，类别“ A”的商品价格更高，但出售速度却比“ B”或“ C”商品慢，因此需要的库存要少得多。与Stock Review一样，尽管具有先进的机器学习和数据分析工具的现代库存管理软件具有加快处理速度的强大功能和多功能性，但使用过时的技术工具执行ABC分析可能会使流程耗时且费力。

准时制（JIT），一种依赖于分析和精确物流的库存系统，以确保物料和货物按需到达并立即交付给客户。JIT具有很高的数据强度，需要对短期和长期的季节性需求，可能影响物流的地理和政治事件以及客户购买模式等因素有清晰而完整的了解。如果做得好，及时化可通过最大限度地减少对可用商品和原材料的需求并缩短交货时间来简化库存。但是，如果没有完整的信息和管理信息所需要的数据分析工具，它很容易发生故障。FIFO和LIFO，指的是先进先出（FIFO）或后进先出（LIFO）评估方法。先进先出（FIFO）和后进先出（LIFO）是库存管理系统的会计组件，将库存的实际价值详细列出到公司的底线。

您选择跟踪库存的方法因行业和业务规模而异，但是从采购的角度来看，库存管理过程本身通常看起来像这样：

货物被运送到仓库的接收区域。这些可以包括：

原材料和零件（用于制造商）成品转售（针对分销商）支持企业日常运营但不支持生产（各种企业）的间接材料

对商品进行检查，分类并存储在特殊库存区域的货架上。小型企业可能没有单独的接收部门，而仓库将充当备货区的双重职责。可以为商品分配库存单位（SKU）代码，并用条形码进行标记，以便于跟踪。定期监控库存水平，此外，还采取了各种自动库存管理措施，并定期进行库存盘点。这样可以确保每个人都对可用库存有准确的了解，并有助于最大程度地减少缺货，空缺库存，遗漏或重复的订单以及因盗窃和欺诈造成的风险。订单由内部或外部的客户下达。例如，消费者可以为公司的产品下订单，销售部门可以提交销售订单，或者工作人员可以提交办公用品的请购单。根据原始采购订单，销售单，内部采购申请等来验证订单批准。从库存区域提取所需的货物，然后将其发送到生产（制造），直接发送到零售商/客户/最终用户（制成品），或发送到相应的业务部门/部门（内部请求）。记录将更新并与所有相关的利益相关者共享。库存水平用于根据需要重新库存商品和材料。对于即时系统，可以分析使用情况数据以创建更准确的预测。

诸如深度数据分析和流程自动化之类的先进技术工具的可用性不断增长（这两种方法都得到了通用人工智能的支持，尤其是通过机器学习进行迭代式改进的支持），使得从小型企业到全球企业集团的公司都有可能开发，实施和简化库存控制。

“优化库存管理是成本控制中非常重要的一部分，并且可以通过影响现金流，供应商管理/战略采购以及与供应商和客户之间的关系，对供应链管理产生强大的影响。”

高效的库存管理系统的好处

为了有效地实施IMP，您需要一个库存管理系统或IMS。这只是一组正式的流程，旨在帮助您的团队在以下关键领域实现最佳性能：

订单管理。库存控制（IMP）。多渠道销售（取决于您的行业和客户群）。集中和全面的报告和数据分析。库存预测。采购订单的创建和管理。仓库管理和同步。

如果做得正确，库存管理流程的每个步骤都已经具备了潜在的价值。

考虑以下好处：

改善流程和员工效率

有了库存管理系统，您的团队将花更少的时间在低价值，繁琐且耗时的库存任务上，而将更多的时间利用他们的技能来创新和创造价值。在过程自动化的帮助下尤其如此，它消除了人工干预的需要，同时消除了人为错误。

