AP供应商关系：您的财务团队如何改善SRM

AP供应商关系：您的财务团队如何改善SRM

任何成功的采购策略中最重要的组成部分之一就是供应商管理，特别是供应商关系管理。您可以依靠已选择的供应商来满足您的需求，并确保公司的无数流程与最高绩效和效率保持一致，因此，有必要进行投资以建立基于信任，诚实和互利的牢固关系。

但是，一些采购团队却忽略了在建立持久有效的供应商关系方面的重要盟友：应付账款部门。AP流程非常适合使用人工智能和AP自动化等现代采购技术进行优化。对于利用这些优势的公司，AP供应商关系可以证明是重要的价值来源，战略采购机会和增强的竞争绩效。

为什么AP供应商关系很重要

像所有业务流程一样，供应商管理流程也需要知道什么在起作用，什么不是真正有效。大量投资于供应商关系管理但忘了考虑其AP团队在建立和加强这些关系中的角色的公司可能会发现自己在努力实现最佳ROI（或更糟糕的是，必须修复因供应商付款延迟或缺失而受损的供应商关系）和其他错误。

AP部门与您的供应商之间建立的连接的优势在于贵公司在支付发票时展示的准确性，速度和可靠性。如果应付部门的员工陷入手工，笔纸流程的困境，他们可能会努力克服许多阻碍健康的供应商关系的障碍，包括：

手动数据输入和错误更正。发票欺诈。沟通不畅，导致以下额外风险：沟通不畅，期望不明确和人际冲突。付款延迟，多次或遗漏。滞纳金，错过早期折扣和已取消合同。

手动的AP流程对供应商关系和公司底线的影响确实令人震惊。研究发现，只有33％的接受调查的组织能够捕捉提前付款折扣。略超过一半的人有时“设法”获得了这些折扣，而16％的人从未设法获得任何提前付款的折扣。

此外，相同的缓慢而乏味的手动流程通过吞噬AP工作人员的大部分工作时间而增加了风险和费用。研究发现，超过三分之一的AP工人每周花费1-3个小时（36％）或每周4-8个小时（35％）来解决AP过程中的错误和问题，而14％的人则花费了一半每周平均工作时间（最多20小时）。

从成本的角度来看，这些统计数字令人震惊，但同时也清楚这种情况对供应商关系的影响有多大。错过或延迟付款，发票错误，发票重复，发票欺诈以及供应商付款过程中的其他问题，都可以迅速破坏公司与当前供应商的关系以及其作为可靠客户的声誉。

与故意和恶意会计恶作剧的潜在后果相比，这种类型的损害很小。具有手动AP流程的公司由于缺少监督和交叉检查验证的形式（与使用AP自动化的公司相比）具有很大的风险敞口，因此也更容易遭受内部欺诈。无论大小，这种欺诈行为都会破坏您公司的声誉，使从战略上采购商品和保持竞争健康变得更加困难。

不仅仅是您在供应商中的声誉受到威胁。

“使用AP自动化解决方案时，防止受损的供应商关系和公司内部欺诈变得容易得多。”

自动化您的AP以加强供应商关系

值得庆幸的是，随着技术的发展，全球供应链变得更加复杂，并且公司开始进行数字化转型，对于大型企业和小型企业而言，过时的AP工作流所带来的风险已越来越可避免。当您使AP流程自动化时，防止损坏的供应商关系和公司内部欺诈变得容易得多。

作为采购到付款（P2P）周期的重要组成部分，应付账款功能为采购部门提供了实现以下目标的丰富机会：

更好的底线。节省更多成本。改善现金管理。美联社工作人员更加有策略地使用时间和才能。更快，更安全的发票处理，减少了错误，减少了滞纳金，并获得了更多的提早付款折扣。通过改善供应商信息管理和供应商关系管理，改善了谈判基础，并为创新和增长提供了机会。

通过将应付款自动化结合到更大的采购优化和业务流程管理策略中，基于采购控制的基于云的采购解决方案为公司提供了实现这些目标所需的工具集和多功能性。

例如，研究发现，投资于AP自动化工具的公司可以通过多种方式受益，包括：

更快的发票审批员工生产力更高降低间接费用和AP员工成本更高的AP可见性降低发票处理成本改善合规性较少的滞纳金，罚款和利息费用

自动化软件可帮助简化和优化流程，以使所有交易完全透明，全面控制发票数据（和一般的供应商数据），并与软件中已存在的现有企业资源计划系统（ERP系统），会计和其他应用程序集成环境。因此，卖方付款为：

制作更快。具有意外情况的自动批准工作流可确保发票不会在无人值守的邮箱中顺畅地排列或消失。通过自动票据交换所（ACH）自动付款通过供应商门户支持电子发票更准确的。自动三向匹配，以对照装运单据和采购订单来验证供应商发票。自动填充发票数据，供应商数据以及诸如付款条款和特定于合同的详细信息之类的信息。更划算。快速付款意味着更多的提前付款折扣和更少的滞纳金。应付账款流程优化减少了人工成本。自动化消除了人为错误和数据输入之类的低价值工作，使员工腾出时间去从事更具战略意义的重要任务。实时报告可提供更有用的见解和战略决策。全面的数据透明性优化了现金流管理，因此可以在支付账单的同时仍可用于增长，创新和紧急情况的资源。

所有这些优点相结合，可以改善组织的供应商关系管理。清楚了解您的期望和义务并准确，及时（或早）付款的供应商会很高兴。

他们也更有可能成为战略合作伙伴，而不是简单的供应商，只要您的公司已投入资金将关系扩大到这一水平。当供应商可以直接与您的应付帐款团队联系并清晰，轻松地进行沟通时，信任的增长和协作的发展就容易得多。

最佳AP供应商关系的快速提示

除了实施AP自动化解决方案外，您还可以通过在整体供应商管理方法中结合一些最佳实践来加强AP供应商关系。

专注于清晰，持续的沟通。定期与供应商联系，以查看共同的期望和绩效。在发生任何冲突时，采取协作而不是对抗的方法。通过使用供应商门户将供应商集成到数据流和采购工作流中。开发供应商资源以解决常见问题。诸如客户服务机器人之类的AI工具在这里可能会有用。鼓励电子发票和性能/合规性数据共享，以进一步优化端到端的P2P流程。

充分利用您的AP供应商关系

它们可能看起来并不自然，但是您的应付帐款部门和您的供应商是为您的企业创造价值的成功组合。通过关注牢固，诚实和协作的关系并投资于正确的软件工具，您的AP团队可以削减成本，创造价值并创造与您的供应商合作的机会，以改善增长和创新，同时实现最大的投资回报率（ROI） ）。

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