供应商管理生命周期及其管理方法

供应商管理生命周期及其管理方法

可靠的供应商关系对于创造价值以及为采购团队及其支持的组织节省成本至关重要。公司供应链中的每个供应商都有一个生命周期，从初审和入职到合同终止，每个供应商关系都为您的团队提供了减少供应商风险，节省资金，建立价值并建立持久合作关系的机会进入共同繁荣，增长和创新的机会。

但是，这样的关系很少会自行发展。在供应商管理生命周期（也被称为供应商管理生命周期）为最大限度地减少风险，实现最佳的合同管理和监控供应商的表现，同时寻求机会来改善它的重要组成部分。

什么是供应商管理生命周期？

供应商管理生命周期用于监视供应商在其整个供应链时间内的最佳性能，合规性和透明度。在合同规定的时间内管理每个供应商的生命周期的行为可以称为供应商生命周期管理（或有时称为供应商生命周期管理），而供应商管理生命周期用于描述在其整个时间内管理所有供应商的特定过程。供应链。

这些术语可以被许多人互换使用，但值得注意的是，两者之间应有重要区别，以避免不必要的混淆。

无论如何，供应商管理生命周期旨在使供应商成为以下方面的关键组成部分：

供应商关系管理合同管理流程改进您的整体采购策略

没有两家公司会创建相同的供应商管理系统，但是对于许多供应商而言，供应商管理生命周期将涵盖八种截然不同但相互关联的活动：

供应商识别和联系供应商资格（包括降低风险）供应商审查和选择供应商入职供应商绩效管理供应商风险管理供应商关系管理供应商离职

这八个过程在供应商生命周期的三个阶段中进行：

需要识别和征集（合同前阶段）

买家发布建议请求书（RFPs），要求报价（询价），以投标邀请函（ITB）等与有兴趣在满足规定的需求，供应商参与。从提交的投标中，通过尽职调查选择并选择了少数潜在供应商，其中供应商提供了额外的机密信息，供买方确认。

考虑因素包括价格，性能历史记录，声誉和合规性历史记录，以及客户特有的任何减轻或减轻影响的情况，这些情况不会以其他方式抑制其满足买方对质量，价格，条款和服务的期望的能力。

入职，合同和供应商管理阶段

通过尽职调查进行选择的供应商将进入入职和合同阶段。供应商生命周期中此阶段开始时的目标是收集尽可能多的详细信息，以确保合同准确性并提供多维数据，这些数据可用于监视和分析供应商在合同过程中的绩效和合规性。

收集和安全存储的信息越多，合同管理，供应商风险管理，第三方风险管理和供应商关系管理（都将在此阶段进行）将变得更加容易。

建立和监视关键绩效指标（KPI）以确保供应商合规性和绩效，可确保您的团队能够及时做出反应（并事先制定和执行任何必要的突发事件），以防止供应链中断或不可接受的第三方风险。此外，这样的监视可以帮助双方识别和利用他们原本无法发现的机会，从而实现共同的增长，渗透到新市场或开发其他生产改进和新产品的计划。

合同后阶段

根据特定供应商在供应链中所扮演的角色，合同后阶段可能非常简单。突发事件，短期或性能不佳的供应商可以以最小的忙乱被淘汰。但是，对于那些合同量大，合同期限长，复杂，价格高或全部四项的供应商，下架过程需要更多的时间和精力。

在离职阶段，仔细检查合同以确保已履行所有合同义务。还应审查并记录其他义务，例如超出合同有效期的服务协议和保修，并在系统中进行监视。

合同验证完成后，通常可以借助供应商的拆船清单完成供应商的拆船。

样本外购清单可能包括以下项目：

将合同终止信息发送给所有相关的利益相关者捕获并记录确认在合同过程中卖方遵守所有相关法律，行业标准和买方规定的确认。删除供应商对物理和虚拟资产及系统的访问权限。确认最终付款，并确认中止合同后规定以外的任何其他付款。采购团队对供应商评估的完整文档，以及与合同终止有关的任何上下文信息，例如，供应商是否符合合同条款但会产生声誉风险？是否涉及人际关系问题？供应商是否符合协议条款，但未能产生预期的节省或价值？

