敏捷采购：如何在采购中应用敏捷方法

敏捷采购：如何在采购中应用敏捷方法

如果您是采购组织的成员，项目经理或在项目管理中起作用，那么您可能已经知道有效的采购不仅仅是创建和执行计划。您需要能够像行动一样有效地做出反应，尤其是在一个复杂的全球市场中，那里充满了不确定性，而竞争优势则落在了那些可以随心所欲的人身上。这就是为什么许多采购专业人员已开始将称为敏捷方法的流程改进集成到其工作流程中的原因。

听起来可能只是另一个企业宾果流行语，但是对于那些愿意接受敏捷原则并使用必要的技术和工具来构建具有前瞻性的协作式采购环境的人来说，敏捷采购是可能的。

什么是敏捷方法论？

它的起源在于软件开发领域，但是近年来，被称为敏捷方法论的一组原理和过程已成为从汽车创新者到内容创建公司的每个人的标准操作程序。它在许多关键方面与传统采购明显不同，并受到敏捷宣言和从中得出的十二个核心原则（通常称为敏捷原则）的指导。

确定给定上下文中的敏捷含义并不总是那么容易。但是十二项敏捷原则始终是核心。

顾客满意为王。客户满意度是重中之重，重点是提早和持续交付价值。改变就是机会。不论何时发生更改，都欢迎更改。变革带来了机会，可以最大限度地提高客户的竞争优势和满意度。速度与价值齐头并进。高价值的交付物会在最短的时间内到达客户，并进行频繁的更新。协作征服冲突。来自不同业务部门的项目成员应该由团队而不是部门坐在一起，并每天协同工作，以确保沟通的完全透明性和对成功的共同承诺。人民的力量。项目是由热情的利益相关者围绕并推动的。团队将获得成功所需的工具，支持和工作条件，并获得完成分配任务的信任。强调人际关系。面对面的交流是团队共享信息的最有效和高效的方式。可证明的价值驱动每个项目。达到或超过客户对完整性，准确性和价值的期望的可交付成果是最有用的基准。保持稳定和可持续发展。为客户提供价值是第一要务，应开发，审查和优化流程以实现可持续性，以确保所有利益相关者可以在项目需要的时间内保持稳定的步伐。持续改进确保敏捷性。在创建和实施过程时，过程应该尽可能地好，并且随着时间的推移，通过不断的改进变得更加有效。把事情简单化。最大的回报，最少的资源。自导团队成功。敏捷项目团队可以自组织获得最佳结果。总有改进的余地。持续改进不仅适用于流程。团队应定期评估其功效和效率，并进行必要的更改以尽可能地提高两者。

在这些原则的指导下，任何行业的项目团队都可以开始将重点从刚性转移到敏捷。敏捷意味着适应并能够利用数字化转型时代唯一不变的东西：变化。

敏捷采购条款

在讨论敏捷方法时，重要的是要对所使用的术语有一定的了解。对于那些希望了解和实施敏捷过程的人来说，需要了解的一些最重要的术语包括：

敏捷项目管理：敏捷过程的核心是迭代，协作和上下文响应。它们是数据驱动的，强调透明性，并注重于示范性价值。他们优先考虑结果和共享成功，促进更健康，更富有成效的业务关系，同时提供在旧范式下根本无法实现的价值。敏捷项目管理通过使用各种工具将这些原则付诸实践。

客户：委托项目的一个或多个对项目的可交付成果感到满意的当事方。

冲刺：冲刺是一个过程的迭代。

Scrum：Scrum也许是最著名的敏捷框架，它是一组使用sprint来实现任何给定项目目标的迭代过程。它通常与“敏捷”混为一谈，或与“敏捷”互换使用，但Scrum是通用敏捷原理的独特且特定的应用。

Scrum依靠三个不同的角色（产品所有者，Scrum主管和Scrum团队）以及三个主要人工制品（分解图表，产品待办事项列表和Sprint待办事项列表）来完成项目，达到或超过客户期望并交付价值。