减少浪费，降低成本

当您实时获得绝对准确的库存信息时，可以更有效地优化库存水平。这可以减少库存持有成本，库存冲销，并帮助减少您超额购买的机会。

随着时间的流逝，高涨的库存水平可能使您的公司损失一大笔钱，尤其是如果您专用于存储空间，时间以及对需求低的项目的支出时。

另一方面，相同的库存数据准确性也可以使您避免超卖。您将能够满足需求，并在客户和供应商中保持良好的声誉。

更有效的长期库存计划

无论您是制造商，分销商，还是服务于间接库存需求的服务型企业，透明，全面地查看库存水平将使您更容易完善总体库存管理以及生产，销售，和供应链计划。

潜在的库存管理挑战

自然地，即使是最优化的库存管理系统仍然是人为创造的系统，因此容易受到潜在问题的影响。

在开发自己的系统时，请记住以下常见的库存管理难题：

IMP可能很复杂

库存管理涉及很多活动部件，虽然使您对每个组件的方法都正式化将有助于最大程度地减少沟通不畅，风险和错误，但是这是一场严肃的赌博，它使整个组织不仅仅致力于了解但使用新的IMP。您可能需要一个宽裕的准备期，以帮助每个人都习惯于新策略以及要添加到工作流程中的任何工具。

如果您将库存管理技术与现代库存管理软件结合起来，这样做会更加简单，但是即使如此，也不要低估时间并训练您的团队，供应商和客户可能需要加入新的和改进的产品才是一个好主意。库存过程。

风险仍然是一个因素

规范化的流程和自动化的工作流程是降低因错误和效率低下引起的风险的强大工具。但是要避免风险，意味着要同时关注迭代改进和潜在错误来监视库存管理流程，尤其是当您使用的库存管理软件不具备自学人工智能支持的高级数据分析或流程自动化功能时。

此外，将IMP连接到质量控制和供应链管理解决方案至关重要。此集成将为您提供必要的附加上下文，以防止可能对您的声誉和底线产生负面影响的生产或采购失误。

实施库存管理软件可能会占用大量资源

除了潜在的投资外，您的公司可能还需要大量的时间和精力才能从最高管理层和整个公司获得支持。如果您要在较大的采购解决方案中实施库存管理，或者从手动流程过渡到自动化流程，则可能需要投入额外的培训和教育，然后才能“上线”。

制定成功的库存管理流程

没有两家公司拥有完全相同的库存管理需求，但是每家企业在建立库存管理流程时都可以从一些最佳实践中受益。

了解您的预算。选择与采购，企业资源计划（ERP）和会计软件连接的IMP解决方案，将使您能够连接财务点并充分利用FIFO / LIFO来最适合您的财务目标。智能储存和运输。您需要的仓库设施的类型，规模和数量将在很大程度上取决于您的行业和公司规模。例如，冷冻食品分销商的要求将与钢铁制造商的要求完全不同。此外，如果您可能需要多个存储位置，那么选择一个全面的库存管理解决方案可以通过创建集中的共享数据库来更轻松地协调运输和仓库管理。选择适合您需求的库存管理软件。购买库存管理解决方案时，当然不乏选择。但是在库存中，就像在生活中一样，并非所有的道路都能通往成功的顶峰。因此，找到并实施能够满足您需求的库存管理软件而又不会给已经很复杂的流程带来不必要的费用或复杂性的原因非常重要。例如，基于云的全面采购解决方案（例如PurchaseControl）不仅提供了强大的库存管理模块，但是您需要将库存管理集成到整个软件环境中的人工智能，数据分析工具和流程自动化功能。在选择库存管理系统时，请确保寻找：人工智能支持的过程自动化。（更智能的自动化功能使您的团队从繁琐的任务中解脱出来，同时提高了准确性并减少了成本，浪费和延误。）全面的数据透明性，可提供更准确，完整的数据分析，更好的决策和发票预测以及更有价值的战略见解。与您现有的软件环境完全集成，包括销售，营销，会计以及整个采购到付款（P2P）流程，以及供应链和供应商关系管理。久经考验的使用寿命和性能记录。与贵公司行业的各种规模的客户确认成功并得到其认可。培训和教育工具，可帮助实现支持IMP中的程序更改所需的任何文化更改。

更好的库存管理是可能的

有时候，似乎要比实际销售给客户更大的障碍是管理您用来创建自己的产品的商品。但是，尽管库存管理可能具有挑战性，但不必感到沮丧。投资正确的库存管理软件并使用它来执行完善的库存管理过程是一种确保成功的方法，可确保您在需要时拥有所需的库存，同时减少工作流程中的浪费，费用和效率低下。

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