“在供应商管理生命周期的所有三个阶段以及所有八个流程中，对高级人工智能（AI），流程自动化和供应商数据管理等工具的访问从根本上提高了效率，准确性和完整性。”

供应商管理生命周期最佳实践

每个供应商管理系统都受益于一些简单但功能强大的最佳实践。

强调沟通与合作

明确表达的要求和期望对防止代价高昂的误解大有帮助。提供这些要求的背景还可以帮助您的供应商更加投入。协作方法将交易变成了其他创新和价值创造的机会，并使您的供应商在为共同成功设定基准时能更好地长期看待。

设置并使用！！ KPI

很难理解或评估您无法衡量的内容。建立公司可接受的性能和合规性水平，然后监视每个供应商对它们的遵守情况，从而降低风险，使查找和保留最佳供应商变得更加容易，并减少浪费和费用，同时创造价值，增长和节约。

投资采购软件

供应商管理过程的核心是供应商关系。但是，随着数字化转型渗透到业务流程管理的各个方面，还有另一个方面对于从供应商关系管理中建立价值同样重要：用于实现其价值的技术。

在供应商管理生命周期的所有三个阶段以及所有八个过程中，对高级人工智能（AI），流程自动化和供应商数据管理等工具的访问从根本上提高了效率，准确性和完整性。

选择基于云的采购解决方案（如PurchaseControl）会将这些工具交给您的采购团队，使您可以放心地控制整个供应商管理生命周期。

考虑一下好处：

更强大，更具战略性的采购要求。自动化的流程以及完整的数据访问和管理，使您的采购团队更加轻松地建立和执行供应商获得和保持业务所需的标准。这不仅适用于具有特殊供应商的高额短期项目，还适用于由直接和间接支出组成的“面包和黄油”供应链。作为额外的好处，在短期能力方面表现出色的供应商可以轻松地转移到您的主要供应链中，因为他们的数据和绩效/合规历史已经存在于您的供应商管理系统中。借助流程自动化和信息工具（例如供应商门户），极大地简化了上岗和下岗工作，这些工具可提供自助服务，并在确保数据准确性和完整性的同时将人为干预的需求降至最低。供应商数据的每一个废料都将被捕获，组织并立即按需提供给所有利益相关者，无论他们是移动的还是在办公室中。实时分析可以发现潜在的问题，并在供应链出现故障之前为生产关键型材料激活紧急采购。数据完整性和透明性还使得在任何阶段都可以使用KPI跟踪和分析供应商合规性和绩效数据，从而使您能够恢复表现不佳的供应商，消除冗余或始终存在问题的供应商，从而消除膨胀，并调整与最佳供应商的协议，以实现更大的收益利润，绩效和共同的成功。借助全面的数据控制和透明度，改进了风险评估，风险缓解和合同管理，从而提高了谈判能力并简化了合同创建和尽职调查等流程，以及对诸如服务水平协议之类的辅助协议的遵守情况进行监控（ SLA）。受AI支持的流程自动化将低价值且重复性的任务（例如数据输入，模板填充和客户服务请求）（例如，回答问题或提供自动订单更新的智能机器人）转移到软件而非员工手中。您的团队可以将其时间和才华投入到高价值的战略工作中，并且仍然能够在需要时加入。

在供应商生命周期的每个阶段获得更多价值

您可以依靠供应商来提供业务蓬勃发展所需的商品和服务，以及期望的服务，性能和合规性。积极主动的供应商管理生命周期方法将帮助您的公司与最佳供应商建立有价值，持久的关系，最大程度地降低风险敞口，并最大程度地提高您的采购职能每花一美元产生的价值。

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