批准的供应商清单最佳做法

批准的供应商清单最佳做法

如果您以任何身份在采购部门工作，则很可能会定期与几个最重要的供应商打交道。但是，尽管所有供应商都可以在您的组织中发挥作用，但是“超级巨星”战略供应商在大多数时间，注意力和建立关系方面都太容易了，而影响力较小的供应商的文件可能会慢慢过时甚至变得多余或放错位置。有效的供应商管理需要一种全面，智能的方法来收集，组织和管理供应商数据。

创建和维护完整且最新的批准的供应商清单是实现此目标的最有效方法之一。通过更新方法并实施正确的技术工具集，可以确保优化批准的供应商列表以支持您的业务流程以及组织的整体成长和成功。

为什么需要更好的批准的供应商清单

理想情况下，批准的供应商列表只是一个经过优化的文档，该文档通过共享的数据管理系统连接，将供应商信息提供给您的采购，会计，市场营销和其他业务部门。在自动化和人工智能的帮助下，这样的清单可用于自动填充采购订单，对照运输文件和现有PO验证发票上的信息，或提供价格和其他信息以供与其他供应商进行分析和比较以消除冗余，揭示新市场，产品和合同的机会，并在支持总体组织目标方面节省成本并创造价值。

笔和纸的时代已经过去了，即使没有被埋葬，手工操作也已经死了。在相互联系的全球市场中，使用手动流程收集和记录供应商数据非常困难。试图监视供应商联系，绩效和合同数据的准确性和完整性，不仅会浪费大量时间和人为错误，而且可能使组织面临不必要的风险。

如果您的公司致力于成功的供应商管理过程，则从优化的批准供应商列表开始构建。

“在云中共享数据意味着可以轻松捕获并连接基本信息（例如供应商联系信息）和更高级的数据集，例如给定供应商的合同详细信息，性能历史记录和合规记录。关键的利益相关者可以使用供应商的绩效和合规性数据来协商更多的有利合同，制定新的采购策略，并通过产品创新或新的共享市场计划加强与最佳供应商的关系。”

制定最佳批准的供应商清单

传统上，建立批准的供应商的过程如下所示：

识别并列出所有当前提供商品和服务的供应商。查看现有合同。查看现有的应付帐款（AP）列表。确定每个供应商并将其分配给适当的利益相关者。向每个利益相关者发送其权限范围内的供应商列表，并要求他们：关键-供应商提供对于组织的持续运营和成功至关重要的商品和服务。他们还可以访问专有知识产权，受保护的数据或客户信息，从而使合规性失败特别危险。重要—供应商提供的商品和服务在紧急情况下可能需要昂贵的成本来替换，而没有有效的应急计划，但不会给企业造成破坏。他们可能有权访问有限的敏感数据。有用-理想情况下，公司的所有供应商都是有用的。所供应的商品和服务中断所产生的潜在费用很小，而且这些供应商无法访问敏感数据。确认每个供应商的联系方式，合同和性能信息（如果有）。确认他们仍在使用每个供应商。描述每个供应商提供的商品或服务。对每个供应商的整体绩效进行评分（例如，以1-5的等级进行评估，其中1为“不可接受”，5为“例外”）。验证每个供应商是否有权访问专有或受保护的公司数据。将供应商的角色标识为：使用尚未包括的任何供应商更新列表。根据利益相关者的反馈创建，监视和管理批准的主供应商清单。

乍一看，很明显，如果在模拟环境中执行此过程，则可能会遇到许多潜在问题。人为错误，文档丢失和通信延迟可能会使您的员工追逐信息并纠正错误，而不是协作和共享数据来改善流程，建立更牢固的供应商关系并做出战略性采购决策。

自动化和人工智能是两项至关重要的技术，已成为各种数字转换和业务流程管理（包括管理供应商数据和关系）的核心组件。它们使将供应商门户之类的功能集成到您的供应商管理工作流程中成为可能，从而使供应商可以提交自己的信息以供审核。

实际上，使用正确的基于云的采购解决方案可以使您从第一天开始就获得一系列的供应商管理优势。在云中共享数据意味着可以轻松捕获并连接基本信息（例如供应商联系信息）和更高级的数据集（例如给定供应商的合同详细信息，性能历史记录和合规记录）。关键利益相关者可以使用供应商的绩效和合规性数据来协商更多的有利合同，制定新的采购策略，并通过产品创新或新的共享市场计划加强与最佳供应商的关系。

此外，您的买家将很高兴能够实时访问最能满足他们购买需求的供应商。他们将不必“走出”系统寻找短期交易，并且您的公司将通过消除发票欺诈和流氓支出而既节省成本又获得增值。

现有供应商还可以使用新供应商在供应商入职期间使用的同一供应商门户来与您的系统连接，共享信息并执行重要任务，例如电子发票或服务更新。您将获得更多折扣，在最佳时间向供应商付款，并提高采购到付款流程的效率和速度，以获得最佳的投资回报（ROI）。

供应商入职最佳实践

建立批准的供应商列表并不一定会使您很沮丧。除了使用人工智能和自动化之外，您还可以记住一些简单的概念来确保列表是最好的。

教育和参与整个团队。根据组织的企业文化，选择包含培训和教育材料的供应商管理解决方案将很有帮助，以使您的团队加入新的批准的供应商列表流程。自动化是关键。在各个层次上对您的供应链进行持续改进，并享受更高的效率，准确性以及供应商与团队之间的协作。发挥创意。拥有如此多的数据供您使用，错过每天工作流程中隐藏的机会实在可惜。不要害怕与供应商紧密合作，以在系统内外实现更高的效率，并以共享利益为目标，以提高您的盈利能力，声誉以及增长和创新的潜力。

将有效的供应商数据管理放在您列表的顶部

您列表中的每个供应商都是潜在的价值来源，或者应该是。您可以通过建立批准的供应商清单，然后使用自动化，人工智能和持续改进方法来确保您的团队能够在最需要的时候访问最新，准确和完整的供应商数据，以确保每笔商品或服务上花费的每一美元服务将在正确的时间，正确的供应商和合适的供应商那里获得最大的投资回报。

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