产品负责人是“客户的声音”。他们与项目团队互动，并负责传达总体项目远景，基本决策和团队领导等。根据其范围，某些项目可能有两个或多个产品负责人，负责不同的角色。Scrum Masters跟踪总体项目状态并举行每日站立会议。它们的主要作用是消除完成障碍并最大程度地减少延迟。就是说，因为敏捷方法论强调任务的自我分配，所以应该将Scrum管理员看作是牧羊人和看守者，而不是霸主或任务管理员。Scrum团队是上下文相关且不断变化的团队，其人员来自各种来源，致力于完成项目。理想情况下，他们遵循Scrum负责人和产品负责人的指导，进行敏捷的协作和沟通原则，但最终依靠12条原则来分配和完成完成项目可交付成果并最大程度提高客户满意度所需的任务。

关于使用的三个文物：

燃尽图是激励性的工具，用于显示与剩余时间相比尚未完成的工作量。产品待办列表是整个项目剩余的用户故事和任务的集合。冲刺积压是当前冲刺剩余的用户故事和任务的集合。

每日站立会议： 15至30分钟的会议，Scrum主管和Scrum团队在会议中精确讨论当天的任务和优先事项，重点是简洁。

团队还开会计划和审查冲刺。追溯会议用于确定改进过程以实现持续改进的机会。

这些活动每个Sprint进行一次，但每日站立会议除外，该会议在当前Sprint的过程中每天进行一次。

Scrum会阻止参与者在完成冲刺时参加任何非Scrum会议。

利益相关者：团队之外的人们对交付和成功具有既得利益。

任务：从用户故事中提炼出特定的目标和职责，并在冲刺期间完成。

用户故事：在软件开发中，此术语指的是客户提供的叙述，以提供他们的需求的一般概述，并使用以下格式表示：

作为<最终用户类型>，我希望能够以便。

这种相同的格式在通用敏捷方法中仍然存在，用给定的过程或产品替换了所需的功能。尽管用户案例被设计为彼此独立，但是现实世界中项目管理的复杂性意味着确实存在交叉依赖。在这些情况下，将创建Epic Stories，其中将相互关联的独立故事作为较大项目的一部分。

“从本质上讲，敏捷过程是迭代，协作和上下文相关的。它们是数据驱动的，强调透明性，并注重于示范性价值。他们优先考虑结果和共享成功，促进更健康，更富有成效的业务关系，同时提供在旧范式下根本无法实现的价值。”

过渡到敏捷采购

当人们考虑将敏捷方法中概述的原理应用于采购流程时，便很容易将这些原理与数字化转型相辅相成，并不断从传统的采购模型中演化出来。与那些强调固定的，降低成本的解决方案的模型不同，敏捷的采购试图重新定义采购功能，将其作为支持组织目标和满足业务需求的价值创造的基础。

考虑一下敏捷采购与僵化采购的不同之处：

这些只是您采用敏捷采购方法时会产生的一些实际好处。

认识到潜在利益是一回事。但是如何最好地将这十二项原则应用到您自己的采购中呢？

许多采购专业人员的答案是拥抱另一个变革性的采购工具：高级采购软件解决方案，例如PurchaseControl提供的解决方案。

借助功能强大且直观的技术工具（例如高级数据分析，机器人流程自动化和在不断学习中的人工智能（AI）），您可以将敏捷流程引入业务流程管理策略的核心组成部分。

在许多方面，由AI支持的自动化采购都是敏捷采购。

整个采购流程（P2P）流程的迭代和持续改进。集中，共享的数据收集，访问和管理。各个级别的协作，移动友好和协作通信。与项目管理，企业资源计划（ERP），会计和营销软件相集成，可以轻松地建立可以面对面工作和共享资源的多样化团队，而不必与孤立的数据作斗争。全面的数据透明性和实时数据分析功能使您可以轻松衡量价值创造，控制支出，改进流程，并在保持总体可见性的同时对复杂项目采用迭代方法。改进的供应商沟通和诸如供应商门户之类的工具可以建立更牢固的供应商关系，将系统与更有价值的性能和合规性数据连接起来，并可以进行战略，协作的思考和决策，从而优先考虑您和供应商的共同成功。

通过选择具有这些功能的采购解决方案，您可以有效地选择敏捷采购作为增长，创新和竞争成功的首选范例。

通过敏捷采购来预期和克服意外情况

要在采购组织中实现敏捷性，首先要了解实现敏捷性所需的必要且重大的更改。通过从规范性采购转向灵活采购的灵活性，您的团队将能够为所有利益相关者创造真正的价值。他们将发挥潜力，而不用担心变更的影响，并帮助将采购重新定义为整个公司的价值来源和持续改进。

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